Tidak semua proses kerja bisa dilakukan dengan lancar dan tanpa kesalahan. Mungkin Anda perlu melalui kegagalan terlebih dahulu sebelum menemukan cara kerja yang tepat. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menghindari kesalahan dalam sebuah workflow.
Pada dasarnya, workflow tidak terbatas digunakan pada konteks pekerjaan. Sebuah proses sederhana seperti mencuci pakaian juga bisa disebut sebagai workflow. Artinya, Anda bisa saja melakukan beberapa cara berbeda untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efisien.
Saat diimplementasikan dalam konteks organisasi, pengaturan workflow akan melibatkan beberapa proses dan mungkin lebih dari satu orang. Karena itu, penting untuk dapat melakukan workflow management yang efisien dalam menjalankan bisnis.
Sebagian besar business workflow tidak akan berhasil tanpa bimbingan manajer yang terampil. Sebelum kita membahas elemen workflow secara spesifik, berikut beberapa alasan mengapa workflow management itu penting.
Hampir semua proses yang terdiri atas beberapa langkah dapat dianggap sebagai sebuah workflow. Terdapat banyak variasi dalam langkah-langkah yang disertakan. Namun, semua workflow setidaknya memiliki enam elemen kunci, di antaranya sebagai berikut.
Stakeholder adalah individu atau kelompok yang terpengaruh oleh workflow dalam beberapa cara. Misalnya, stakeholder dalam proses penerbitan blog adalah penulis, editor, dan penerbit. Namun, Anda adalah satu-satunya stakeholder dalam proses menyikat gigi.
Hal yang dimaksud mengacu pada bahan mentah atau informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah workflow. Input adalah komponen pertama dari setiap workflow. Ini adalah sumber daya yang menyelesaikan atau memulai sebuah fase atau proses.
Input untuk penerbitan blog berupa topik, penelitian, dan konten, sementara input dalam proses menyikat gigi adalah sikat gigi, pasta gigi, dan air.
Output adalah produk akhir atau hasil dari sebuah workflow. Output juga bisa berfungsi sebagai input untuk langkah berikutnya dalam sebuah workflow.
Langkah merupakan sebuah tugas yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan workflow. Dalam contoh workflow penerbitan blog, langkah-langkahnya mencakup menulis konten, mengedit artikel, dan menerbitkannya secara online.
Transformasi mengacu pada proses mengubah input menjadi output. Tahap ini juga bisa berupa aturan atau arahan tempat input diterima dan proses yang terjadi saat input diterima.
Sebuah postingan blog mengalami transformasi saat konten ditulis, diedit, dan kemudian dipublikasikan. Proses sederhana seperti menyikat gigi juga mengubah kondisi gigi yang bertransformasi dari tidak disikat menjadi bersih berkilau.
Syarat atau kondisi adalah sesuatu yang harus dipenuhi untuk dapat menyelesaikan sebuah workflow. Contohnya, bagi seorang blogger, syarat yang perlu dipenuhi mungkin memiliki klien yang memesan postingan atau memiliki blog pitch yang diterima oleh penerbit. Contoh sederhana lainnya, mencuci baju hanya dapat dilakukan dengan syarat memiliki air bersih.
Sebuah workflow dapat berupa proses, proyek, atau studi kasus tertentu. Semua prosedur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan workflow tertentu harus dapat disederhanakan menjadi beberapa elemen dasar di atas. Dengan begitu, Anda bisa melakukan peran sebagai seorang manajer yang baik dalam proses kerja yang terjadi dalam organisasi.
Tidak semua proses kerja bisa dilakukan dengan lancar dan tanpa kesalahan. Mungkin Anda perlu melalui kegagalan terlebih dahulu sebelum menemukan cara kerja yang tepat. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menghindari kesalahan dalam sebuah workflow.
Pada dasarnya, workflow tidak terbatas digunakan pada konteks pekerjaan. Sebuah proses sederhana seperti mencuci pakaian juga bisa disebut sebagai workflow. Artinya, Anda bisa saja melakukan beberapa cara berbeda untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efisien.
Saat diimplementasikan dalam konteks organisasi, pengaturan workflow akan melibatkan beberapa proses dan mungkin lebih dari satu orang. Karena itu, penting untuk dapat melakukan workflow management yang efisien dalam menjalankan bisnis.
Sebagian besar business workflow tidak akan berhasil tanpa bimbingan manajer yang terampil. Sebelum kita membahas elemen workflow secara spesifik, berikut beberapa alasan mengapa workflow management itu penting.
Hampir semua proses yang terdiri atas beberapa langkah dapat dianggap sebagai sebuah workflow. Terdapat banyak variasi dalam langkah-langkah yang disertakan. Namun, semua workflow setidaknya memiliki enam elemen kunci, di antaranya sebagai berikut.
Stakeholder adalah individu atau kelompok yang terpengaruh oleh workflow dalam beberapa cara. Misalnya, stakeholder dalam proses penerbitan blog adalah penulis, editor, dan penerbit. Namun, Anda adalah satu-satunya stakeholder dalam proses menyikat gigi.
Hal yang dimaksud mengacu pada bahan mentah atau informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah workflow. Input adalah komponen pertama dari setiap workflow. Ini adalah sumber daya yang menyelesaikan atau memulai sebuah fase atau proses.
Input untuk penerbitan blog berupa topik, penelitian, dan konten, sementara input dalam proses menyikat gigi adalah sikat gigi, pasta gigi, dan air.
Output adalah produk akhir atau hasil dari sebuah workflow. Output juga bisa berfungsi sebagai input untuk langkah berikutnya dalam sebuah workflow.
Langkah merupakan sebuah tugas yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan workflow. Dalam contoh workflow penerbitan blog, langkah-langkahnya mencakup menulis konten, mengedit artikel, dan menerbitkannya secara online.
Transformasi mengacu pada proses mengubah input menjadi output. Tahap ini juga bisa berupa aturan atau arahan tempat input diterima dan proses yang terjadi saat input diterima.
Sebuah postingan blog mengalami transformasi saat konten ditulis, diedit, dan kemudian dipublikasikan. Proses sederhana seperti menyikat gigi juga mengubah kondisi gigi yang bertransformasi dari tidak disikat menjadi bersih berkilau.
Syarat atau kondisi adalah sesuatu yang harus dipenuhi untuk dapat menyelesaikan sebuah workflow. Contohnya, bagi seorang blogger, syarat yang perlu dipenuhi mungkin memiliki klien yang memesan postingan atau memiliki blog pitch yang diterima oleh penerbit. Contoh sederhana lainnya, mencuci baju hanya dapat dilakukan dengan syarat memiliki air bersih.
Sebuah workflow dapat berupa proses, proyek, atau studi kasus tertentu. Semua prosedur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan workflow tertentu harus dapat disederhanakan menjadi beberapa elemen dasar di atas. Dengan begitu, Anda bisa melakukan peran sebagai seorang manajer yang baik dalam proses kerja yang terjadi dalam organisasi.
