Mengenal Inventory Forecasting dan Manfaatnya Bagi Bisnis

Banyak pelanggan bisnis e-commerce atau online mengharapkan pesanan dapat dipenuhi secara efisien dan dikirimkan tepat waktu. Sebagai pemilik bisnis, tentu saja Anda tidak ingin mengalami overstocking apalagi stockout. Maka diperlukan sebuah sistem dan keahlian dalam inventory forecasting yang dapat mempengaruhi margin, reputasi, dan tingkat kepuasan pelanggan terhadap bisnis Anda.

Pengertian Inventory Forecasting

Inventory forecasting adalah proses menghitung inventaris yang diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan di masa depan berdasarkan jumlah banyak produk yang diprediksi akan dijual selama periode waktu tertentu. Perkiraan ini mengambil data penjualan yang lalu, promosi yang direncanakan, dan kekuatan eksternal menjadi seakurat mungkin.

Bagaimana Cara Inventory Forecasting Digunakan dalam Toko Online?

Bisnis online dapat mulai dari yang kecil untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang rantai penjualan dan pasokan mereka, tanpa bantuan dari pihak ketiga atau mitra lain. Semuanya dimulai dengan melacak data secara otomatis menggunakan perangkat lunak manajemen inventori. 

Prosesnya tidak harus menjadi pelajaran besar dalam statistik, tetapi untuk melatih menyatukan banyak sumber data yang membuat tebakan secara profesional. Menerapkan inventory forecasting ke dalam alur kerja Anda saat ini dapat bermanfaat bagi seluruh operasional Anda dan membantu bisnis online berjalan lebih lancar, mencegah stok habis, dan meningkatkan arus kas. 

Manfaat dari Inventory Forecasting yang Akurat

Berikut merupakan beberapa manfaat dari inventory forecasting bagi bisnis Anda:

1. Lebih sedikit persediaan yang dibutuhkan

Dengan memiliki prediksi berdasarkan data tentang berapa banyak inventaris yang Anda perlukan, Anda tidak perlu membeli inventaris yang tidak Anda perlukan untuk jangka waktu tertentu. Ini berarti Anda dapat meningkatkan akuntansi inventori, membantu arus kas, dan bahkan membebaskan dana untuk area bisnis lainnya.

2. Lebih banyak penjualan

Jika Anda memiliki persediaan yang cukup, Anda tidak perlu khawatir tentang kehabisan stok atau pesanan mundur, Anda dapat memenuhi setiap pesanan segera setelah dipesan dan memberikan pengiriman yang dijanjikan kepada pelanggan. Menyelaraskan dengan pemasaran pada promosi mendatang sangat penting untuk perkiraan inventori.

Selain itu, pengalaman pelanggan tetap positif ketika mereka menemukan apa yang dicari secara online dan tidak menemukan informasi "stok habis" hanya untuk meninggalkan toko Anda dan berbelanja di tempat lain. Setiap pelanggan yang hilang karena tidak mendapatkan barang yang dibutuhkan di toko Anda, dapat berisiko kehilangan bisnis ke depannya dengan mereka.

3. Lebih sedikit tenaga kerja manual

Inventory forecasting yang akurat menghemat tenaga kerja dan biaya pergudangan karena Anda lebih siap untuk menangani perubahan permintaan dan dapat mengurangi beberapa pekerjaan manual. Alat inventory forecasting membantu mengotomatiskan pemesanan ulang, memprediksi kebutuhan tenaga kerja, dan memperhitungkan perubahan volume pesanan, sehingga memudahkan untuk memahami apa yang akan terjadi dan mengurangi biaya penyimpanan inventori. Hal ini menghemat waktu dan tenaga untuk manajemen gudang dan semua staf.

4. Siklus produksi lebih efisien

Inventory forecasting membantu Anda mengelola produk dengan lebih baik di seluruh rantai pasokan. Ketika Anda mengetahui waktu tunggu operasional pabrik, jadwal penerimaan gudang, dan tingkat stok yang tepat untuk setiap produk yang diperlukan untuk membuat pesanan pembelian baru, Anda dapat bekerja lebih efisien dengan pemasok dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang siklus produksi. Dengan cara ini, Anda dapat membuat keputusan yang tepat dan menghilangkan kebutuhan untuk mempercepat jadwal produksi dan pengiriman.

5. Membantu mengurangi pemborosan persediaan

Dead stock adalah persediaan yang tidak lagi dapat dijual, biasanya berasal dari inventory forecasting yang buruk. Mengetahui inventori terlaris Anda dibandingkan dengan barang yang bergerak lambat dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang siklus hidup produ. Bahkan dapat menyederhanakan lini produk Anda dengan menghentikan produk yang gagal (bekerja sama dengan tim penjualan dan pemasaran untuk memahami produk mana yang Anda ingin mengosongkan atau menjalankan penjualan cepat).

Metode Inventory Forecasting untuk Perencanaan Permintaan

Ada beberapa jenis inventory forecasting yang perlu diperhatikan untuk membantu perencanaan permintaan. Metode-metode tersebut dapat dan harus dicampur serta dicocokkan untuk membantu memprediksi hasil potensial, karena setiap jenis inventory forecasting memiliki kasus penggunaan atau fokus yang berbeda.

