Manajemen Perubahan: Arti, Manfaat, Framework, dan Langkah Melakukannya

Dalam sebuah perusahaan, perubahan dapat mengakibatkan menurunnya produktivitas kerja hingga kerugian. Maka dari itu, dibutuhkan manajemen perubahan yang tepat.

Ada berapa jenis framework yang bisa Anda gunakan untuk memastikan perubahan dalam bisnis dapat dijalankan dan diterima dengan baik. Dalam artikel ini akan kami jelaskan secara lengkap mengenai manajemen perubahan.

Apa Itu Manajemen Perubahan?

Manajemen perubahan adalah langkah sistematis yang harus diambil perusahaan dalam melaksanakan perubahan organisasi, operasional, hingga proses adaptasi teknologi. Dengan kata lain, perusahaan harus memastikan perubahan tetap berjalan sembari mengarahkan karyawan untuk mengambil bagian di dalamnya.

Menurut TechTarget, perubahan dalam perusahaan, dalam skala apa pun, dapat menyebabkan stres dan rasa tidak nyaman. Menurunnya produktivitas dan kepuasan kerja hanya sebagian kecil dari dampak buruk perubahan yang tidak rapi.

Sebelum melakukan perubahan dalam perusahaan, Anda harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

• Dampak perubahan terhadap operasional dan kondisi karyawan.

• Siapkan tahapan yang jelas serta jadwal implementasi.

• Dokumentasi semua tahapan dan proses perubahan agar tidak ada yang terlewat.

Semua pertimbangan di atas akan membentuk rencana manajemen perubahan yang tepat. Anda juga dapat memilih framework yang sesuai dengan jenis perubahan serta seluruh karyawan.

Manfaat Manajemen Perubahan

Jika perusahaan memiliki rencana manajemen perubahan yang terstruktur dan sistematis, berikut adalah sejumlah manfaat yang akan dirasakan:

• Bagi perusahaan

  • Sistem dan dokumentasi yang lengkap.

  • Memastikan kesamaan perubahan yang diharapkan dan yang terjadi.

  • Sistem automasi dapat diadopsi dengan tepat dan cepat.

  • Dapat mengidentifikasi apa yang harus diubah dan dihilangkan.

  • Dapat menentukan infrastruktur yang dapat diubah fungsinya.

• Bagi karyawan

  • Memahami alasan-alasan serta solusi-solusi yang dilakukan perusahaan dalam proses perubahan.

  • Memahami peran serta dampak yang dapat diberikan selama proses perubahan.

  • Menyamakan cara pandang dan perasaan setiap karyawan terhadap perubahan.

  • Memahami bahwa masa depan dirinya dan perusahaan ada pada jalan yang sama.

  • Dapat membandingkan harapan dan fakta perubahaan yang akan terjadi.

Jenis Framework Manajemen Perubahan

Seperti yang telah disebutkan di atas, ada berapa jenis framework manajemen perubahan untuk memastikan prosesnya lancar. Merangkum Apty, berikut adalah empat framework yang umum digunakan perusahaan dalam melakukan manajemen perubahan. 

1. Manajemen perubahan Kotter

Framework ini dipopulerkan oleh profesor dari Harvard, John Kotter. Proses yang diperkenalkannya populer dan dipakai banyak perusahaan sejak 1996. 

Kotter membagi proses manajemen perubahan dalam delapan langkah penting.

1. Menciptakan urgensi untuk sebuah perubahan.

2. Membangun kerja sama dalam organisasi untuk menunjang perubahan.

3. Menciptakan visi yang strategis dan realistis.

4. Dapat menyampaikan visi dengan baik dan jelas.

5. Mendorong berbagai pihak untuk mengambil bagian dalam proses.

6. Merayakan seluruh pencapaian kecil dan jangka pendek.

7. Menjaga durasi dan kecepatan proses perubahan.

8. Memupuk dan membentuk budaya perusahaan dalam perusahaan.

Ketika menciptakan urgensi untuk sebuah perubahan, Anda harus dapat menyampaikan alasan dan masalah yang coba diselesaikan. Pastikan informasi tersebut disampaikan secara transparan pada karyawan.

2. Model manajemen perubahan Lewin

Model manajemen perubahan ini cukup sederhana, Lurt Lewin memaparkan tiga fase berikut.

1. Unfreeze

Fase ini digunakan untuk memetakan apa saja yang harus diubah dan persiapan seperti apa yang dibutuhkan. Secara detail, perhatikan tiga hal berikut:

• Putuskan apa yang harus diubah.
• Analisis operasional perusahaan saat ini dan perubahan apa yang harus dilakukan.
• Mengomunikasikan perubahan secara transparan.

