Jika Anda bekerja dalam tim yang menghadapi klien atau menghadapi pelanggan, Anda mungkin memahami nilai hubungan klien. Seorang client relation manager membantu membangun hubungan dengan klien sekaligus mempertahankannya.
Seseorang dalam peran ini bekerja dengan tim penjualan dan tim internal lainnya untuk membuat klien senang dan proyek berjalan lancar. Namun, seperti apa deskripsi pekerjaan customer relationship manager atau client relation manager?
Menjalin komunikasi dengan klien dapat terjadi dalam berbagai bentuk komunikasi seperti telepon, email, atau pesan singkat. Klien adalah orang atau perusahaan yang dilayani oleh perusahaan dan Anda akan berkomunikasi melalui customer relationship manager jika menawarkan sebuah produk.
Hubungan klien adalah bagian besar dalam membangun kepercayaan di tempat kerja. Ketika klien memiliki titik kontak (customer relationship manager) untuk perusahaan Anda, hubungan Anda dapat berkembang melalui percakapan yang terbuka dan jujur.
Terdapat lima elemen yang perlu diperhatikan dalam menjalankan client communication atau komunikasi kepada klien:
Transparansi di tempat kerja adalah cara Anda mendapatkan kejujuran dan membangun kepercayaan. Untuk memiliki komunikasi yang baik, Anda harus jujur dengan klien. Jujurlah tentang apa yang dapat Anda tawarkan dan cara membantu mereka mencapai tujuan mereka. Semakin intensif hubungan produk dan layanan perusahaan, semakin jujur komunikasi mereka.
Permasalahan dapat datang dalam situasi apa saja sehingga Anda bisa menyesuaikan komunikasi dengan situasi stres tinggi dan rendah. Misalnya, bayangkan klien Anda membatalkan rapat tatap muka di menit-menit terakhir karena mereka tidak dapat pergi ke kantor Anda.
Anda harus dapat berputar dengan cepat dan menawarkan alternatif seperti panggilan konferensi atau obrolan video. Ketika Anda menjaga aliran komunikasi yang stabil, apa pun yang terjadi, Anda menunjukkan kepada klien bahwa Anda berkomitmen.
Mampu melihat sesuatu dari sudut pandang orang lain dapat sangat membantu mencapai kepuasan tertinggi klien. Saat Anda memberikan empati ke dalam komunikasi, Anda akan mampu menciptakan hubungan pada tingkat yang lebih dalam dan lebih pribadi untuk membangun loyalitas klien terhadap perusahaan.
Saat Anda sepenuhnya menyadari cara dilihat oleh orang lain, Anda dapat berkomunikasi lebih jelas dengan klien. Kesadaran ini berasal dari nada suara, kepribadian, dan bahasa tubuh Anda. Hal itu juga menjadi bagian dari representasi dan berbicara tentang perusahaan.
Jika Anda percaya diri tetapi transparan tentang apa yang bisa dan tidak bisa Anda tawarkan kepada klien, Anda akan menunjukkan kesadaran diri. Itu bisa menjadi tanda Anda bersedia untuk tumbuh dan belajar bersama.
Jika Anda mengambil konteks dari percakapan, arah komunikasi dapat mulai terurai. Jadi manajer hubungan klien harus selalu jelas tentang latar belakang apa yang mereka diskusikan dengan klien. Ini berarti mengungkapkan dengan jelas siapa, apa, kapan, mengapa, di mana, dan bagaimana.
Selain memahami sikap yang dibutuhkan oleh seorang client relation manager, ada keterampilan yang benar-benar dibutuhkan dalam mempertanggungjawabkannya. Berikut adalah beberapa keterampilan yang dapat membantu meningkatkan komunikasi dan hubungan baik dengan klien:
Manajer hubungan klien akan sering bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dan klien dalam segala hal mulai dari tenggat waktu hingga penetapan harga. Mereka harus melenturkan keterampilan negosiasi mereka untuk membuat kedua belah pihak senang dan memberikan penawaran yang bagus untuk semua orang.
