Terdapat empat fase utama dalam upaya otomatisasi proses bisnis mulai dari memahami proses manual, memvisualisasikan proses baru, mengidentifikasi tools yang tepat, hingga akhirnya merancang proses otomatisasi. Semua alur kerja utama mengikuti pola yang sama untuk mencegah timbulnya kebingungan.
Umumnya, otomatisasi yang dipraktikkan perusahaan dalam berbagai unit kerja diharuskan mengisi tugas dan menyetujui atau menolak permintaan dalam keseluruhan alur kerja. Persetujuan tersebut kemudian akan diteruskan kepada manajer senior untuk menyelesaikan tugas tanpa hambatan.
Jika otomatisasi proses mengikuti template standar, maka sebuah tim akan dapat menghemat waktu dan menjadi lebih tertib. Berikut adalah beberapa alur kerja yang dapat diotomatisasi:
Proses persetujuan dokumen dimulai dengan membuat draf, meninjaunya sendiri dan mengirimkannya ke manajer untuk disetujui. Jika ditolak, dokumen akan dikirim kembali dengan komentar untuk diperbaharui, setelah diperbaharui dokumen akan dikirim lagi untuk disetujui. Setelah disetujui, dokumen akhir akan disimpan dan dikirim ke pemangku kepentingan masing-masing.
Klaim biaya merupakan kegiatan penting di setiap perusahaan termasuk unit sales atau penjualan, SDM, serta tim IT. Tim keuangan dapat mengurangi beban mereka dengan alur kerja yang disederhanakan untuk proses peninjauan. Formulir pengeluaran biaya harus diisi oleh tim atau unit terkait bersama dengan kuitansi atau nota yang dilampirkan untuk disetujui. Dalam prosesnya, mungkin akan terdapat pilihan untuk menolak atau mengklarifikasi item dalam permintaan pengeluaran.
Alur kerja proses bisnis ini menyederhanakan pekerjaan tim SDM. Dimulai dengan mengumpulkan informasi pribadi karyawan dalam formulir, bersama dengan tanda tangan digital, dan mengarahkan informasi serta persetujuan ke berbagai pihak atau tim yang berkepentingan, seperti tim IT, manajer unit, dan juga tim SDM sendiri, sehingga saat hari pertama karyawan baru tersebut masuk, semua tim yang terlibat sudah siap.
Memiliki sistem otomatis dan transparan yang dapat diakses oleh para karyawan dapat membantu meningkatkan moral dan loyalitas dalam suatu organisasi. Alur persetujuan pengajuan cuti adalah salah satu alur kerja paling sederhana yang dapat dibuat otomatis oleh perusahaan. Formulir pengajuan cuti yang diisi oleh karyawan dapat dengan cepat ditinjau dan ditindaklanjuti oleh manajer masing-masing. Sistem dapat secara otomatis menginformasikan karyawan sehingga mereka dapat merencanakan agenda cuti mereka.
Kekuatan bisnis terletak pada jenis pelanggan yang dimiliki perusahaan dan vendor yang membantu untuk mengeluarkan produk atau layanan. Proses alur kerja yang disederhanakan akan memungkinkan pelanggan atau vendor baru untuk mengisi beberapa detail atau kebutuhan dasar dalam formulir. Informasi tersebut akan terkumpul dan diteruskan ke manajer untuk disetujui. Hal ini dapat mempercepat proses persetujuan vendor dan merampingkan penambahan baru.
Adanya alur kerja proses bisnis akan mempermudah proses pengiriman faktur kepada pelanggan. Berkas awal akan memiliki detail faktur yang harus diisi sesuai dengan produk atau layanan yang diberikan, sebelum Anda mengirim faktur ke pelanggan. Setelah pembayaran diterima, secara otomatis sistem dapat memberikan tanda bahwa faktur tersebut telah terbayar. Pengingat juga dapat dikirimkan bagi pelanggan yang pembayarannya mendekati jatuh tempo juga jika adanya keterlambatan pembayaran.
Dalam praktiknya, tentu akan ada tantangan bagi masing-masing perusahaan. Penyesuaian juga akan terjadi dalam jangka waktu tertentu yang berbeda-beda bagi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Namun, perlu untuk diingat bahwa otomatisasi alur kerja memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat tenaga serta waktu semua pihak di perusahaan untuk kinerja yang lebih baik.
