Metode SMART adalah salah satu pendekatan yang populer dan cukup efektif dalam merumuskan tujuan secara lebih spesifik. 

Dalam bisnis, memiliki tujuan menjadi bagian paling penting. Untuk itu, Anda wajib mengetahui tentang metode yang satu ini agar tujuan bisnis menjadi lebih jelas dan terukur. 

Dengan mengimplementasikannya, setiap rencana yang dibangun memiliki langkah-langkah yang terarah, sehingga tujuan akan lebih mudah dicapai. 

Sederhananya, pendekatan ini memudahkan project management. Untuk mengenal lebih dalam tentang apa itu metode SMART, keuntungannya, dan bagaimana contoh menerapkannya, simak ulasan berikut. 

Pengertian Metode SMART

Metode SMART pertama kali diperkenalkan oleh George T. Doran dalam jurnalnya. Judulnya adalah “There's a S.M.A.R.T. Way to Write Management's Goals and Objectives”. Dalam jurnal tersebut, ia mengatakan bahwa tujuan harus dibuat jelas, rinci, dan jangan mengambang.

Untuk itu, SMART menjadi akronim dari singkatan Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timely. Semua kriteria itu digabungkan untuk membantu memfokuskan upaya Anda dan meningkatkan peluang mencapai tujuan.

Dengan mengikuti prinsip SMART, perusahaan dan individu dapat membuat rencana yang lebih terfokus, meningkatkan produktivitas dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Secara lebih rinci, SMART dapat Anda pelajari sebagai berikut:

1. Specific (Spesifik)

Sesuai dengan namanya, tujuan harus dibuat secara spesifik agar tidak mengambang. Ketika tujuannya spesifik, akan lebih mudah untuk memfokuskan upaya dan mengalokasikan sumber daya secara efektif. 

Contohnya, tujuan spesifik dapat membantu menjawab pertanyaan inti Anda seperti:

• Apa tujuan proyek ini?
• Mengapa metode seperti itu digunakan?
• Siapa yang bertanggung jawab atas proyeknya?
• Dimana lokasi proyeknya berlangsung?
• Persyaratan dan kebutuhan apa saja yang diperlukan agar proyek bisa berjalan?

2. Measurable (Terukur)

Measure berarti terukur, yang mana tujuan tersebut harus dapat diukur setiap prosesnya dengan jelas. 

Dengan konsep ini, Anda akan lebih mudah untuk memantau apakah tujuan tersebut sudah berjalan untuk tercapai atau belum. 

Selain itu, mengukur tujuan juga memudahkan dalam menyusun strategi untuk mencapai target yang ada. 

Untuk membuat tujuan dapat diukur, tanyakan beberapa hal ini pada diri Anda:

• Harganya berapa?
• Berapa banyak waktu yang dibutuhkan?
• Bagaimana Anda tahu apakah ini sudah selesai atau belum?

3. Achievable (Dapat dicapai)

Sebuah tujuan dibuat untuk dicapai. Oleh karenanya, tujuan tersebut harus dapat dapat dicapai. 

Namun, agar lebih mudah tercapai Anda harus mendefinisikannya dengan cukup baik sehingga benar-benar dapat mencapainya. Coba tanyakan pertanyaan ini pada diri Anda untuk mengetahuinya.

• Bagaimana tujuan tersebut dapat dicapai?
• Apakah tujuannya realistis dan terjangkau?

4. Realistic (Realistis)

Tujuan yang Anda tetapkan harus realistis. Artinya, dengan hambatan pun Anda dapat mencapainya dengan sumber daya yang ada. Untuk itu, sebelum menentukan, Anda dapat menanyakan ini pada diri sendiri:

• Apakah tujuannya realistis dan dapat dicapai?
• Apakah tujuan tersebut dapat dicapai, mengingat waktu dan sumber daya yang ada?
• Seberapa besar komitmen Anda untuk mencapai tujuan?
• Apakah ini tampak bermanfaat?
• Apakah ini saat yang tepat untuk mengimplementasikan tujuan tersebut?
• Apakah sesuai dengan upaya dan kebutuhan?

