Cara Membuat Training Plan untuk Meningkatkan Kualitas Tim
Membangun tim yang kuat bukanlah tugas yang mudah. Dibutuhkan waktu untuk menemukan orang-orang yang bekerja bersama-sama dengan baik dan memiliki kekuatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda. Perusahaan menempatkan banyak nilai pada proses perekrutan karena mereka ingin kandidat yang luar biasa dan akan bertahan lama. Namun, bahkan kandidat terbaik tidak akan bertahan jika mereka merasa tidak dibimbing dan didukung.
Membuat training plan yang tepat sasaran adalah salah satu cara untuk meningkatkan keterampilan anggota tim Anda. Rencana ini saling menguntungkan bagi perusahaan dan anggota tim karena meningkatkan retensi dan meningkatkan produktivitas tim. Ketika Anda mendukung tim melalui pembelajaran, mereka dapat menerapkan keterampilan baru mereka di tempat kerja.
Apa Itu Training Plan?
Rencana pelatihan anggota tim adalah cara untuk mengajarkan anggota tim suatu keterampilan tertentu dengan menggunakan program dan materi yang telah ditentukan. Dengan rencana pelatihan, Anda dapat menetapkan standar tentang cara melakukan suatu hal. Kemudian, ketika tim atau individu lain ingin belajar keterampilan tersebut, Anda akan memiliki dokumentasi yang dapat dialihkan ke tim atau individu lain tentang cara melakukan hal tersebut.
Tujuan dari rencana pelatihan adalah:
- Menyiapkan manajer sebelum pelatihan dilakukan.
- Menyediakan struktur bagi anggota tim untuk belajar.
Tanpa rencana pelatihan, sulit bagi anggota tim untuk mengetahui apakah mereka telah mencapai hasil belajar yang diperlukan untuk posisi mereka. Sebaliknya, anggota tim yang mencari pelatihan tambahan tidak memiliki cara untuk mengukur pencapaian mereka.
Apa saja komponen dasar dari rencana pelatihan?
Meskipun ada banyak metode pelatihan yang dapat digunakan untuk mengajarkan proses kepada anggota tim, rencana pelatihan seharusnya mencakup beberapa komponen utama. Mengetahui komponen dari rencana pelatihan akan memastikan bahwa Anda siap untuk melaksanakan pelatihan ketika waktunya tiba.
1. Objektif pembelajaran: Seperti proyek apa pun, rencana pelatihan Anda harus mencakup tujuan keberhasilan. Tanyakan pada diri sendiri apa yang ingin tim Anda dapatkan dari pelatihan ini. Gunakan objektif pembelajaran sebagai panduan saat menulis rencana Anda.
2. Rangkuman program: Rangkuman program adalah inti dari rencana pelatihan. Ini menjelaskan bagaimana Anda akan menyelenggarakan pelatihan dan memberikan petunjuk langkah demi langkah untuk orang yang bertanggung jawab mengikutinya.
3. Sumber daya: Tergantung pada metode pelatihan yang dipilih, Anda mungkin memerlukan sarana khusus untuk menyampaikannya. Misalnya, jika pelatihan adalah lokakarya, Anda mungkin memerlukan handout cetak untuk semua peserta atau komputer dan proyektor.
Baik Anda memberikan kursus secara daring maupun dalam ruang konferensi besar, merencanakan komponen-komponen ini adalah bagian kunci dari manajemen pelatihan.
Cara Membuat Training Plan
Setelah mengetahui komponen-komponen dari rencana pelatihan, identifikasi kebutuhan tim. Setelah Anda memikirkan bidang pelatihan yang tepat, sesuaikan program dengan tim Anda. Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk membuat rencana pelatihan.
1. Menilai kebutuhan pelatihan
Lakukan penilaian kebutuhan pelatihan sebelum benar-benar membuat rencana Anda. Langkah pengantar ini memberikan arahan tentang siapa atau apa yang perlu dilatih. Misalnya, tinjau kebutuhan karyawan baru. Nilai apakah pelatihan yang mereka butuhkan untuk peran barunya sudah tercakup dalam proses penerimaan karyawan atau apakah Anda harus membuat rencana pelatihan yang mengintegrasikan mereka dengan lebih baik ke dalam perusahaan.