1. Quantitative Forecasting

Metode inventory forecasting ini menggunakan riwayat data penjualan untuk mengantisipasi penjualan di masa depan. Semakin lama bisnis atau produk ada, semakin baik kumpulan data dan analisisnya. Anda memerlukan setidaknya satu tahun penjualan untuk melihat tren musiman, tetapi beberapa tahun data bahkan lebih bermakna karena akan membantu mengidentifikasi konsistensi dan pola tahunan yang sebenarnya.

2. Qualitative Forecasting

Metode ini menggunakan lebih sedikit data dari riwayat pesanan pedagang dan sebaliknya bergantung pada faktor eksternal seperti intelijen pasar, kekuatan lingkungan, permintaan ekonomi, dan pergeseran tingkat makro lainnya (misal, perilaku pembelian bergeser dari sebelum ke pascapandemi atau inflasi). Metode ini sering menggunakan penilaian ahli seperti seorang analis.

3. Trend Forecasting

Jenis inventory forecasting ini melibatkan pengawasan ketat pada tren penjualan di lini produk Anda dari waktu ke waktu untuk membantu menunjukkan perubahan gambaran yang lebih besar — bukan hanya musiman — tetapi perubahan yang lebih luas dalam perilaku pembelian konsumen. Meskipun Anda tidak selalu dapat memprediksi produk atau kategori berikutnya yang akan mengganggu bisnis Anda, tetapi dengan menyadari dan memahami tren yang sedang berlangsung juga dapat membantu Anda tetap terdepan.

4. Graphical Forecasting

Metode ini membantu memvisualisasikan data untuk mengidentifikasi pola yang mungkin luput dari perhatian sebagai teks biasa. Ini dapat digunakan pada salah satu kumpulan data di atas untuk menghasilkan garis tren, menemukan perbedaan, membandingkan variabel dengan cepat, dan banyak lagi.

Praktik Terbaik untuk Inventory Forecasting

Manajemen persediaan yang baik cocok untuk inventory forecasting yang baik. Berikut adalah beberapa dasar yang dapat membantu bisnis Anda menerapkan proses perkiraan inventori yang tepat:

1. Libatkan tim lain

Setiap pemangku kepentingan atau kelompok memiliki perspektif yang unik dan masukan yang diperlukan untuk membuat perkiraan yang paling akurat.

2. Catat dan tinjau kembali untuk perencanaan di masa mendatang

Buat daftar penjualan cepat yang akan datang, hari libur yang diketahui (termasuk yang berdampak pada produsen seperti Hari Raya Idul Fitri), dan peristiwa lain yang dapat menyebabkan siklus penjualan atau produksi Anda melambat atau meningkat.

3. Gunakan data

Data penjualan dan inventori Anda sebelumnya harus memandu keputusan di masa mendatang dan membantu Anda bersikap proaktif, bukan reaktif. Dengan cara ini, proses perkiraan inventori Anda dapat diulang dan menggunakan periode perkiraan yang konsisten.

4. Lihat real-time level stok

Pelacakan inventori waktu nyata memungkinkan Anda memantau tingkat stok aktual kapan saja dan membantu Anda mengawasi apakah perkiraan Anda tepat atau turun drastis.

5. Pilih perangkat lunak yang tepat

Pastikan perangkat lunak yang Anda gunakan memiliki semua fungsi yang masuk akal untuk ukuran, katalog produk, dan kompleksitas bisnis Anda.

6. Gunakan metode inventory forecasting yang tepat

Beberapa metode inventory forecasting akan lebih membantu bisnis Anda daripada yang lain, tergantung pada jenis produk yang Anda jual.

7. Hitung perputaran persediaan

Mengidentifikasi produk mana yang lebih populer dan mana yang lebih lambat dijual dapat membantu Anda merencanakan inventori dengan lebih strategis, dan mengarahkan Anda untuk berinvestasi pada produk yang akan membantu Anda mencapai penjualan yang lebih tinggi.

8. Menerapkan tujuan bisnis

Inventory forecasting dapat memengaruhi apakah bisnis Anda mencapai tujuannya atau tidak — jadi saat memperkirakan inventori Anda, pertimbangkan bagaimana keputusan stok Anda dapat membantu Anda mencapai sasaran tersebut.

Jika membahas tentang inventory forecasting, Anda tetap harus berhati-hati dengan stok yang tersedia, sekalipun sudah menggunakan software. Melalui Supply Chain Management, para eksekutif perusahaan dapat berbagi terkait praktik terbaru manajemen rantai pasok yang ada saat ini.

Penting untuk mempertimbangkan keterkaitan peranan teknologi dalam mempercepat supply chain yang lebih hemat dan lebih baik serta strategi ekosistem bisnis. Anda dapat mencoba strategi omnichannel, cooperation, disintermediation atau resource sharing agar mendapatkan perencanaan lebih akurat untuk jangka pendek maupun jangka panjang.