Cara Membuat Laporan yang Baik dan Mudah Dimengerti

Membuat laporan seringkali menyita banyak waktu dan tenaga, selain mengolah data yang ada juga diperlukan kemampuan untuk membuatnya terlihat sederhana serta mudah dipahami. Adanya laporan seringkali diartikan sebagai sebuah rangkuman dari kegiatan atau proyek yang telah selesai. Dalam upaya menarik sekaligus menahan perhatian pembaca laporan, kualitas laporan yang Anda buat perlu untuk:

• Terlihat menarik dan mudah dipahami sejak halaman pertama
• Membantu pembaca memahami bahwa di dalam laporan tersedia informasi yang penting
• Mudah dipahami dan mudah untuk menemukan hal yang ingin diketahui oleh pembaca

Berikut adalah beberapa tips lainnya yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan kualitas laporan Anda.

1. Gunakan Desain untuk Memperjelas Tujuan Laporan

Pembuatan laporan dikerjakan di akhir sebuah kegiatan atau proyek yang biasanya memiliki waktu terbatas untuk menyelesaikannya. Namun, bukan berarti keterbatasan waktu dijadikan alasan untuk membuat laporan apa adanya. 

Desain pada laporan menjadi salah satu hal yang penting untuk diimplementasikan, bukan hanya karena keindahan tetapi untuk mempermudah pembaca dalam memahami laporan. Berikut adalah beberapa hal terkait desain yang dapat diterapkan untuk memperjelas laporan:

• Berikan format yang berbeda antara judul, sub judul, dan isi, supaya terlihat menonjol dan mudah dibaca.
• Pertimbangkan untuk menambahkan beberapa kalimat pendek atau highlight di beberapa bagian sehingga pembaca dapat mengetahui isi laporan, hal yang perlu dipahami, dan cara mereka menggunakan informasi tersebut.
• Gunakan fitur desain, seperti warna, foto, atau gambar untuk menarik perhatian dan memperjelas isi laporan.

2. Membuat Laporan Terlihat Mudah Dibaca

Masih berkaitan dengan tips sebelumnya, desain menjadi hal yang tidak kalah penting dengan isi dari laporan itu sendiri. Anda dapat memanfaatkan berbagai jenis strategi desain untuk menciptakan persepsi bahwa laporan yang Anda buat mudah dibaca dan dipahami. Strategi tersebut berkaitan dengan layout, font, dan warna yang dipilih sebagai desain laporan Anda.

• Layout: Cara Mendistribusikan Konten Pada Halaman

  • Pisahkan teks menjadi paragraf pendek dan bullet point sehingga mudah untuk dibaca sekilas.

  • Jaga tata letak tetap sederhana dan rapi, dengan banyak margin dan ruang putih (area kosong yang memberikan kesempatan bagi mata untuk beristirahat).

  • Ratakan teks di sebelah kiri agar lebih mudah dibaca, pembaca kadang mengabaikan judul yang letaknya di tengah.

• Ukuran dan Jenis Font

  • Buat teks cukup besar agar mudah dibaca dan pilih font yang mudah dibaca pula. Font serif memiliki sedikit guratan di ujung huruf, sedangkan font sans serif tidak. Maka font sans serif lebih mudah dibaca, terutama di layar (komputer) sehingga cocok untuk laporan yang ada pada website. Sedangkan laporan dalam media cetak dapat menggunakan kombinasi font serif untuk teks utama dan font sans serif untuk judul, subjudul, dan label.

  • Gunakan huruf tebal untuk menyorot kata dan frasa yang penting. Pilih kata dan frasa yang benar-benar perlu penebalan, karena teks jika terlalu panjang dibuat blok atau huruf tebal akan sulit dibaca.

• Warna dan Kontras Font

  • Pertahankan kontras tinggi antara teks dan background. Teks hitam dengan layar belakang putih atau sangat terang adalah teks yang paling mudah dibaca.

  • Hati-hati dalam memilih teks berwarna. Hindari memberi warna terang seperti oranye atau kuning dengan background yang terang pula.

  • Meminimalkan penggunaan reversed-out text atau teks yang terbalik (tulisan berwarna terang dengan background yang gelap), karena akan susah untuk dibaca terutama pada media cetak. Selain itu, jika pembaca akan menyetak sendiri, maka reversed-out text akan membutuhkan tinta yang lebih banyak dan cenderung boros.

  • Hindari mencetak teks pada background berwarna kecuali warna yang sangat terang (seperti kuning pucat).

  • Untuk kemudahan membaca, jangan letakkan teks di atas foto atau background berpola.

3. Penggunaan Visual untuk Memperkuat Konten

Foto, ilustrasi, atau elemen desain lainnya dapat menambahkan kesan ramah dan mudah dipahami, serta ketertarikan visual pada laporan Anda. Pilih visual yang jelas, rapi, dan mendukung laporan tetapi tetap sesuai dengan budaya atau kebiasaan dari pembaca yang dituju.

