Pentingnya Training Need Analysis untuk Mengidentifikasi Gap Kompetensi Karyawan

Salah satu isu penting dalam ranah sumber daya manusia adalah pelatihan dan pengembangan karyawan. Pengembangan karyawan perlu untuk secara berkala direncanakan dan diselenggarakan untuk memastikan bahwa karyawan dapat memberikan kinerja sesuai harapan organisasi. Identifikasi atas gap atau kesenjangan antara kemampuan karyawan dan kinerja yang diharapkan tentunya akan sangat membantu organisasi dalam menentukan langkah yang perlu diambil untuk dapat mengatasi kesenjangan ini.

Meski demikian, dalam merancang suatu program pelatihan dan pengembangan, perusahaan tentu saja perlu untuk memastikan bahwa program tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Salah satunya adalah dengan melakukan Training Need Analysis (TNA). TNA merupakan upaya tersistematis untuk mengidentifikasi kesenjangan kompetensi karyawan saat ini dengan yang diharapkan untuk dimiliki. Harapannya, jika kesenjangan tersebut diketahui dan dilakukan tindak lanjut, maka, karyawan akan dapat memiliki kemampuan yang cukup untuk mengerjakan pekerjaannya sehingga dapat menunjukkan kinerja sesuai harapan. 

Langkah Training Need Analysis

Terdapat beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengidentifikasi gap kompetensi melalui analisis kebutuhan pelatihan atau Training Need Analysis (TNA), 

1. Tentukan tujuan (objective) yang ingin dicapai

Mulailah dengan menentukan dengan jelas tujuan organisasi atau departemen. Hal akan membantu Anda mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini.

2. Identifikasi standar kinerja

Tentukan standar kinerja yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Standar-standar ini akan membantu Anda mengevaluasi kinerja karyawan dan mengidentifikasi gap yang perlu diatasi.

3. Lakukan asesmen kompetensi

Evaluasi kompetensi (keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan) karyawan saat ini. Identifikasi area di mana karyawan tidak memenuhi standar kinerja.

4. Tentukan apa yang menjadi kebutuhan pelatihan

Berdasarkan hasil asesmen dan standar kinerja yang sudah ditentukan, tentukan kebutuhan pelatihan karyawan. Identifikasi keterampilan dan pengetahuan khusus yang perlu dikembangkan atau ditingkatkan melalui pelatihan.

5. Kembangkan rencana pelatihan

Kembangkan rencana pelatihan atas kebutuhan pelatihan yang teridentifikasi. Rencana ini harus mencakup tujuan pelatihan, metode pelatihan, dan langkah-langkah evaluasi pelatihan.

6. Implementasikan rencana pelatihan

Terapkan rencana pelatihan dan berikan karyawan pelatihan yang diperlukan. Lakukan pula evaluasi atas efektivitas pelatihan dengan mengukur kinerja karyawan sebelum dan sesudah pelatihan.

7. Monitor dan evaluasi hasil

Terus lakukan monitoring dan evaluasi hasil pelatihan untuk melihat apakah pelatihan telah meningkatkan kinerja karyawan dan apakah tujuan pelatihan  telah tercapai

Peran Assessment Center dalam Training Need Analysis

Salah satu langkah dalam Training Need Analysis adalah melakukan asesmen kompetensi karyawan. Hal ini salah satunya dapat dilakukan dengan metode Assessment Center. Dalam sebuah Assessment Center, para peserta akan menjalani berbagai jenis simulasi yang dirancang khusus untuk mengukur kompetensi mereka. Simulasi-simulasi tersebut mencakup berbagai aspek, seperti keterampilan kepemimpinan, kemampuan berkomunikasi, serta kemampuan untuk bekerja dalam tim. Hasil dari Assessment Center ini dapat memberikan informasi yang sangat penting bagi perusahaan dalam mengembangkan program pelatihan yang efektif, termasuk dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang lebih spesifik. Misalnya, jika hasil dari Assessment Center menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan memiliki kesulitan dalam bekerja dalam tim, maka perusahaan dapat merancang program pelatihan yang fokus pada pengembangan kemampuan kerja tim.

Selain melihat kompetensi untuk posisi saat ini, Assessment Center juga dapat membantu perusahaan mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi untuk mengambil peran kepemimpinan di masa depan. Dalam Assessment Center, karyawan dapat dinilai untuk melihat kemampuan kepemimpinan mereka, serta keterampilan lainnya yang diperlukan untuk menjadi pemimpin yang efektif. Hasil dari penilaian tersebut dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan program pengembangan kepemimpinan yang sesuai. Oleh sebab itu, Assessment Center dapat digunakan untuk merencanakan suksesi kepemimpinan di masa mendatang. 

Artikel ditulis oleh Herjuno Tisnoaji - Resident Assessor prasmul-eli