5. Timely - Tepat Waktu

Tujuan yang Anda buat harus terikat waktu karena memiliki tanggal mulai dan selesai. Jika Anda tidak menentukan batasan waktu, tentu tidak akan ada urgensi dan motivasi untuk mencapai tujuan. Untuk membuat tujuan terwujud tepat waktu, Anda dapat menanyakan beberapa hal ini pada diri sendiri:

• Kapan?
• Apa yang harus saya lakukan dalam tiga bulan?
• Apa yang harus saya lakukan per minggunya?
• Apa yang bisa saya lakukan hari ini?

Keuntungan dan Contoh Penerapan Metode SMART 

Selain mengenal apa itu metode SMART, penting bagi Anda untuk juga memahami keuntungan dari setiap unsurnya. 

Hal ini bertujuan untuk dapat merumuskan tujuan dengan lebih efektif, mengarah pada hasil yang lebih terukur, tercapai, dan relevan.

Berikut beberapa keuntungan menggunakan metode SMART:

1. Membantu tetap pada tujuan 

Metode SMART membawa kejelasan dan fokus ke dalam penetapan tujuan. Dengan menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dan terarah, individu atau tim dapat mengidentifikasi prioritas mereka dengan lebih baik. 

Misalnya, sebuah perusahaan menetapkan tujuan peningkatan pangsa pasar sebesar 15 persen dalam enam bulan. Mereka mendiversifikasi produk untuk fokus pada strategi pemasaran dan pengembangan produk yang mendukung pencapaian tujuan.

Dengan menghindari tujuan yang ambigu, metode ini memastikan bahwa sumber daya dan upaya diarahkan ke area yang paling strategis.

2. Perencanaan terstruktur

Metode SMART mendorong perencanaan yang terstruktur dan terperinci. Setiap elemen SMART mengharuskan pemikiran mendalam tentang langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan. 

Misalnya, untuk meningkatkan penjualan produk baru, perencanaan yang terstruktur melibatkan riset pasar, strategi pemasaran, pelatihan tim penjualan, dan evaluasi rutin. Perencanaan yang baik membantu mencegah kebingungan atau kesalahan strategis, mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan meningkatkan peluang kesuksesan.

3. Lebih cepat mengidentifikasi target yang terlewat

Unsur waktu dalam metode SMART memberikan landasan waktu yang jelas. Hal ini membantu mendeteksi target yang mungkin terlewat.

Sebagai contoh, jika sebuah proyek harus diselesaikan dalam tiga bulan, batas waktu yang jelas memungkinkan tim untuk terus memantau kemajuan target tersebut. 

Dengan proses ini, nantinya tim dapat mengidentifikasi hambatan atau keterlambatan potensial dan mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.

4. Lebih mudah untuk memvisualisasikan hal yang diinginkan

Metode SMART menciptakan gambaran yang jelas dan mudah diakses tentang tujuan yang ingin dicapai. 

Keterlibatan unsur spesifik, terukur dan terarah membantu dalam visualisasi yang lebih mudah. 

Misalnya, untuk mencapai work-life balance, menganalisis definisi "balance" secara rinci dapat membantu merencanakan langkah-langkah positif yang diperlukan. 

Visualisasi yang jelas juga akan membantu memotivasi Anda atau tim dengan memberikan pandangan yang jelas tentang hasil akhir yang diinginkan.

5. Membuat tujuan besar jadi mudah tercapai 

Metode SMART menghadirkan pendekatan bertahap terhadap pencapaian tujuan besar. 

Dengan memecah tujuan besar menjadi sub tujuan yang lebih kecil dan terukur, rasa kewalahan dapat diminimalkan. 

Contoh, jika target jangka panjangnya mencakup pengembangan produk revolusioner, langkah-langkahnya bisa meliputi riset, pengujian konsep dan umpan balik. 

