Bagaimana Menyiapkan Karyawan Potensial untuk Succession Planning dalam Organisasi
Succession planning merupakan salah satu elemen manajemen sumber daya manusia di dalam organisasi yang memiliki posisi penting dan strategis. Seorang profesor yang juga adalah pakar succession planning, William J. Rothwell, dalam bukunya yang berjudul Effective Succession Planning menyebutkan bahwa keberadaan succession planning memiliki tujuan memastikan keberlanjutan peran kepemimpinan atas posisi-posisi kunci, mempertahankan dan mengembangkan sumber daya intelektual di masa depan, dan mendorong kemajuan individual. Dengan menyediakan pengembangan, perolehan, dan penempatan strategis dari orang-orang kunci, succession planning akan sangat bermanfaat untuk memastikan keberlanjutan kinerja yang efektif dari organisasi, departemen, dan divisi. Oleh sebab itu, mengetahui siapa saja yang dapat menjadi regenerasi untuk menjadi pemimpin di masa depan menjadi suatu hal yang penting bagi organisasi, agar organisasi dapat mempersiapkan individu-individu ini untuk mengisi posisi strategis tersebut.
Secara umum, persiapan karyawan berpotensi untuk succession planning sendiri dapat dibagi menjadi tiga poin: melakukan penilaian atas kinerja, melakukan assessment untuk mengidentifikasi karyawan potensial, dan melakukan pemetaan potensi karyawan.
-
Melakukan Penilaian atas Kinerja
Penilaian kinerja merupakan bagian yang penting dari succession planning karena memberikan gambaran mengenai siapa saja talenta yang dianggap mampu untuk dapat memberikan performa di atas rata-rata (high performer). Penilaian kinerja yang efektif haruslah benar-benar didasarkan pada pekerjaan yang dilakukan karyawan, dan digabungkan dengan assessment atas potensi. Pada umumnya, penilaian kinerja terdiri dari dua bagian: indikator kinerja utama (KPI), yang terkait dengan prioritas hasil kerja, dan indikator perilaku yang terkait dengan keberhasilan kerja pada tingkat tanggung jawab individu saat ini
Terdapat beberapa pendekatan atas penilaian kinerja. Pendekatan pertama adalah global rating, yang menilai kinerja pemegang jabatan secara keseluruhan. Berikutnya adalah trait rating, yakni penilaian yang menilai kinerja pemegang jabatan pada suatu periode waktu berdasarkan trait (sifat) tertentu seperti “inisiatif”, “kerja sama”, dan sebagainya. Berikutnya adalah activity rating, yang berfokus pada bagaimana pemegang jabatan menjalankan kegiatan, fungsi, tugas, dan tanggung jawab dari jabatannya.
Penilaian lain yang lebih kompleks adalah dengan menggunakan Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS). Penilaian yang menggunakan BARS berfokus pada perilaku kerja yang dapat diamati dan yang membedakan antara kinerja yang efektif dan tidak efektif. BARS pada umumnya dapat dapat disertakan dalam pendekatan manajemen berbasis kompetensi. Pendekatan lainnya adalah dengan menggunakan Management by Objectives (MBO). MBO lebih berfokus pada hasil pekerjaan alih-alih proses dalam pencapaian hasil. Dalam MBO, penilai dan yang dinilai menyepakati hasil kerja apa yang diharapkan sebelum periode penilaian kinerja, dan kemudian saat akhir periode penilaian kinerja, dilakukan perbandingan antara hasil yang sudah ditunjukkan dengan kinerja yang sudah disepakati.
-
Melakukan Assessment untuk Mengidentifikasi Karyawan Potensial
Karyawan potensial, atau disebut juga dengan high potentials merupakan kumpulan pemimpin masa depan perusahaan. Mereka umumnya merupakan orang-orang yang kariernya mampu untuk meningkat dua level atau lebih tinggi dibandingkan posisi saat ini, mereka yang dipersiapkan untuk posisi kunci, atau mereka yang belum mencapai “career plateau”. Selain itu, tidak semua high performers adalah high potentials. Meskipun karyawan yang memiliki kinerja luar biasa merupakan salah satu syarat utama untuk dapat dianggap sebagai high potential, tetapi kriteria kinerja saat ini belum tentu sama dengan kriteria potensi di masa mendatang.