Saat berbicara dan menulis dengan percaya diri, Anda terlihat profesional dan berpengetahuan luas. Ini sangat penting saat mewakili perusahaan. Anda ingin klien pergi dengan mengetahui bahwa mereka berada di tangan yang baik, dan komunikasi yang percaya diri adalah bagian besar dari itu.
Peran client relation manager relatif tumpang tindih dengan beberapa peran tim penjualan. Artinya, kemampuan untuk berpikir out of the box menjadi nilai tambah yang besar ketika peluang penjualan baru muncul. Jika perusahaan Anda menawarkan klien baru, Anda harus menemukan cara yang unik dan mudah diingat untuk menunjukkan bahwa tim Anda dapat memenuhi kebutuhan mereka.
Saat bekerja secara langsung dengan klien di departemen penjualan atau peran apa pun yang berhadapan dengan pelanggan, penting untuk memiliki pertahanan. Tim penjualan menghadapi banyak penolakan sehingga hal ini harus dipahami sebagai hal yang umum. Menghadapi adanya penolakan menjadi keterampilan yang tak ternilai bagi seorang client relation manager.
Untuk menjaga suasana kesadaran diri, Anda harus membiasakan diri dengan industri perusahaan. Ini berarti mengikuti tren pasar sehingga Anda tahu bagaimana perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing. Begitulah cara menemukan kekuatan dan kelemahan yang dapat digunakan untuk menampilkan diri Anda kepada klien dengan cara sebaik mungkin.
Jika sudah mendapatkan klien yang diharapkan, pastikan untuk terus meningkatkan kualitas hal ini bisa jadi baru merupakan awal komunikasi dengan klien. Anda perlu memahami cara tepat untuk meningkatkan komunikasi klien dengan beberapa cara berikut.
Anggota tim yang bertemu dengan potensial klien menjadi wakil dari perusahaan. Karena itu, penting untuk melatih semua staff tentang elemen komunikasi klien yang baik.
Saat bekerja dengan klien, Anda harus siap menerima umpan balik positif atau negatif dan tahu cara menanggapinya. Jika Anda benar-benar dapat mendengarkan klien dan bergerak bersama alih-alih melawan mereka, Anda dapat membangun lebih banyak kepercayaan dan koneksi.
Ketika miskomunikasi terjadi, Anda harus segera mengatasinya dan bertanggung jawab atas bagian Anda dalam kesalahpahaman tersebut. Hal ini menunjukkan klien kesediaan untuk bekerja melalui saat-saat kebingungan. Komunikator yang baik dapat mengakui kesalahan mereka dan mencari alternatif untuk selalu berkembang.
Perilaku positif yang kecil memiliki dampak jangka panjang pada hubungan komunikasi dengan klien. Jika Anda selalu menyapa klien dengan senyuman dan sambutan hangat, mereka cenderung menganggap perusahaan Anda sebagai wajah yang ramah.
Untuk membangun hubungan manusia ini, cobalah mengingat semua detail kecil yang dibagikan klien. Jika klien menyebutkan anak-anak mereka mulai di sekolah baru, tanyakan bagaimana keadaannya saat Anda bertemu mereka lagi.
Anda harus menjadi ahli di perusahaan Anda. Dengan cara ini, ketika klien baru, lama, atau prospektif memiliki pertanyaan, Anda selalu memiliki jawabannya. Anda harus selalu mencari peluang belajar sehingga Anda selalu tahu bagaimana memberikan klien Anda apa yang mereka butuhkan.
Saat Anda melangkah lebih jauh untuk klien Anda, mereka cenderung akan kembali lagi. Ini adalah tugas manajer hubungan klien – untuk benar-benar memukau klien. Itu berarti merangkul kolaborasi lintas fungsi dan melakukan apa pun untuk membuat kesan abadi.
Selain membekali diri sendiri dengan beberapa di atas, pentingnya memahami komunikasi klien juga perlu disampaikan kepada rekan-rekan di dalam tim atau di perusahaan. Perhatian dan hal-hal kecil yang diberikan kepada klien dapat berdampak jauh dan jangka panjang untuk hubungan di masa yang akan datang. Karena itu, menjaga komunikasi yang baik kepada klien dapat memberikan keberlangsungan dan kesuksesan perusahaan.
