Mengenal Project Life Cycle dan Penerapan Fasenya dalam Proyek

Perencanaan sebuah proyek dapat diatur seorang manajer dalam beberapa fase yang dibagi berdasarkan project life cycle. Setiap proyek harus dapat diselesaikan dengan biaya dan tenggat waktu yang terbatas. Project life cycle dapat digunakan untuk menambahkan struktur saat memfasilitasi penyampaian produk atau kampanye marketing baru.

Secara umum, fase yang terjadi dalam sebuah rangkaian manajemen proyek dapat membantu mendefinisikan peran proyek, meningkatkan visibilitas, dan mengoptimasi penggunaan sumber daya. Karena itulah, project life cycle dapat membantu memfasilitasi proses yang terjadi dalam pengembangan produk.

Apa Itu Project Life Cycle?

Project life cycle adalah kerangka kerja yang mencakup empat fase utama untuk membantu manajer proyek dan anggota timnya bekerja dari awal hingga selesai. Tujuan dari project life cycle adalah mendefinisikan proyek berdasarkan peran dan tanggung jawab manajer proyek hingga seluruh tim yang terlibat.

Bergantung pada kerumitan dan pengaplikasiannya, sebuah proyek dapat menjalani beberapa siklus dan fase sebelum hasil akhir tercapai. Setiap fase pada project life cycle menjadi cara untuk menempatkan deadline dalam mencapai deliverables. Setiap fase juga mewakili tindakan spesifik yang perlu diambil anggota tim pada fase proyek tersebut.

Fase-fase dalam Project Life Cycle

Setiap proyek memiliki keunikan dengan tantangan dan isu yang ada. Namun, struktur dari project life cycle pada dasarnya terdiri dari empat fase yang sama. Masing-masing merupakan batasan umum yang menandai berakhirnya satu fase untuk beralih ke fase selanjutnya. Berikut inilah contoh fase yang mengilustrasikan project life cycle:

1. Fase Inisiasi (initiation phase)

Selama fase inisiasi, seorang manajer proyek dan eksekutif perlu menentukan sebuah misi utama dari sebuah proyek. Manajer proyek bisa menentukan campaign baru berdasarkan arahan dari Chief Marketing Officer (CMO) dan menetapkannya sebagai misi proyek.

Dalam fase inisiasi, dibutuhkan dokumen yang mencakup tujuan campaign, deskripsi proyek, kriteria kesuksesan, serta peran dan tanggung jawab stakeholders. Berikut inilah tindakan yang dapat dilakukan dalam fase inisiasi:

• Melakukan identifikasi tujuan dan deliverables yang harus dipenuhi, misalnya membangun awareness dalam produk baru
• Menentukan prioritas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan dan juga mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung
• Mempertimbangkan ekspektasi dari pihak manajerial, mengatur timeline pengembangan produk, dan mengalokasikan sumber daya sesuai cakupan proyek

2. Fase Perencanaan

Pada fase perencanaan, tahapan proyek, peran manajer proyek, dan tim harus lebih fokus pada tugas, tanggung jawab, dan timeline tertentu. Tahap perencanaan manajemen proyek mencakup penentuan tujuan jangka pendek dan solusi untuk mengatasi risiko dalam fase eksekusi dengan beberapa tindakan berikut:

• Membuat rencana proyek yang detail termasuk tugas-tugas, deadline, dan orang yang bertanggung jawab dalam alur kerja tersebut
• Membuat project roadmap dan memberikan informasi dalam bentuk tugas-tugas dan pencapaian dengan visualisasi yang mudah dimengerti seperi gantt chart
• Persiapkan peluncuran proyek yang dapat memotivasi tim Anda untuk bekerja ke tahap selanjutnya

3. Fase Eksekusi

Selama fase eksekusi, semua yang dibahas dan direncanakan selama dua fase pertama akan dipraktikkan. Peran manajer proyek bergeser dari perencanaan ke pengawasan karena fokus perannya adalah memastikan pelaksanaan yang tepat.

Sepanjang fase ini, manajer proyek juga perlu meminta persetujuan dari stakeholders. Pada contoh campaign marketing produk baru, manajer akan berbagi pesan dan pencapaian untuk memastikan campaign yang ditujukan bagi target dapat untuk mengukur kepuasan.

4. Fase Penutupan Proyek

Pada fase ini, Anda akan mengakhiri proyek atau siklus proyek tertentu. Semua tugas dalam siklus hidup proyek telah selesai. Proyek campaign peluncuran produk biasanya hanya melibatkan satu project life cycle. Artinya, campaign akan diluncurkan dan dinilai untuk kinerjanya berdasarkan tahap-tahap berikut:

• Membagikan hasil proyek kepada para stakeholders sesuai kesepakatan. Dalam contoh kasus campaign, deliverables yang dimaksud mencakup konten, laporan, dan aset proyek lainnya
• Menutup proyek secara resmi dengan memberitahu tim bahwa proyek telah selesai dan bagikan penghargaan atas upaya mereka dengan menyertakannya dalam laporan atau sesi penutupan
• Tinjau dan evaluasi kinerja proyek dengan melihat seberapa baik proyek bekerja dalam hal tujuan, kerangka waktu, alokasi sumber daya, dan laba atas investasi.

Meninjau keseluruhan proses dalam project life cycle dapat memberikan insight tentang cara meningkatkannya di proyek serupa di masa mendatang. Tidak hanya itu, eksekusi sebuah proyek juga dapat dipantau dengan lebih rapi dan teratur berdasarkan perpindahan dari setiap fase hingga proyek selesai.