Mengenal Warehouse Management dan Cara Kerjanya

Warehouse management atau manajemen gudang mempengaruhi kepuasan konsumen dan juga biaya dari rantai pasokan. Oleh karena itu, warehouse management merupakan faktor penting untuk memperoleh keuntungan dan memperkuat daya saing perusahaan Anda. 

Kegiatan pengelolaan gudang merupakan bagian dari rantai pasokan logistik. Seiring dengan perkembangan zaman, pengelolaannya tidak terbatas pada ruang yang digunakan untuk penyimpanan barang, tetapi juga dapat memberikan nilai melalui layanan yang beragam.

Memiliki warehouse management system atau sistem manajemen gudang adalah bagian dari solusi untuk mencapai optimalisasi operasional. Hal ini dapat berpengaruh untuk menghasilkan pengurangan biaya, peningkatan produktivitas, dan pengalaman yang lebih baik bagi konsumen.

Apa itu Warehouse Management?

Warehouse management terdiri dari kegiatan yang merancang dan melaksanakan serangkaian proses untuk mengoptimalkan penyimpanan barang serta memastikan tercapainya beberapa manfaat berikut:

• Mempercepat transit barang melalui gudang

• Memastikan identifikasi produk yang benar

• Memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia

• Meminimalisir penanganan barang

• Penyimpanan inventaris yang akurat

• Memastikan pengiriman tepat waktu dan benar

• Meningkatkan produktivitas staf

Warehouse process atau proses gudang dapat diklasifikasikan dalam lima tugas utama:

1. Reception atau penerimaan

Saat barang tiba, perlu dilakukan pencatatan data ID staf secara akurat, membongkar barang, dan memeriksa kesesuaiannya dengan bill of landing.

2. Storage atau penyimpanan

Setelah mengidentifikasi barang, perlu untuk memberikan ruang di dalam gudang bagi barang tersebut sesuai dengan volume, berat, dan omset.

3. Control of inventories atau pengendalian persediaan

Perlu untuk mengetahui tidak hanya produk yang dimiliki di gudang, tetapi juga letak lokasinya dan sasaran pergerakannya.

4. Picking atau pemetikan

Berarti memilih dan mengumpulkan produk di gudang untuk memenuhi pengiriman yang dipesan.

5. Shipping atau pengiriman

Merupakan prosedur untuk mendokumentasikan pengiriman, melakukan pemeriksaan fisik kargo untuk memastikan sudah sesuai dengan barang, dan memasukkannya ke dalam kendaraan pengangkutan yang sesuai.

Cara Kerja Warehouse Management System

Tujuan penggunaan sistem ini adalah untuk mengotomatiskan tugas dan mempercepat kinerja operasional serta menghilangkan kesalahan. Warehouse management system memerlukan semua jenis informasi untuk memantau barang secara akurat dan menyiapkan laporan yang memberikan validasi produktivitas dan hasil dari setiap tugas yang dilakukan di gudang. Jenis informasi yang diperlukan terdiri dari:

• Informasi yang berkaitan dengan manajemen warehouse management, seperti kinerja dan hasil kerja

• Informasi yang berkaitan dengan kemungkinan untuk melihat dan menelusuri barang, dengan kata lain dapat memantau dan menemukan barang atau kargo di setiap rute yang diambil dari asal pengiriman ke tempat tujuan dengan menggunakan sistem seperti barcode and label RFID

Untuk implementasi sistem manajemen yang sukses, Anda harus fokus pada beberapa aspek berikut:

• Bertujuan untuk integrasi sistem manajemen yang mudah dengan ERP Anda, karena Anda perlu berbagi informasi di antara mereka untuk memudahkan membuat keputusan yang tepat.

• Pastikan dapat merekam kode seperti barcode dan label RFID yang dapat merekam proses masuk, perpindahan, pengumpulan, dan pengeluaran barang menjadi lebih mudah.

• Lakukan penilaian awal atas proses Anda untuk mengeliminasi gerakan dan tugas yang tidak perlu sehingga penerapan sistem manajemen baru dibangun di atas proses yang gesit.

Meningkatkan Produktivitas Gudang

Cara untuk meningkatkan produktivitas gudang adalah dengan memanfaatkan ruang yang tersedia sebaik mungkin dengan menggunakan solusi manajemen dan teknologi. Berikut adalah beberapa prinsip yang dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas gudang dan berdampak positif pada profitabilitas perusahaan:

• Gunakan ruang yang tersedia secara maksimal dan efektif. Tidak mudah mendapatkan ruang untuk memperluas gudang Anda, tetapi Anda dapat memanfaatkan semua ruang vertikal dengan sebaik-baiknya secara efisien.

• Perhatikan tugas seperti penataan rak, pengisian ulang untuk persediaan, dan lokasi barang karena akan memudahkan untuk menemukan dan mengumpulkan produk serta menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.

• Buat rancangan alur kerja untuk meminimalisasi hambatan di dalam gudang dan menghindari gangguan yang tidak produktif di antara karyawan.

• Tetapkan letak rak terkait dengan perputaran barang sehingga penempatan dan pengumpulannya efisien.

• Otomatisasi prosedur dengan menggunakan sistem komputer atau robot untuk mentransfer dan menempatkan barang dalam upaya menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

• Dengarkan masukan dari staf Anda tentang cara meningkatkan kinerja operasional. Staf bekerja di lapangan sepanjang waktu sehingga lebih mengenal masalah operasional yang terjadi dan dapat memberikan solusi yang lebih efisien.

• Nilai kinerja operasional secara berkala dan terbuka untuk perubahan sehingga Anda dapat menerapkan sistem peningkatan berkelanjutan.

Rancangan Gudang yang Lebih Efisien

Tata letak gudang harus bertujuan untuk memaksimalkan kapasitasnya. Berikut merupakan beberapa contoh solusi yang dapat Anda coba:

• Selective racking

Anda dapat menggunakannya untuk menempatkan hingga dua palet dari depan ke belakang, mengurangi ruang depan untuk setiap jenis barang. Sistem ini dapat digunakan untuk mengurangi jumlah lorong di antara rak, dengan demikian dapat memanfaatkan area gudang dengan lebih baik.

• Mezzanine

Mezzanine adalah platform yang ditempatkan pada ketinggian dan posisi yang berbeda sehingga Anda dapat menggunakan semua ruang vertikal di gudang. Mezzanine dapat digunakan untuk menyimpan barang atau sebagai ruang kantor.

• Drive In

Berguna saat kita menyimpan produk yang sama dalam jumlah besar. Terdiri dari beberapa rak yang menyambung tanpa lorong di antara rak-rak tersebut, kemudian menggunakan forklift untuk menaikkan beban ke tempat di mana barang akan dipindah dan diatur.

Saat ini, warehouse management yang efisien sangat penting untuk mempertahankan daya saing perusahaan di lingkungan bisnis. Manajemen gudang yang optimal harus mencerminkan layanan tambahan, pengurangan biaya, dan nilai secara keseluruhan dapat berkontribusi pada rantai pasokan. Hal ini menjadi salah satu kunci penting untuk memastikan perusahaan Anda terus memenuhi sasaran profitabilitasnya.