Jika Anda bekerja dalam tim yang menghadapi klien atau menghadapi pelanggan, Anda mungkin memahami nilai hubungan klien. Seorang client relation manager membantu membangun hubungan dengan klien sekaligus mempertahankannya.
Seseorang dalam peran ini bekerja dengan tim penjualan dan tim internal lainnya untuk membuat klien senang dan proyek berjalan lancar. Namun, seperti apa deskripsi pekerjaan customer relationship manager atau client relation manager?
Menjalin komunikasi dengan klien dapat terjadi dalam berbagai bentuk komunikasi seperti telepon, email, atau pesan singkat. Klien adalah orang atau perusahaan yang dilayani oleh perusahaan dan Anda akan berkomunikasi melalui customer relationship manager jika menawarkan sebuah produk.
Hubungan klien adalah bagian besar dalam membangun kepercayaan di tempat kerja. Ketika klien memiliki titik kontak (customer relationship manager) untuk perusahaan Anda, hubungan Anda dapat berkembang melalui percakapan yang terbuka dan jujur.
Terdapat lima elemen yang perlu diperhatikan dalam menjalankan client communication atau komunikasi kepada klien:
Transparansi di tempat kerja adalah cara Anda mendapatkan kejujuran dan membangun kepercayaan. Untuk memiliki komunikasi yang baik, Anda harus jujur dengan klien. Jujurlah tentang apa yang dapat Anda tawarkan dan cara membantu mereka mencapai tujuan mereka. Semakin intensif hubungan produk dan layanan perusahaan, semakin jujur komunikasi mereka.
Permasalahan dapat datang dalam situasi apa saja sehingga Anda bisa menyesuaikan komunikasi dengan situasi stres tinggi dan rendah. Misalnya, bayangkan klien Anda membatalkan rapat tatap muka di menit-menit terakhir karena mereka tidak dapat pergi ke kantor Anda.
Anda harus dapat berputar dengan cepat dan menawarkan alternatif seperti panggilan konferensi atau obrolan video. Ketika Anda menjaga aliran komunikasi yang stabil, apa pun yang terjadi, Anda menunjukkan kepada klien bahwa Anda berkomitmen.
Mampu melihat sesuatu dari sudut pandang orang lain dapat sangat membantu mencapai kepuasan tertinggi klien. Saat Anda memberikan empati ke dalam komunikasi, Anda akan mampu menciptakan hubungan pada tingkat yang lebih dalam dan lebih pribadi untuk membangun loyalitas klien terhadap perusahaan.
Saat Anda sepenuhnya menyadari cara dilihat oleh orang lain, Anda dapat berkomunikasi lebih jelas dengan klien. Kesadaran ini berasal dari nada suara, kepribadian, dan bahasa tubuh Anda. Hal itu juga menjadi bagian dari representasi dan berbicara tentang perusahaan.
Jika Anda percaya diri tetapi transparan tentang apa yang bisa dan tidak bisa Anda tawarkan kepada klien, Anda akan menunjukkan kesadaran diri. Itu bisa menjadi tanda Anda bersedia untuk tumbuh dan belajar bersama.
Jika Anda mengambil konteks dari percakapan, arah komunikasi dapat mulai terurai. Jadi manajer hubungan klien harus selalu jelas tentang latar belakang apa yang mereka diskusikan dengan klien. Ini berarti mengungkapkan dengan jelas siapa, apa, kapan, mengapa, di mana, dan bagaimana.
Selain memahami sikap yang dibutuhkan oleh seorang client relation manager, ada keterampilan yang benar-benar dibutuhkan dalam mempertanggungjawabkannya. Berikut adalah beberapa keterampilan yang dapat membantu meningkatkan komunikasi dan hubungan baik dengan klien:
Manajer hubungan klien akan sering bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dan klien dalam segala hal mulai dari tenggat waktu hingga penetapan harga. Mereka harus melenturkan keterampilan negosiasi mereka untuk membuat kedua belah pihak senang dan memberikan penawaran yang bagus untuk semua orang.