Terdapat sejumlah pendekatan atas assessment. Pendekatan pertama adalah self-assessment, di mana karyawan diminta menilai persepsi atas kemampuan mereka untuk dapat menjalankan peran di posisi yang lebih tinggi. Pendekatan berikutnya adalah manager assessment, di mana di sini atasan yang diminta untuk menilai kemampuan bawahan mereka. Untuk dapat berkinerja di level tanggung jawab yang lebih tinggi. Pendekatan berikutnya adalah multirater assessment atau 360-degree assessment, yang menilai kapabilitas karyawan dilakukan oleh atasan, rekan kerja, dan bawahan, serta pihak lain seperti pelanggan.
Assessment atas potensi karyawan juga dapat dilakukan menggunakan psychological assessment, yang dapat dengan lebih objektif menilai potensi karyawan (terutama kepribadian dan kecerdasan karyawan) dibandingkan penilaian dengan self-assessment dan manager assessment. Selain itu dapat pula dilakukan assessment center, yakni penilaian menggunakan simulasi atas level yang menjadi target untuk melihat apakah seseorang dapat berkinerja di bawah kondisi simulasi tersebut. Selain itu, dapat pula dilakukan work portfolio assessment, di mana karyawan dinilai potensinya berdasarkan hasil kerja atau keluaran berdasarkan hasil kerja yang sudah diberikan.
-
Melakukan Pemetaan Potensi Karyawan
Setelah organisasi memperoleh hasil assessment, maka langkah berikutnya adalah melakukan pemetaan karyawan potensial dengan membandingkan antara kompetensi dan kinerja karyawan. Sebagaimana disebutkan, seorang yang merupakan high performer belum tentu merupakan high potential, diikarenakan kriteria untuk kinerja masa kini dan potensi untuk masa depan bisa jadi berbeda
Salah satu cara untuk memetakan karyawan yang potensial adalah menggunakan metode bernama 9-Box Grid. Pada metode ini, karyawan dikategorikan menjadi 9 kategori, berdasarkan potensi dan performa mereka, apakah berada di tingkat rendah, sedang, atau tinggi. Karyawan yang dianggap potensial adalah mereka yang memiliki high potential dan high performance, dan karyawan yang masuk grid ini perlu dipersiapkan sebagai pemimpin di masa depan. Sebaliknya, karyawan yang memiliki low potential dan low performance perlu untuk diberikan penanganan khusus atas kinerjanya.
Setelah pemetaan dilakukan, maka langkah berikutnya adalah melakukan Talent Review Meeting, yang memberikan kesempatan bagi pengambilan keputusan kunci untuk mendiskusikan bagaimana mengembangkan talenta dalam organisasi untuk succession planning. Dalam pertemuan ini, pengambil keputusan kunci menyepakati siapa saja yang dianggap sebagai talenta yang merupakan high potensial dan high performer, bagaimana mengembangkan talenta-talenta ini, memeriksa kembali siapa saja talenta yang mungkin meninggalkan organisasi, dan menyusun talent pool. Selain itu dilihat pula siapa saja karyawan yang berkinerja rendah atau berpotensi rendah dan bagaimana menangani karyawan ini.
Menyiapkan karyawan untuk succession planning merupakan hal yang penting untuk dilakukan agar dapat memastikan keberlangsungan organisasi di masa mendatang. Oleh sebab itu, perusahaan perlu untuk dapat memastikan bahwa mereka sudah dengan baik melakukan penilaian kinerja, assessment atas karyawan potensial, dan melakukan pemetaan potensi karyawan untuk dapat memiliki talent pool atas karyawan yang berkualitas.