Cara Memperbaiki Komunikasi yang Buruk di Tempat Kerja
Saat bergabung dalam sebuah tim, ada kumpulan orang-orang yang memiliki ide, pendapat, dan pengalaman berbeda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengatasi tantangan dan hambatan dengan cara yang paling inovatif dan kreatif. Komunikasi yang efektif sangatlah penting saat bekerja sama dalam sebuah tim.
Dalam beberapa kasus, komunikasi yang buruk dapat menghambat kerja tim. Misalnya, sudut pandang para staff dan manajernya belum tentu sama. Jika tidak ditangani dengan baik, perbedaan tersebut dapat menjadi perselisihan.
Cara Pemimpin Berkomunikasi dengan Efektif
Komunikasi adalah kunci utama kesuksesan kerja sama tim. Semakin besar perusahaan Anda, semakin penting pula komunikasi. Jika terjadi konflik dalam tim, pekerjaan tidak akan maksimal.
Seorang pemimpin bertanggung jawab untuk mencari jalan keluar dan menyelesaikan masalah tersebut. Jika terjadi komunikasi yang buruk di tempat kerja, berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan:
1. Buat strategi komunikasi
Tanpa adanya aturan, kemungkinan terjadinya tumpang tindih dalam berkomunikasi sangatlah besar. Oleh karena itu, Anda harus membuat beberapa aturan dasar yang perlu dipatuhi oleh semua staff.
Bukan untuk mengendalikan cara penyampaian atau apa yang disampaikan seseorang, melainkan memberi kesempatan agar setiap orang dapat berpendapat. Strategi komunikasi dapat sesederhana mengadakan meeting dan memberikan waktu untuk staff bertanya atau memberikan pendapat.
2. Ciptakan ruangan yang aman untuk komunikasi
Tidak semua orang nyaman berkomunikasi tatap muka. Selain karena rasa cemas, mungkin mereka khawatir jika Anda akan menghakimi ide dan pendapat yang diberikan. Oleh karena itu, diskusikan cara dan media yang tepat untuk berkomunikasi dengan staff dan tim Anda. Saat meeting, perhatikanlah seluruh staff dan berikan kesempatan mereka untuk berbicara dan menyampaikan pendapat.
3. Sepakati cara berkomunikasi
Komunikasi yang efektif harus berjalan secara konsisten, terutama jika Anda berkomunikasi lewat beberapa cara. Kesalahpahaman mungkin saja terjadi saat seorang staff mendapatkan informasi dari email dan WhatsApp mengirimnya melalui email. Staff itu akan melewatkan email karena hanya fokus pada WhatsApp. Untuk menghindarinya, gunakan media yang konsisten dalam berkomunikasi.
Seorang pemimpin juga harus rutin berkomunikasi dengan staff untuk segala hal, bukan hanya saat ada masalah besar. Hal ini penting untuk dilakukan agar mereka tidak segan atau menghindar dan ragu untuk berkomunikasi dengan atasannya.
4. Terbuka pada feedback
Cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi antara seorang pemimpin dan staffnya adalah menunjukkan bahwa Anda terbuka terhadap feedback. Jika Anda hanya berbicara pada tim tanpa mendengarkan pendapat, ini dapat menunjukan kurangnya kepercayaan terhadap tim.
Jika kebiasaan ini terus berlanjut, keterlibatan staff Anda akan menurun. Oleh karena itu, biasakan komunikasi dua arah. Mintalah feedback atau masukkan dari para staff melalui survei kelompok atau pertemuan empat mata secara langsung.
5. Gunakan teknologi yang tepat untuk tim
Bagi beberapa orang memeriksa email adalah rutinitas sehari-hari, sementara yang lain mungkin terlalu fokus pada pekerjaan, sehingga lupa untuk cek email. Dalam kasus seperti ini email tidak cocok digunakan. Oleh karena itu, cari media komunikasi cocok dengan tim dan pekerjaan Anda. Software manajemen proyek yang memiliki fitur tag, notifikasi, dan komentar adalah contoh yang bagus untuk membuat staff untuk aktif dan terlibat dalam komunikasi tim.
6. Melakukan meeting secara rutin
Meskipun, terdengar sederhana, meeting secara rutin sangatlah penting. Karena dalam meeting setiap staff akan berdiskusi, mencari solusi, dan menemukan hasil akhir secara bersama-sama. Aagr meeting efisien, libatkan orang-orang yang memang perlu hadir. Buat singkat, tetapi efektif untuk membahas segala topik diskusi. Fokus pada pembahasan, sehingga setiap staff yang keluar ruangan mendapatkan pemahaman yang jelas dan tahu hal yang perlu dilakukan selanjutnya.
7. Buat standar komunikasi untuk staff
Tanpa semua orang berkumpul di satu tempat dan waktu yang bersamaan, informasi penting akan lebih mudah terlewati. Oleh karena itu, buatlah standar komunikasi dengan staff yang bekerja WFH seperti daily updates melalui chat pribadi atau telepon. Pikirkan dan diskusikan standar komunikasi yang baik dengan tim. Komunikasi yang dilakukan harus menjamin tidak adanya salah paham, tugas terdistribusi dengan baik, dan sesuai deadline.
8. Buat dokumen yang mudah diakses
Komunikasi tidak hanya sekedar tentang yang dibicarakan. Namun, juga mencakup komunikasi tertulis yang dapat dilihat oleh staff seperti mudahnya mengakses buku panduan karyawan. Karena ada banyak tugas yang harus dilakukan, mencari dokumen dapat menjadi pekerjaan yang merepotkan. Untuk memudahkan berikanlah akses, buat folder digital, dan penamaan yang terorganisir. Ini akan membuat dokumen lebih mudah dicari dan dipahami.
9. Buat sistem akuntabilitas
Komunikasi yang tepat membuat staff bertanggung jawab atas pekerjaannya. Di sini software manajemen proyek dapat membantu Anda untuk menuliskan tanggung jawab staff dan deadline masing-masing tugas.
Dengan cara ini, staff Anda tahu waktu untuk mengalokasikan tugas. Jika ada masalah, mereka juga tahu cara berkomunikasi dengan Anda untuk dapat meminimalisasi hal-hal yang tidak diinginkan.
10. Jaga percakapan tetap profesional
Meskipun keterbukaan bagus untuk beberapa budaya perusahaan, para staff belum tentu merasa nyaman. Hal ini dapat menyebabkan konflik di tempat kerja. Penting untuk mengingat bahwa semakin personal komunikasi di tempat kerja, semakin tidak profesional hubungan yang dihasilkan. Oleh karena itu, ketika berada dalam lingkungan kerja ada baiknya selalu memisahkan urusan pribadi dengan kehidupan profesional.
Anda dapat memperbaiki komunikasi yang buruk di tempat kerja. Namun, alangkah baiknya jika Anda dapat mencegahnya sejak awal. Oleh karena itu, perhatikan cara Anda berkomunikasi dengan tim. Selalu utamakan komunikasi dua arah, di mana Anda dapat menyuarakan pendapat dan begitu juga para staff di dalam tim Anda.