Cara Mengelola Beban Kerja yang Berat

Ketika bekerja, Anda memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan secara maksimal dan tepat waktu. Namun, beban pekerjaan tidak dapat Anda prediksi. Ketika Anda memiliki pekerjaan yang banyak dan sulit, tidak jarang akan membuat Anda kewalahan dan stress, sehingga mengganggu produktivitas. 

Agar tetap terjaga ada baiknya Anda mulai memperhatikan metode dalam bekerja. Dengan metode kerja yang tepat maka work-life balance dan kesehatan mental Anda akan terjaga. Namun, bagaimana caranya Anda dapat meningkatkan produktivitas di saat beban kerja yang berat?

Metode produktivitas untuk mengelola beban kerja yang berat

Akan sangat sulit menyelesaikan pekerjaan di saat Anda tidak produktif. Sementara itu, Anda tidak dapat memprediksi pekerjaan yang akan datang. Namun, meningkatkan produktivitas pun rasanya tidak mungkin. Sementara itu pekerjaan sudah menumpuk dan semakin banyak. Untuk mengatasi masalah ini Anda dapat melakukan beberapa cara, sehingga beban kerja berkurang:

1. Hilangkan gangguan yang tidak perlu

Tanpa disadari banyak hal di sekitar yang dapat mengganggu konsentrasi Anda. Gangguan tersebut bisa berupa notifikasi handphone, email subscription yang tidak pernah dibaca, obrolan tidak penting di kantor, dan bahkan meja kerja yang berantakan. Untuk menghilangkannya, Anda dapat mematikan notifikasi handphone dan unsubscribe email yang tidak penting.

Bersihkan meja kerja Anda dari hal-hal yang tidak perlu. Hancurkan dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan atau pindahkan ke format digital sehingga area kerja dan pikiran Anda akan lebih rapi dan teratur. Proses ini akan terasa sulit dimulai karena sering kali kita menjadi sentimental dengan objek tertentu. Namun, hal itu dapat membuat Anda lebih produktif. 

2. Dahulukan pekerjaan yang sulit

Salah satu hal terpenting dalam bekerja adalah mampu mengelola beban pekerjaan. Ketika bekerja, ada baiknya Anda menyelesaikan pekerjaan yang sulit terlebih dahulu. Ini dilakukan karena biasanya pekerjaan tersebut yang akan menghabiskan waktu dan energi paling banyak.

Secara keseluruhan orang-orang paling produktif di pagi hari. Setelah masuk kantor, luangkan beberapa menit untuk mempersiapkan diri untuk hari itu, dan kemudian mulailah melakukan pekerjaan tersulit Anda. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir akan pekerjaan yang belum selesai, karena Anda sudah menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan perhatian lebih.

3. Atur waktu istirahat

Untuk tetap produktif Anda perlu istirahat yang teratur, sehingga duduk di depan layar laptop atau komputer sepanjang hari bukanlah cara terbaik menyelesaikan pekerjaan. Jika Anda duduk di meja selama bertahun-tahun, pikiran Anda bisa mulai mandek. Ini akan memperlambat alur kerja dan membuat Anda tidak bersemangat.

Untuk mengatasi hal ini, menjauhlah sebentar dari meja kerja Anda. Istirahat selama lima menit dalam satu jam atau lebih. Cari udara segar, sehingga pikiran Anda tetap tenang dan tidak stres. Dengan beristirahat secara teratur ini akan mengurangi kelelahan jangka panjang dan menjaga tingkat produktivitas Anda dalam bekerja.

4. Fokus pada satu hal sekaligus

Jika Anda mencoba untuk menyelesaikan semua pekerjaan sekaligus, hasilnya tidak akan maksimal. Luangkan waktu sebentar untuk mencari tahu semua hal yang perlu Anda lakukan. Agar tidak lupa, catat dalam jurnal atau reminder dan kemudian buat jadwal yang dapat Anda kerjakan satu per satu.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan teknik yang digunakan oleh mantan Presiden Amerika Serikat Dwight Eisenhower. Teknik ini dikenal dengan Eisenhower Box yang digunakan untuk mengatur tugas sesuai dengan kepentingan dan urgensinya. Nantinya pekerjaan tersebut dibagi menjadi:

1. Penting dan mendesak: lakukan sekarang

2. Penting dan tidak mendesak: lakukan nanti

3. Tidak penting dan mendesak: distribusikan tugas

4. Tidak penting dan tidak mendesak: abaikan

Meski terkesan sederhana cara seperti ini memungkinkan Anda untuk bekerja lebih cepat. Karena waktu yang Anda gunakan untuk memikirkan pekerjaan yang selanjutnya harus dilakukan sudah berkurang. Waktu, pikiran, dan perhatian Anda akan lebih terfokus pada satu pekerjaan terlebih dahulu, sebelum nantinya Anda mengerjakan yang lain.

5. Atur pekerjaan

Ketika seseorang menyelesaikan banyak tugas dalam sehari, maka akan timbul perasaan lega, dan bangga. Hal tersebut juga menjaga dan meningkatkan moral Anda sebagai karyawan. Beban pekerjaan tidak perlu diubah. Bagilah tugas ke beberapa bagian sehingga pekerjaan akan lebih mudah diselesaikan, dan dapat membantu Anda untuk tahu pekerjaan yang dapat didahulukan.

Daripada hanya melihat berapa lama Anda menyelesaikan sebuah pekerjaan. Mengorganisir beban pekerjaan seperti ini memungkinkan Anda untuk melihat progress. Anda akan mengetahui pekerjaan yang menghabiskan waktu terlama dan paling singkat. Dengan begitu, Anda dapat mengontrol beban pekerjaan berikutnya. 

6. Konsumsi makanan sehat

Mengkonsumsi gula berlebih dapat berdampak fatal bagi kesehatan tubuh. Gula memang dapat memberikan energi secara singkat, sehingga Anda terpacu untuk beraktivitas. Namun, ketika kandungan gula dalam tubuh tersebut hilang, Anda akan merasa lebih lelah daripada sebelumnya.

Oleh karena itu, ada baiknya Anda mulai mengkonsumsi makanan yang bergizi dan memiliki vitamin tinggi. Anda dapat mulai rajin memakan buah, sayur, dan camilan sehat lainnya. Kandungan dalam buah memicu pelepasan energi yang lebih lambat dan berkelanjutan. Karena itu, energi Anda akan tetap terjaga dan tidak cepat lelah.

7. Hias ruang kerja dengan tanaman

Tanaman memang membutuhkan perawatan dan perhatian yang lebih. Namun, tanaman dapat membantu menghilangkan stres, penat, dan meningkatkan produktivitas Anda. Tingkat efek ini bervariasi pada setiap orang, tetapi secara keseluruhan memiliki tanaman di dekat Anda sangat bermanfaat bagi mental Anda.

Oleh karena itu, Anda dapat menghias ruang kerja dengan tanaman. Jika tidak ingin merawat tanaman yang terlalu high maintenance, Anda dapat memilih tanaman yang minim perawatan dan tidak mudah mati. Beberapa tanaman yang dapat Anda pilih adalah kaktus, dan sukulen.

Ada banyak cara untuk meningkatkan produktivitas. Dengan melakukan hal-hal di atas, Anda dapat menyortir beban kerja lebih cepat, dan mampu untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Lakukanlah kegiatan yang paling efektif untuk produktivitas Anda.