Pendekatan ini memastikan progres yang stabil, mencegah frustasi dan meningkatkan motivasi untuk mencapai tujuan akhir.

6. Target dapat terselesaikan satu persatu 

Fokus pada tujuan yang dapat dicapai (Achievable) membantu mencegah rasa kewalahan dan kekecewaan. 

Dengan memecah tujuan menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan terukur, individu atau tim dapat merayakan pencapaian bertahap. 

Misalnya, jika tujuan adalah memperluas pangsa pasar, Anda bisa memulai dengan melibatkan strategi pemasaran yang lebih terfokus pada segmen target. 

Kesuksesan dalam mencapai langkah-langkah kecil ini meningkatkan kepercayaan diri dan menjaga semangat untuk mencapai tujuan akhir.

Itulah pengertian metode SMART dan keuntungannya serta contohnya yang dapat Anda ketahui. 

Secara keseluruhan, metode ini meningkatkan efektivitas penetapan tujuan dengan memberikan pendekatan terstruktur yang mengedepankan kejelasan, akuntabilitas, dan motivasi.

Pada akhirnya penggunaan metode SMART akan mengarah pada peningkatan keberhasilan dalam mencapai hasil yang diinginkan.

Selanjutnya, Anda bisa tingkatkan keterampilan problem solving dan decision making untuk mengatasi tantangan serta membuat keputusan yang lebih efektif. Anda dapat mengikuti short program Problem Solving & Decision Making dari prasmul-eli.

Selama tiga hari, Anda akan mendapatkan kemampuan melalui pembelajaran yang meliputi:

• Identifikasi masalah secara terukur dan miliki rasa urgensi/pentingnya
• Penentuan target perbaikan dengan menggunakan prinsip SMART
• Identifikasi akar permasalahan dengan analisa 5 WHY
• Tulang Ikan dan Pareto
• Pengembangan solusi kreatif dengan SCAMPER
• Pemilihan alternatif solusi menggunakan matriks keputusan
• Identifikasi potensi masalah dan mitigasi risiko
• Rencana implementasi dengan Gantt chart
• Pemantauan kontrol, Selesai

Menarik bukan? Tunggu apalagi, daftarkan diri Anda di sini sekarang!

Pada bulan Oktober hingga November 2023, saya berkesempatan mengikuti kegiatan General Business Management yang diselenggarakan oleh PT Prasetiya Mulya ELI (prasmul-eli), sebagai bagian dari program pengembangan karyawan perusahaan.

Program General Business Management

Program General Business Management sendiri merupakan bagian dari Public Certified Business Management Program yang artinya program pengembangan ini saya alami bersama dengan peserta lain dari berbagai organisasi dan latar belakang. Selama kurang lebih 3 bulan, saya dan peserta lainnya diundang oleh konsultan ahli dari prasmul-eli untuk mendalami bagaimana rasanya melihat bagaimana bisnis dijalankan dari sudut pandang seorang manajer. Ini adalah beberapa wawasan yang saya peroleh:

Menganalisis Strategi Bisnis untuk Menentukan Value.

Sesi pertama dibawakan oleh Gerhard M. Sitanggang, pakar di bidang dan topik Manajemen Kinerja dan Value Innovation. Pada sesi ini kita diajarkan apa itu value dan kaitannya dengan strategi bisnis. Setelah itu, kami diminta menganalisis value menggunakan model TOWS dan menggunakan hasil analisis tersebut ke dalam Business Model Canvas untuk membantu menentukan value seperti apa yang dapat diberikan perusahaan kepada pelanggan dan bagaimana cara menciptakannya.

Menggunakan Pemasaran dan Branding untuk Mengkomunikasikan Value.

Setelah suatu nilai teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah menyadarkan calon pelanggan akan value yang kita ciptakan. Sesi kedua ini lebih berfokus pada bagaimana memahami nilai pelanggan, serta menggunakan pemasaran dan branding untuk mengkomunikasikan value.