Untuk menilai kebutuhan pelatihan perusahaan atau tim Anda, pertimbangkan hal-hal berikut:
- Mintalah umpan balik dari manajer dan anggota tim.
- Kumpulkan insight dari evaluasi kinerja.
- Nilai kinerja anggota tim menggunakan alat manajemen kerja.
- Siapkan survei untuk melihat di mana anggota tim ingin meningkatkan keterampilan mereka.
Setelah melakukan penelitian, prioritaskan kebutuhan Anda. Pilih satu keterampilan atau proses untuk difokuskan dan buat model rencana pelatihan yang disesuaikan.
2. Pilih jenis rencana pelatihan Anda
Sebelum dapat membuat rencana pelatihan, Anda perlu memilih metode penyampaian yang tepat. Metode penyampaian yang ideal akan bergantung pada keterampilan yang diajarkan dan ukuran kelompok pelatihan. Beberapa keterampilan memerlukan metode penyampaian secara daring, tetapi keterampilan lain dapat diajarkan melalui praktik langsung. Anda dapat lebih terlibat dengan kelompok yang lebih kecil, sementara kelompok yang lebih besar mungkin memerlukan pendekatan yang tidak langsung.
Jenis-jenis rencana pelatihan:
- Lokakarya: Melibatkan partisipasi aktif dari kelompok.
- Pelatihan yang dipimpin oleh instruktur: Juga dikenal sebagai pelatihan gaya konferensi. Program pelatihan ini dapat dilakukan secara tatap muka atau daring.
- Satu lawan satu: Sesi pelatihan individual dapat membantu mereka yang membutuhkan tingkat dukungan yang bervariasi.
- On-the-job: Banyak pelatihan terjadi secara alami di tempat kerja, tetapi Anda juga dapat merencanakan agar anggota tim mempelajari keterampilan khusus saat bekerja.
- eLearning: Berbeda dari pelatihan daring yang dipimpin oleh instruktur, eLearning adalah ketika anggota tim melalui serangkaian kursus pelatihan daring, biasanya terdiri dari video, kuis, dan bacaan.
- Mentoring: Cara unik untuk anggota tim belajar adalah dari mentor atau profesional berpengalaman lainnya yang membantu mengembangkan karier mereka. Beberapa orang menemukan mentor mereka sendiri, tetapi Anda juga dapat membuat program mentorship.
- Berdasarkan penelitian: Pelatihan berbasis penelitian termasuk membaca artikel dan studi kasus yang diperlukan atau analisis data dari sumber yang terpercaya.
Ini adalah beberapa skenario tentang bagaimana memilih tipe rencana pelatihan:
Skenario 1: Perusahaan Anda beralih ke software manajemen proyek baru dan semua orang membutuhkan pelatihan tentang cara menggunakannya. Karena dalam sesi pelatihan akan ada kelompok besar, Anda akan menggunakan rencana pelatihan yang dipimpin instruktur atau yang bergaya konferensi.
Skenario 2: Perusahaan Anda ingin mempromosikan bisnis di media sosial. Ini akan memerlukan penjadwalan konten di awal, jadi Anda membuat pelatihan bergaya lokakarya untuk mengajarkan anggota tim bagaimana menjadwalkan konten untuk berbagai platform sosial.
3. Pelajari tim Anda
Selain ukuran kelompok, pelajari tim Anda untuk membuat program pelatihan yang efektif. Setiap kelompok memiliki pengalaman yang berbeda saat mengikuti pelatihan. Misalnya, jika Anda memperbarui kembali praktik terbaik media sosial pada anggota tim saat ini, Anda dapat berasumsi bahwa mereka memiliki beberapa pengetahuan dasar.
Ajukan pertanyaan-pertanyaan ini saat mempelajari tim Anda:
- Apakah pelatihan ini bersifat opsional?
- Apakah pelatihan ini akan lebih efektif jika saya berinteraksi dengan anggota tim?
- Apa kekuatan tim?
- Bagaimana cara membuat pelatihan ini relevan bagi tim?
