Mengatasi Backorder tanpa kehilangan pelanggan

Dalam dunia ecommerce ada kemungkin produk yang sudah dipesan, ternyata kosong atau stok sudah habis, situasi tersebut disebut dengan backorder. Ini biasanya terjadi ketika ada peluncuran produk baru, sale besar-besaran, seperti flash sale atau promo tanggal doble. Namun, ini juga dapat terjadi ketika belanja online sehari-hari.

Jika situasi tersebut terjadi pada pelanggan Anda apa yang akan mereka lakukan? Apakah mereka akan membatalkan pembelian? Apakah mereka mau menunggu produk datang? atau mereka pergi ke toko lain? Tentunya Anda tidak mau hal-hal tersebut terjadi. Oleh karena itu, berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi backorder.

Cara Mengatasi Backorder Agar Tidak Kehilangan Pelanggan

Berbeda dengan belanja di toko fisik, belanja lewat ecommerce dapat membuat pembeli menavigasi produk lebih cepat. Ada kalanya pembeli menemukan sesuatu yang tidak disukai seperti biaya pengiriman yang mahal, estimasi waktu produk datang yang lama, stok barang habis, dan masalah lain yang ada di keranjang belanja. 

Ketika hal-hal tersebut terjadi, Anda tidak hanya mempertaruhkan pesanan mereka, tetapi juga nilai dan citra brand. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan agar tidak kehilangan pelanggan karena backorder.

1. Beri tahu pembeli

Ketika berinteraksi dengan pembeli, komunikasi adalah kuncinya.  Jangan biarkan pembeli terus berbelanja di toko online Anda hanya untuk mengetahui bahwa produk yang mereka inginkan kosong atau kurang dari yang mereka inginkan. Oleh karena itu, berita tahu pembeli ketika stok produk habis, dan beri tahu mereka perkiraan waktu  produk akan kembali tersedia.

2. Berikan BETA yang dapat dikelola

Anda tidak ingin pelanggan pergi. Untuk itu posting perkiraan waktu kedatangan produk Anda, sehingga pelanggan tidak bingung. Anda juga dapat memberikan informasi ketersediaan barang lewat media sosial, email, dan chat ecommerce.

3. Siapkan daftar email

Kumpulkan alamat email para pelanggan yang ingin diberitahu setelah produk kembali tersedia. Anda juga dapat memberitahu pelanggan bahwa produk adalah restock, best sellers, atau terbatas. Ini dilakukan untuk membuat pelanggan merasa senang dan menciptakan rasa urgensi untuk membeli. Karena pelanggan tahu bahwa produk yang sering restock, best sellers atau terbatas adalah produk favorit dan kemungkinan habisnya lebih cepat.

Hal yang dapat dilakukan untuk meminimalisasi backorder

Backorder adalah mimpi buruk penjual. Backorder tidak pernah direncanakan, tetapi kemungkinan untuk terjadi selalu saja ada. Oleh karena itu, perhatikan cara-cara berikut, sehingga Anda siap untuk mengatasi kemungkinan terjadinya backorder:

1. Sediakan stok cadangan

Sebagai pemilik bisnis ecommerce, Anda perlu memiliki sistem manajemen inventaris yang dapat melacak stok produk secara real time. Untuk meminimalisir permintaan yang membludak atau masalah dari supplier, selalu sediakan produk dengan jumlah yang aman dan cukup tinggi.

Untuk mengetahui jumlah amannya, Anda dapat memperkirakan permintaan dan pesanan yang akan masuk. Dengan menjaga stok, pelacakan inventaris, dan pengisian inventaris secara aktif akan membuat Anda terhindar dari kehabisan stok. 

2. Hitung dan atur patokan pemesanan ulang

Sebelum memesan ulang produk, Anda harus memperhatikan jumlah minimum SKU. Untuk patokannya tentukan jumlah SKU yang harus dimiliki, jika angka sudah menyentuh patokan, itu adalah saatnya Anda memesan ulang produk. Dengan patokan tersebut Anda akan menghemat waktu dan stok pun akan aman.

Jika perlu, gunakan software yang memungkinkan Anda untuk  menghitung dan menetapkan patokan tersebut. Notifikasi pada software nantinya akan menjadi tanda bagi Anda untuk memesan ulang produk. Ketika melakukan ini Anda perlu memperhitungkan promosi yang akan dilakukan, flash sale, dan peluncuran produk baru.

3. Secara teratur lihat tingkat inventaris produk-produk populer

Dibandingkan dengan yang lain produk-produk populer memiliki kemungkinan terjual lebih cepat. Dalam pasar ecommerce tidak ada yang berjalan 100% sesuai rencana. Oleh karena itu, untuk menginformasikan ketersediaan barang kepada pembeli, pastikan Anda terus mengawasi inventaris.

4. Miliki banyak supplier

Bekerja sama dengan supplier memiliki keuntungan. Karena ketika produsen utama tidak dapat memproduksi dengan cepat, supplier lain mungkin dapat memproduksi produk sesuai dengan waktu yang diharapkan. Dengan begitu, stok produk Anda akan aman dan terhindar dari backorder.

5. Pesan lebih banyak produk

Anda selalu dapat menghindari kehabisan stok dengan cara memesan produk dalam jumlah yang besar. Perlu diingat bahwa jumlah barang yang banyak memungkinkan gudang atau tempat penyimpan menjadi penuh sehingga biaya penyimpanan yang meningkat.

Biaya penyimpan inventaris akan bergantung pada produk dan kebutuhan penyimpanan, jumlah SKU, lokasi, tingkat perputaran inventaris, dan cara Anda menyimpan stok baik secara in-house atau outsource. Dibandingkan dengan yang lain, cara ini yang mungkin akan menghabiskan banyak biaya. Jika Anda memiliki biaya yang terbatas, kalkulasi kembali kemungkinan lain. Karena mungkin saja ada strategi bisnis lain yang perlu dilakukan.

Ketika membuka bisnis online, artinya Anda membuka toko selama 24 jam. Anda tidak dapat memastikan waktu pelanggan datang dan stok produk yang keluar pada saat itu. Oleh karena itu, terlepas dari bidang bisnisnya, para manajer harus mengetahui alur barang/material dari mulai sebelum masuk ke perusahaan sampai barang tersebut sampai ke tangan konsumen.

Melalui Supply Chain Management, ada berbagai cara yang bisa dimanfaatkan untuk memastikan proses rantai pasok berlangsung secara optimal. Hal ini penting untuk memastikan strategi perusahaan yang sudah dirancang dengan rapi dapat dieksekusi dengan baik dengan dukungan rantai pasok yang andal.