Terdapat empat fase utama dalam upaya otomatisasi proses bisnis mulai dari memahami proses manual, memvisualisasikan proses baru, mengidentifikasi tools yang tepat, hingga akhirnya merancang proses otomatisasi. Semua alur kerja utama mengikuti pola yang sama untuk mencegah timbulnya kebingungan.
Umumnya, otomatisasi yang dipraktikkan perusahaan dalam berbagai unit kerja diharuskan mengisi tugas dan menyetujui atau menolak permintaan dalam keseluruhan alur kerja. Persetujuan tersebut kemudian akan diteruskan kepada manajer senior untuk menyelesaikan tugas tanpa hambatan.
Jika otomatisasi proses mengikuti template standar, maka sebuah tim akan dapat menghemat waktu dan menjadi lebih tertib. Berikut adalah beberapa alur kerja yang dapat diotomatisasi:
Proses persetujuan dokumen dimulai dengan membuat draf, meninjaunya sendiri dan mengirimkannya ke manajer untuk disetujui. Jika ditolak, dokumen akan dikirim kembali dengan komentar untuk diperbaharui, setelah diperbaharui dokumen akan dikirim lagi untuk disetujui. Setelah disetujui, dokumen akhir akan disimpan dan dikirim ke pemangku kepentingan masing-masing.
Klaim biaya merupakan kegiatan penting di setiap perusahaan termasuk unit sales atau penjualan, SDM, serta tim IT. Tim keuangan dapat mengurangi beban mereka dengan alur kerja yang disederhanakan untuk proses peninjauan. Formulir pengeluaran biaya harus diisi oleh tim atau unit terkait bersama dengan kuitansi atau nota yang dilampirkan untuk disetujui. Dalam prosesnya, mungkin akan terdapat pilihan untuk menolak atau mengklarifikasi item dalam permintaan pengeluaran.
Alur kerja proses bisnis ini menyederhanakan pekerjaan tim SDM. Dimulai dengan mengumpulkan informasi pribadi karyawan dalam formulir, bersama dengan tanda tangan digital, dan mengarahkan informasi serta persetujuan ke berbagai pihak atau tim yang berkepentingan, seperti tim IT, manajer unit, dan juga tim SDM sendiri, sehingga saat hari pertama karyawan baru tersebut masuk, semua tim yang terlibat sudah siap.
Memiliki sistem otomatis dan transparan yang dapat diakses oleh para karyawan dapat membantu meningkatkan moral dan loyalitas dalam suatu organisasi. Alur persetujuan pengajuan cuti adalah salah satu alur kerja paling sederhana yang dapat dibuat otomatis oleh perusahaan. Formulir pengajuan cuti yang diisi oleh karyawan dapat dengan cepat ditinjau dan ditindaklanjuti oleh manajer masing-masing. Sistem dapat secara otomatis menginformasikan karyawan sehingga mereka dapat merencanakan agenda cuti mereka.
Kekuatan bisnis terletak pada jenis pelanggan yang dimiliki perusahaan dan vendor yang membantu untuk mengeluarkan produk atau layanan. Proses alur kerja yang disederhanakan akan memungkinkan pelanggan atau vendor baru untuk mengisi beberapa detail atau kebutuhan dasar dalam formulir. Informasi tersebut akan terkumpul dan diteruskan ke manajer untuk disetujui. Hal ini dapat mempercepat proses persetujuan vendor dan merampingkan penambahan baru.
Adanya alur kerja proses bisnis akan mempermudah proses pengiriman faktur kepada pelanggan. Berkas awal akan memiliki detail faktur yang harus diisi sesuai dengan produk atau layanan yang diberikan, sebelum Anda mengirim faktur ke pelanggan. Setelah pembayaran diterima, secara otomatis sistem dapat memberikan tanda bahwa faktur tersebut telah terbayar. Pengingat juga dapat dikirimkan bagi pelanggan yang pembayarannya mendekati jatuh tempo juga jika adanya keterlambatan pembayaran.
Dalam praktiknya, tentu akan ada tantangan bagi masing-masing perusahaan. Penyesuaian juga akan terjadi dalam jangka waktu tertentu yang berbeda-beda bagi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Namun, perlu untuk diingat bahwa otomatisasi alur kerja memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat tenaga serta waktu semua pihak di perusahaan untuk kinerja yang lebih baik.