Saat berbicara dan menulis dengan percaya diri, Anda terlihat profesional dan berpengetahuan luas. Ini sangat penting saat mewakili perusahaan. Anda ingin klien pergi dengan mengetahui bahwa mereka berada di tangan yang baik, dan komunikasi yang percaya diri adalah bagian besar dari itu.
Peran client relation manager relatif tumpang tindih dengan beberapa peran tim penjualan. Artinya, kemampuan untuk berpikir out of the box menjadi nilai tambah yang besar ketika peluang penjualan baru muncul. Jika perusahaan Anda menawarkan klien baru, Anda harus menemukan cara yang unik dan mudah diingat untuk menunjukkan bahwa tim Anda dapat memenuhi kebutuhan mereka.
Saat bekerja secara langsung dengan klien di departemen penjualan atau peran apa pun yang berhadapan dengan pelanggan, penting untuk memiliki pertahanan. Tim penjualan menghadapi banyak penolakan sehingga hal ini harus dipahami sebagai hal yang umum. Menghadapi adanya penolakan menjadi keterampilan yang tak ternilai bagi seorang client relation manager.
Untuk menjaga suasana kesadaran diri, Anda harus membiasakan diri dengan industri perusahaan. Ini berarti mengikuti tren pasar sehingga Anda tahu bagaimana perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing. Begitulah cara menemukan kekuatan dan kelemahan yang dapat digunakan untuk menampilkan diri Anda kepada klien dengan cara sebaik mungkin.
Jika sudah mendapatkan klien yang diharapkan, pastikan untuk terus meningkatkan kualitas hal ini bisa jadi baru merupakan awal komunikasi dengan klien. Anda perlu memahami cara tepat untuk meningkatkan komunikasi klien dengan beberapa cara berikut.
Anggota tim yang bertemu dengan potensial klien menjadi wakil dari perusahaan. Karena itu, penting untuk melatih semua staff tentang elemen komunikasi klien yang baik.
Saat bekerja dengan klien, Anda harus siap menerima umpan balik positif atau negatif dan tahu cara menanggapinya. Jika Anda benar-benar dapat mendengarkan klien dan bergerak bersama alih-alih melawan mereka, Anda dapat membangun lebih banyak kepercayaan dan koneksi.
Ketika miskomunikasi terjadi, Anda harus segera mengatasinya dan bertanggung jawab atas bagian Anda dalam kesalahpahaman tersebut. Hal ini menunjukkan klien kesediaan untuk bekerja melalui saat-saat kebingungan. Komunikator yang baik dapat mengakui kesalahan mereka dan mencari alternatif untuk selalu berkembang.
Perilaku positif yang kecil memiliki dampak jangka panjang pada hubungan komunikasi dengan klien. Jika Anda selalu menyapa klien dengan senyuman dan sambutan hangat, mereka cenderung menganggap perusahaan Anda sebagai wajah yang ramah.
Untuk membangun hubungan manusia ini, cobalah mengingat semua detail kecil yang dibagikan klien. Jika klien menyebutkan anak-anak mereka mulai di sekolah baru, tanyakan bagaimana keadaannya saat Anda bertemu mereka lagi.
Anda harus menjadi ahli di perusahaan Anda. Dengan cara ini, ketika klien baru, lama, atau prospektif memiliki pertanyaan, Anda selalu memiliki jawabannya. Anda harus selalu mencari peluang belajar sehingga Anda selalu tahu bagaimana memberikan klien Anda apa yang mereka butuhkan.
Saat Anda melangkah lebih jauh untuk klien Anda, mereka cenderung akan kembali lagi. Ini adalah tugas manajer hubungan klien – untuk benar-benar memukau klien. Itu berarti merangkul kolaborasi lintas fungsi dan melakukan apa pun untuk membuat kesan abadi.
Selain membekali diri sendiri dengan beberapa di atas, pentingnya memahami komunikasi klien juga perlu disampaikan kepada rekan-rekan di dalam tim atau di perusahaan. Perhatian dan hal-hal kecil yang diberikan kepada klien dapat berdampak jauh dan jangka panjang untuk hubungan di masa yang akan datang. Karena itu, menjaga komunikasi yang baik kepada klien dapat memberikan keberlangsungan dan kesuksesan perusahaan.