Visual harus mencerminkan pokok bahasan laporan Anda. Gunakan gambar untuk mempertegas isi atau pesan utama, bukan sekadar menghias laporan. Misal, jika Anda menunjukkan pekerjaan yang berkaitan dengan tindakan operasi, Anda dapat menambahkan foto atau gambar yang berkaitan dengan tim bedah yang sedang melakukan tindakan operasi.

4. Permudah Navigasi Laporan dan Ambil Poin Utama

Menggunakan kombinasi teks dan grafik dapat memberikan sinyal navigasi yang jelas dan konsisten bagi pembaca, sehingga dapat memandu mereka dengan lancar dalam memahami laporan Anda. Sinyal navigasi tersebut membantu orang memperhatikan hal-hal yang ada di dalam laporan dan membantu mereka menemukan bagian yang mereka cari tanpa mengganggu atau menyesatkan mereka dalam laporan.

• Gunakan heading atau subheading yang informatif. Dapat didesain untuk lebih menonjol agar mudah dibaca sekilas dengan menciptakan kontras yang kuat antara teks dan judul, serta sisakan ruang yang cukup di sekitaran judul.

• Konsisten. Desain yang konsisten membantu mengarahkan orang, memfasilitasi skimming  atau baca cepat, dan memungkinkan navigasi melalui laporan.

  • Menjaga tata letak halaman dan fitur desain secara keseluruhan, konsisten dari satu halaman ke halaman lainnya. Meskipun setiap halaman dalam laporan memiliki konten yang berbeda, sebaiknya desain dasarnya harus tetap sama.

  • Pertahankan format judul, bullet points, label, dan teks lainnya agar format tetap sama di seluruh laporan.

  • Dalam laporan tercetak, buat letak nomor halaman dan teks referensi lainnya sama di setiap halaman.

  • Dalam laporan website, berikan tautan navigasi untuk setiap judul utama dan pertahankan posisi yang sama di setiap halaman.

5. Format Bagan dan Grafik Menjadi Menarik dan Mudah Dipahami

Badan perbandingan dan grafik batang yang menunjukkan data dapat mengintimidasi pembaca. Anda dapat menggunakan format yang sudah ada untuk dapat membantu menjadikan tampilan data ini lebih bersih dan lebih mudah dibaca.

• Jaga tata letak tetap bersih dan rapi. Sediakan ruang yang cukup agar tampilan tidak terlihat ramai dan ukuran tulisan cukup besar agar mudah dibaca.
• Letakkan legenda dan materi referensi penting lainnya di tempat yang menonjol (misal di kiri atas bagan).
• Perhatikan penggunakan garis pada bagan kolom.
• Cobalah menghindari penggunaan footnotes atau catatan kaki pada tampilan data. Selain memberikan beban kognitif bagi pembaca, catatan kaki juga mudah terlewatkan dan tidak semua orang tahu apa itu catatan kaki.

6. Gunakan Warna dengan Cara yang Konsisten dan Bermakna

Warna adalah alat yang ampuh untuk membantu orang membaca sekilas informasi dan memilih pola penting, seperti kinerja baik dan buruk. Tetapi salah dalam memilih warna juga dapat memberikan efek berlebihan serta membingungkan bagi pembaca laporan.

• Gunakan warna dengan sengaja untuk membantu menarik pembaca ke poin penting. 
• Perlu diingat bahwa beberapa pembaca memiliki persepsi warna yang terbatas. Selain itu, dalam laporan website, warna dapat berbeda dari satu pembaca dengan pembaca lainnya karena perbedaan perangkat komputer.
• Format apapun yang Anda gunakan, versi hitam putihnya harus seinformatif versi warna. Beberapa pembaca mungkin melihat fotokopi laporan tercetak atau halaman dari laporan website juga dalam versi hitam putih.
• Agar pembaca tidak bingung, gunakan warna secara konsisten.
• Jika Anda menggunakan simbol dalam bagan perbandingan, gunakan bentuk dan warna dengan kontras yang kuat untuk membantu pembaca melihat pola kinerja dalam bagan.
• Waspadai dampak warna pada anggaran Anda terutama untuk laporan tercetak.

Walau masih banyak pihak mengesampingkan penggunaan desain pada laporannya, sesungguhnya pengaplikasian desain pada laporan penting untuk dipraktikkan. Selain untuk memperindah dan membuat lebih menarik bagi para pembaca, tujuan utamanya adalah supaya laporan Anda dibaca, dipahami, dan didiskusikan. Detail pada desain tidak perlu semuanya Anda kuasai, tapi buatlah laporan yang rapi serta konsisten sehingga mudah dibaca dan dipahami.