Sesi ini dibawakan oleh Ruby Hermanto, pakar Manajemen Merek dan Komunikasi Pemasaran. Pada kesempatan ini, kami diminta untuk menggunakan sudut pandang seorang manajer pemasaran mengenai cara mengidentifikasi dan mengomunikasikan customer value,

Memastikan Kelancaran Operasional untuk Menjaga Konsistensi Value.

Tentu saja suatu merek atau produk hanya akan dipilih oleh pelanggan jika mereka yakin bahwa merek atau produk tersebut memberikan value yang konsisten dari waktu ke waktu yang sesuai dengan harapan mereka. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa dalam proses value creation ini, setiap elemen yang terlibat dalam proses operasional penciptaan value dapat berjalan dengan baik dan memenuhi standar kualitas. Sesi manajemen operasional kali ini dibawakan oleh Ruben Hamonangan Saragih, pakar di bidang kepemimpinan, manajemen kinerja dan proses bisnis, dimana kita diajak untuk melihat proses bisnis melalui kacamata seorang manajer operasional.

Membentuk Perilaku Karyawan untuk Menghasilkan Value.

Tidak peduli seberapa baik merek dibangun atau seberapa rinci standar kualitas yang ditetapkan, pada akhirnya orang-oranglah yang beroperasi di dalam perusahaan. Karyawan merupakan aspek penting dalam menciptakan value, oleh karena itu perusahaan harus memastikan bahwa mereka dapat bekerja dengan baik.

Sesi ini lebih fokus pada manajemen sumber daya manusia dan perilaku organisasi, dan dibawakan oleh Wahyuningsih dan Mawar Sheila, pakar di bidang manajemen dan pengembangan Sumber Daya Manusia. Pada sesi ini, kita diajak untuk menggunakan sudut pandang manajer sumber daya manusia dalam mengarahkan dan mengelola karyawan

Mengelola Kesehatan Keuangan untuk Menjaga dan Mengembangkan Value.

Tidak dapat dipungkiri bahwa kesehatan keuangan merupakan urat nadi perusahaan bahkan menjadi alasan keberadaan perusahaan. Padahal, kesehatan finansial menjadi salah satu indikator utama kinerja perusahaan.

Sesi terakhir mengenai pengelolaan keuangan dibawakan oleh Switomo Santoso, pakar di bidang Finance, Accounting dan Supply Chain. Pada sesi ini, kami memposisikan diri sebagai manajer keuangan dan akuntansi, dimana kami diberikan paparan mengenai jenis-jenis laporan keuangan dan analisisnya.

 

Kesan Program General Business Management Berjalan Selama 3 Bulan

Program Manajemen Bisnis Umum yang saya ikuti diadakan secara online dan on-site. Sepanjang program, saya bertemu dengan konsultan pengajar yang menyampaikan materi dengan cara yang menarik. Gerhard M. Sitanggang, konsultan di bidang nilai dan strategi, membagi kami menjadi empat kelompok besar untuk melakukan analisis terhadap suatu organisasi menggunakan materi yang dibahas sepanjang program ini. Kelompok ini nantinya akan berdiskusi dan bekerja sama dalam menyelesaikan proyek ini, dan menyajikan hasil analisisnya dalam presentasi akhir di akhir program. Interaksi dalam kelompok-kelompok tersebut membuat program General Business Management menjadi lebih bermanfaat, karena kami tidak hanya hadir dan mendengarkan materi saja, namun juga membuat kami saling mengenal dan memperluas jaringan.

Selain itu, materi yang disampaikan konsultan lain juga menarik. Ruby Hermanto, yang mengajar pemasaran dan branding, menggunakan contoh nyata proses branding dan pemasaran/kampanye dari berbagai perusahaan dalam sesinya. Selain itu, kami juga diberikan sesi studi kasus mengenai kegagalan pemasaran yang dilakukan oleh seorang sales, dan bagaimana agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali. Salah satu materi yang menambah wawasan bagi saya adalah tentang nilai pelanggan dan ekuitas merek karena memberikan pengetahuan baru tentang bagaimana pelanggan memandang nilai dan bagaimana membuat seseorang memilih suatu merek.

