Perbedaan Synchronous vs Asynchronous Meeting dalam Pekerjaan
Synchronous meeting merupakan jenis rapat yang disukai banyak orang. Namun, menurut studi Harvard Business Review dari tahun 2017, sebanyak 71% manajer senior mengatakan bahwa rapat jenis tersebut tidaklah produktif dan efisien. Oleh karena itu, asynchronous meetings atau yang lebih dikenal dengan rapat asynchronous dapat menjadi pilihan lain.
Berbeda dengan rapat sinkron, asynchronous meeting memungkinkan anggota tim untuk hadir dalam waktu yang mereka tentukan sendiri dengan lebih sedikit komunikasi real time. Meskipun sebagian besar jenis rapat ini memerlukan penggunaan alat rapat jarak jauh, rapat asynchronous mulai populer dan menjadi pilihan banyak orang.
Perbedaan Synchronous dan Asynchronous Meeting
Perbedaan antara rapat sinkron dan asynchronous adalah peserta dalam rapat sinkron hadir pada waktu yang sama, sedangkan dalam rapat asynchronous tidak. Sederhananya, pertemuan sinkron terjadi ketika semua peserta hadir pada satu waktu dan tempat yang telah diatur sebelumnya, baik secara langsung maupun online, seperti dalam panggilan Zoom.
Rapat sinkron dapat berbentuk seperti rapat tatap muka, video conference, rapat hybrid, dan panggilan telepon. Dengan melakukan rapat sinkron diharapkan peserta dapat hadir pada waktu yang sama di tempat kerja.
Sementara itu asynchronous mengacu pada sesuatu yang tidak terjadi pada waktu yang sama. Jadi, dalam konteks pekerjaan, rapat asynchronous adalah kolaborasi antar rekan kerja yang tidak berada dalam satu waktu dan tempat yang sama. Beberapa jenis rapat asynchronous di antaranya adalah email, instant messaging, utas message atau komentar dalam management tools, voice notes, dan pre-recorded video.
Masing-masing rapat sinkron dan asynchronous memiliki kelebihan dan kekurangan. Perlu dipahami pula bahwa tidak semua pembicaraan dapat dilakukan dengan format yang sama. Agar dapat memilih yang paling sesuai, berikut beberapa jenis rapat yang lebih baik dilakukan secara asynchronous.
1. Laporan Status Proyek
Dalam format asynchronous, rapat update status proyek dapat menjadi lebih efisien, sebab semua orang dapat berkontribusi ketika mereka memiliki kesempatan. Selain itu, mereka tidak perlu menunda melakukan pekerjaan yang lebih penting hanya untuk mengucapkan beberapa patah kata.
2. Pengumuman
Rapat update status proyek kurang lebih sama dengan rapat pengumuman. Namun, rapat pengumuman membutuhkan lebih sedikit komunikasi dan feedback. Berbagi beberapa pemberitahuan atau informasi dengan tim memang penting, begitu juga mendengar pendapat mereka tentang masalah tersebut. Namun, agar lebih efisien tidak perlu melakukan hal tersebut dalam satu waktu.
3. Project Review
Setelah melakukan promosi penjualan atau presentasi, penting untuk melakukan rapat tinjauan. Ini dilakukan untuk membantu anggota tim dalam mengejar dan memahami pekerjaan mereka. Dengan melakukan rapat asynchronous, feedback dapat diberikan, sehingga anggota tim mengetahui proses dan perkembangan pekerjaan mereka.
4. Goal progress
Memastikan semua orang memiliki tujuan yang sama sangat penting. Namun, jangan sampai menghambat pekerjaan utama mereka. Di sini rapat asynchronous memungkinkan Anda untuk melihat goal progress setiap orang secara periodik, sehingga dapat menghemat waktu dan biaya organisasi.
5. Sesi Brainstorming
Harvard Business Review melaporkan bahwa sebanyak 70% peserta dalam sebuah penelitian tampil lebih buruk dalam sesi brainstorming tradisional daripada sesi online. Tidak seperti rapat sinkron, rapat asynchronous dapat mengumpulkan feedback secara anonim, sehingga peserta merasa lebih nyaman. Feedback pun akan dinilai secara adil, sebab tidak ada yang tahu pemilik pendapat tersebut.
6. Approval request
Mendapatkan persetujuan bukanlah perkara yang mudah. Untuk mendapatkan persetujuan terkadang dibutuhkan waktu berhari-hari, bahkan berminggu-minggu untuk mengatur jadwal, dan mengumpulkan dokumen yang diperlukan.
Dengan rapat asynchronous, peserta dapat fokus pada agenda yang lebih penting. Ketika peserta memiliki waktu luang atau istirahat, Anda dapat mengumpulkan persetujuan dari mereka. Dengan begitu, persetujuan akan lebih mudah dicapai.
7. Kickoff meeting
Kickoff meeting mencakup banyak hal, seperti mengatur tema proyek, tujuan, dan tenggat waktu untuk proyek baru. Namun, karena detail baru dapat muncul secara tiba-tiba, informasi dalam rapat dapat berubah.
Saat sudah beralih pada tahap eksekusi, format asynchronous bisa menjadi sangat ideal. Anda dapat merekam dan melihatkan presentasi video, menambahkan catatan, dan memberikan ruang bagi peserta lain untuk memberikan pendapat mereka.
8. Pertemuan yang Tidak Produktif
Rapat memang tidak selalu produktif, tetapi sering kali diperlukan. Terlebih untuk mengetahui perkembangan bisnis, seperti rapat antar departemen, check-in bulanan, dan sebagainya. Melalui rapat asynchronous, pertemuan itu akan lebih efisien agar setiap orang dapat melakukan diskusi yang lebih konstruktif.
Pengaplikasian rapat synchronous dan asynchronous bisa disesuaikan dengan topik yang perlu diulas oleh peserta yang terlibat. Namun, terbiasa bertemu tatap muka atau pada waktu tertentu tidak menjadikan pertemuan tatap muka menjadi pilihan terbaik untuk berdiskusi. Pada beberapa kesempatan, rapat asynchronous bisa berfungsi efisien jika setiap orang bertanggung jawab dan disiplin sesuai perannya di perusahaan.