2. Change

Fase ini adalah saat semua perubahan mulai diimplementasi. Pastikan dua hal ini dilakukan:

• Memastikan semua karyawan memahami dampak positif dari perubahaan.
• Berikan pelatihan dan waktu bagi karyawan untuk beradaptasi.

3. Refreeze

Fase terakhir ini adalah untuk memastikan perubahan terlaksana dengan tepat. Tiga hal yang harus dilakukan adalah:

• Sampaikan lagi tujuan dan dampak yang akan terjadi dari perubahan pada internal perusahaan.

• Pastikan stabilitas perusahaan selama dan setelah perubahan.

• Rayakan sukses dan keberhasilan melakukan perubahan.

3. PDSA

Manajemen perubahan ini merupakan framework yang mengutamakan kelanjutan. Artinya, meskipun perubahan telah diimplementasi, prosesnya akan terus dioptimasi dan dikembangkan. Tahapan PDSA adalah:

• Plan – Mengidentifikasi perubahan dan menyusun rencana.
• Do – Lakukan perubahan dari skala terkecil.
• Study – Analisis hasil perubahan dan identifikasi pola yang sukses serta perlu dikoreksi.
• Act – Mengambil keputusan dan mengimplementasikan perubahan berdasarkan analisis serta pelajaran yang diambil.

Manajemen perubahan ini membantu perusahaan dan karyawan untuk tetap fleksibel serta berkembang.

4. Model ADKAR dari Prosci

Framework ini mengutamakan hasil yang dirasakan dalam manajemen perubahan. Prosci memaparkan lima hasil atau pencapaian ini:

• Awareness – Manajemen perusahaan menjelaskan perubahan yang akan terjadi dan penyebabnya.
• Desire – Jajaran pemimpin dan manajer meminta dukungan karyawan lewat studi kasus dan fakta kondisi perusahaan. Disarankan untuk melakukan 1-on-1 untuk memahami pendapat dan kekhawatiran karyawan.
• Knowledge – Perubahan diimplementasi secara menyeluruh. Perusahaan harus mengadakan pelatihan untuk mendukung karyawan beradaptasi.
• Ability – Karyawan akan mulai mengaplikasikan perubahan dalam pekerjaannya sehari-hari.
• Reinforcement – Berikan apresiasi kepada karyawan karena telah menjalankan dan menyukseskan perubahan.

Langkah Melakukan Manajemen Perubahan

Jika dilihat dari ragam framework di atas, langkah kunci untuk manajemen perubahan yang efektif adalah:

1. Pemimpin yang terbuka

Mengutip Asis Online, perasaan frustasi dan ketidakpastian dalam sebuah perubahan dapat diatasi dengan perusahaan yang dapat merangkul semua pihak serta terbuka. Stakeholder internal, klien, karyawan, hingga konsumen harus mendapatkan penjelasan yang lengkap serta memahami langkah baru yang akan diambil perusahaan. Pemimpin yang tepat akan memastikan semua hal itu terjadi.

2. Keterlibatan semua pihak terkait

Masih berkaitan dengan poin sebelumya, perubahan membutuhkan bantuan dari seluruh pihak dalam perusahaan. Setiap tim, stakeholder, dan karyawan harus sama-sama menjalankan serta mendukung proses perubahan.

3. Komunikasi yang terbuka dan jelas

Dapat disimpulkan dari ragam framework di atas, komunikasi yang transparan, intensif, efektif, dan personal dapat membantu proses perubahan berjalan lancar.

4. Pelatihan terkait perubahan

Karyawan harus mendapatkan pelatihan serta diberikan waktu yang realistis untuk beradaptasi pada perubahan. Manajer dapat mengadakan sesi 1-on-1 untuk memastikan kondisi karyawan.

5. Metrik kesuksesan yang jelas

Terakhir adalah menentukan target kesuksesan yang realistis dan jelas. Rasa frustrasi dan ketidakpastian dapat terjadi akibat metrik yang “terlalu tinggi” atau mustahil dicapai dalam rentang waktu singkat.

Itulah rangkuman mengenai manajemen perubahan agar perusahaan dapat menghindari masalah yang dapat memberikan dampak buruk.

Melalui manajemen perubahan yang tepat tentu akan menyatukan misi dan visi pemimpin dengan karyawan. Karena itu, manajemen perubahan adalah proses yang harus dipersiapkan dengan matang.

Sebelum membuat keputusan, sebaiknya pelajari dulu proses perubahan dan manajemennya. 

Bergabunglah dengan short program prasmul-eli dan pelajari ragam proses perubahan dan manajemennya!
Klik di sini sekarang untuk temukan kelas dan programnya!