Berikutnya Ruben Hamonangan Saragih yang mengajar manajemen operasional mengajak kita untuk memperhatikan tidak hanya aspek internal tetapi juga eksternal dalam mengelola operasional perusahaan secara efektif, efisien, dan inovatif. Wahyuningsih dan Mawar Sheila yang mengajar tentang HR memberi kami kesempatan untuk berdiskusi dalam kelompok kecil tentang praktik manajemen HR dan peran budaya organisasi dalam membentuk perilaku karyawan. Dan terakhir, Switomo Santoso yang mengajarkan tentang keuangan memanfaatkan permainan seperti Siapa Ingin Menjadi Jutawan dan ular tangga untuk membantu kami mengulas materi. Trik-trik sulap yang ditampilkannya selama sesi pembelajaran juga membuat kami terhibur.

Puncak acara ini adalah pada saat pemaparan akhir yang dilaksanakan secara hybrid. Anggota tim saya dan saya berdiskusi secara intens dalam merancang dan menyelesaikan materi presentasi kami. Beberapa anggota dari kelompok lain bahkan sepakat untuk bertemu secara offline untuk menyelesaikan proyek tersebut. Ketika beberapa dari kami akhirnya bisa bertemu pada presentasi akhir, kami berkesempatan untuk bersosialisasi secara langsung dan bertukar kontak/kartu nama. Suasana keakraban terlihat jelas sepanjang pemaparan akhir, dan setelah seluruh kegiatan selesai, kami berfoto bersama.

Jika ditinjau kembali, program Manajemen Bisnis Umum prasmul-eli memberikan pengalaman dan wawasan berharga dalam berbagai aspek manajerial perusahaan. Di sini, kita diajak untuk melihat proses bisnis suatu perusahaan dari berbagai pendekatan untuk memahami bagaimana suatu perusahaan dapat menciptakan nilai, menyampaikan nilai tersebut kepada konsumennya, dan bagaimana memanfaatkan nilai tersebut. Program ini membantu memberikan perspektif bisnis yang lebih luas kepada para pesertanya, sehingga peserta program ini dapat menerapkan apa yang dipelajarinya di berbagai lini perusahaan tempat mereka bekerja. Bahkan, tidak hanya bagi perusahaan, peserta juga mendapatkan keuntungan pribadi berupa jaringan dan peluang bisnis yang mungkin bisa dijalin. 

 

Artikel oleh:
Herjuno Tisnoaji
Resident Assesor
prasmul-eli Assessment Services

Setiap bisnis menjalankan sebuah proses yang terus berubah dari waktu ke waktu. Para eksekutif perusahaan harus terbuka atas proses bisnis yang berkembang dengan cepat. Jika tidak mengikuti perkembangan zaman, perencanaan bisnis pun tidak akan menguntungkan.

Perencanaan bisnis harus dilakukan secara berkelanjutan dan diikuti oleh seluruh stakeholders organisasi. Hal ini akan menyederhanakan proses, mengurangi upaya berulang, dan mempermudah scenario modeling dalam operasional bisnis Anda.

Agar tetap terdepan, bisnis harus mampu beradaptasi dan merespons faktor eksternal dengan cepat. Salah satu caranya adalah mengubah prioritas melalui continuous planning.

Apa Itu Continuous Planning?

Continuous planning adalah metode perencanaan dan pembuatan anggaran bisnis yang lebih menekankan pembaruan berkelanjutan dan berulang daripada siklus anggaran tahunan atau triwulan.

Daripada membuat rencana bisnis atau anggaran tunggal dalam periode tertentu, perusahaan perlu memantau kinerja internal dan pengaruh eksternal. Hal ini bertujuan untuk menginformasikan perubahan proaktif dan mengambil keputusan yang cepat. 