Anggota tim kemungkinan akan merasa lebih antusias tentang pelatihan jika relevan dengan mereka. Buat pelatihan Anda relevan dengan kehidupan nyata dengan memasukkan contoh dan melibatkan kelompok. Tunjukkan kekuatan dalam tim Anda dan gunakan untuk keuntungan mereka. Misalnya, jika tim Anda paling efisien pada pagi hari, atur jadwal pelatihan Anda sesuai dengan hal tersebut.
4. Buatlah tujuan pembelajaran
Seperti setiap proyek, Anda akan menetapkan tujuan tentang apa yang ingin dicapai dengan rencana pelatihan. Pikirkan tentang apa yang ingin Anda berikan pada peserta pelatihan.
Mari kita lanjutkan contoh di atas. Untuk pelatihan pemasaran media sosial, tujuan Anda mungkin adalah agar semua peserta dapat:
- Memahami metrik Google Analytics.
- Mengidentifikasi platform media sosial yang digunakan oleh audiens perusahaan.
- Memahami bagaimana media sosial berperan dalam alur pemasaran.
- Membuat satu konten SEO, mengunggahnya ke media sosial, dan melacak perkembangannya.
Gunakan tujuan pembelajaran Anda sebagai persyaratan pelatihan. Anda mungkin memutuskan bahwa peserta harus memenuhi semua tujuan pembelajaran untuk menyelesaikan kursus pelatihan dan menguasai keterampilan tersebut.
5. Membuat sarana pelatihan
Sarana pelatihan merupakan bagian terbesar dari presentasi Anda. Beberapa sarana pelatihan membantu Anda menyajikan materi kepada tim Anda, seperti slide atau PowerPoint, sementara sarana lain melibatkan peserta dalam pelajaran, seperti lembar kerja.
Bahan pelatihan dapat meliputi:
- Slide deck
- Buku kerja
- Video
- Bacaan online
- SOP dan manual pelatihan
- Penilaian
Rencanakan semua sarana yang Anda butuhkan dan siapkan sarana tambahan. Dengan begitu, ketika hari pelatihan tiba, Anda akan merasa siap untuk masalah yang tidak terduga.
6. Lakukan pelatihan
Anda sekarang siap untuk menyelesaikan program pelatihan Anda dan menyajikannya kepada anggota tim. Agar lebih percaya diri, tulislah program Anda dalam format langkah demi langkah. Program tersebut dapat terlihat seperti ini:
- Pelatih menyambut peserta dengan slide pertama dari PowerPoint di layar.
- Pelatih menginstruksikan peserta untuk membuka laptop dan mengarahkan ke situs web perusahaan.
- Pelatih menjelaskan slide PowerPoint dan menginstruksikan peserta untuk mengikutinya dengan laptop masing-masing.
- Pelatih mengedarkan lembar kerja.
- Peserta menggunakan laptop dan lembar kerja untuk terlibat dalam aktivitas.
- Pelatih meminta peserta untuk berbagi pengalaman mereka terhadap aktivitas yang dilakukan.
- Pelatih menyelesaikan presentasi PowerPoint, yang mencakup pertanyaan diskusi.
- Pelatih membuka kesempatan untuk pertanyaan lain.
Meskipun sebuah program akan mempersiapkan Anda sepenuhnya untuk pelatihan Anda, jangan takut untuk menyimpang dari rencana pelatihan selama sesi diskusi, selama topik pembicaraan tetap relevan dan produktif.
7. Mengevaluasi dan merevisi jika perlu
Untuk memastikan pelatihan Anda efektif, tinjau model rencana pelatihan Anda dan usahakan membuatnya semaksimal mungkin. Sebuah rencana pelatihan yang sukses membantu peserta menguasai suatu proses. Jika Anda memiliki hal-hal yang bagus untuk disampaikan tetapi kelompok tidak ikut serta berinteraksi, informasi yang Anda sampaikan kemungkinan besar tidak akan tercatat.
Setelah beberapa sesi pelatihan, lakukan evaluasi. Dengan umpan balik dari peserta sebelumnya dan insight tentang penguasaan keterampilan mereka, perbarui rencana pelatihan agar lebih sesuai dengan kebutuhan kelompok berikutnya.