Continuous planning juga dapat dipahami sebagai pendekatan kepemimpinan dan manajemen organisasi yang mengintegrasikan upaya perencanaan strategis dan keuangan. Strategi ini diimplementasikan di seluruh aspek organisasi untuk mendorong pengambilan keputusan yang terinformasi, tepat waktu, dan berdasarkan data yang akurat.

Chief Finance Officer dan eksekutif keuangan lainnya menghadapi tekanan yang besar untuk memainkan peran aktif dalam menentukan strategis organisasi. Organisasi sering kali bergantung pada mereka untuk mendapatkan visibilitas mengenai pengaruh keuangan mempengaruhi strategi bisnis secara keseluruhan.

Continuous planning menetapkan rencana bisnis keuangan yang berkesinambungan untuk menyediakan kerangka kerja dan alat untuk menyelaraskan organisasi. Hal tersebut mencakup tiga bidang penting yaitu perumusan strategi, penyelarasan strategi, dan pemantauan kinerja.

Manfaat Continuous Planning

Selain memungkinkan organisasi untuk cepat beradaptasi dan merespons perubahan, continuous planning juga membuat organisasi lebih tangkas dalam berbagai hal. Dengan memanfaatkan data terkini dan akurat, berikut beberapa manfaat continuous planning.

1. Proses penganggaran yang lebih lancar

Menghilangkan hambatan yang tidak terduga pada proses penganggaran membutuhkan akses informasi yang lebih akurat melalui cloud (daripada spreadsheet) dan kemampuan perkiraan keuangan yang lebih tepat membantu. 

Dengan terus memantau metrik dan potensi hambatan, kekurangan pendanaan atau anggaran yang berlebihan menjadi lebih terlihat. Anggaran bisa disesuaikan agar tetap pada jalurnya dibandingkan kembali memperkirakan ulang rencana tahunan.

Mengelola perubahan kecil dan bertahap sepanjang tahun jauh lebih efektif daripada menyusun rencana tahunan. Sama halnya dengan menjaga dapur tetap rapi saat memasak, Anda dapat mengurangi kebutuhan bersih-bersih setelahnya.

2. Komunikasi yang lebih baik

Keputusan dalam continuous planning tidak boleh dibiarkan begitu saja karena semua pihak yang terlibat diberdayakan untuk mengimplementasikannya. Namun, pendekatan ini tidak akan berhasil tanpa komunikasi yang konstan dan transparan.

Hasilnya, continuous planning dapat membangun kepercayaan dan memastikan semua orang di organisasi mempunyai pemikiran yang sama. Lebih baik lagi, ketika komunikasi langsung didasari oleh data yang dapat diandalkan, para eksekutif dan tim dapat berkumpul dan berbicara secara absolut daripada mendasarkan keputusan pada firasat tertentu saja.

3. Peningkatan kinerja tim

Ketika semua tim dalam perusahaan menggunakan satu platform yang terintegrasi, para leader dari semua fungsi bisnis memiliki lebih banyak akses terhadap informasi. Data membantu memecah silo sehingga membuat tim yang dulunya berbeda menjadi lebih mampu berkolaborasi.

4. Meningkatnya keyakinan dalam forecasting

Prediksi (forecast) yang dilakukan secara rutin dan terus-menerus akan membangun keyakinan terhadap keandalan proses perencanaan. Keyakinan ini meningkatkan kepercayaan di antara stakeholders dan investor.

5. Efisiensi yang lebih besar

Tim bisnis dapat merumuskan, merevisi, dan melaksanakan perubahan yang bermanfaat tanpa dibebani dengan rencana atau anggaran. Misalnya, penilaian kinerja dapat diakses melalui tools analisis data otomatis yang memberikan insight bisnis secara real-time. Hal ini membantu mengurangi waktu antara analisis dan pengambilan keputusan.

Mengimplementasikan continuous planning dapat menjadi salah satu cara efektif dalam menghadapi perubahan yang terjadi dalam bisnis. Perencanaan anggaran dapat diprediksi dengan lebih baik untuk tetap mendapatkan keuntungan yang ingin dicapai oleh bisnis.