Mengenal Continuous Planning dan Manfaatnya Bagi Bisnis

Setiap bisnis menjalankan sebuah proses yang terus berubah dari waktu ke waktu. Para eksekutif perusahaan harus terbuka atas proses bisnis yang berkembang dengan cepat. Jika tidak mengikuti perkembangan zaman, perencanaan bisnis pun tidak akan menguntungkan.

Perencanaan bisnis harus dilakukan secara berkelanjutan dan diikuti oleh seluruh stakeholders organisasi. Hal ini akan menyederhanakan proses, mengurangi upaya berulang, dan mempermudah scenario modeling dalam operasional bisnis Anda.

Agar tetap terdepan, bisnis harus mampu beradaptasi dan merespons faktor eksternal dengan cepat. Salah satu caranya adalah mengubah prioritas melalui continuous planning.

Apa Itu Continuous Planning?

Continuous planning adalah metode perencanaan dan pembuatan anggaran bisnis yang lebih menekankan pembaruan berkelanjutan dan berulang daripada siklus anggaran tahunan atau triwulan.

Daripada membuat rencana bisnis atau anggaran tunggal dalam periode tertentu, perusahaan perlu memantau kinerja internal dan pengaruh eksternal. Hal ini bertujuan untuk menginformasikan perubahan proaktif dan mengambil keputusan yang cepat. 

Continuous planning juga dapat dipahami sebagai pendekatan kepemimpinan dan manajemen organisasi yang mengintegrasikan upaya perencanaan strategis dan keuangan. Strategi ini diimplementasikan di seluruh aspek organisasi untuk mendorong pengambilan keputusan yang terinformasi, tepat waktu, dan berdasarkan data yang akurat.

Chief Finance Officer dan eksekutif keuangan lainnya menghadapi tekanan yang besar untuk memainkan peran aktif dalam menentukan strategis organisasi. Organisasi sering kali bergantung pada mereka untuk mendapatkan visibilitas mengenai pengaruh keuangan mempengaruhi strategi bisnis secara keseluruhan.

Continuous planning menetapkan rencana bisnis keuangan yang berkesinambungan untuk menyediakan kerangka kerja dan alat untuk menyelaraskan organisasi. Hal tersebut mencakup tiga bidang penting yaitu perumusan strategi, penyelarasan strategi, dan pemantauan kinerja.

Manfaat Continuous Planning

Selain memungkinkan organisasi untuk cepat beradaptasi dan merespons perubahan, continuous planning juga membuat organisasi lebih tangkas dalam berbagai hal. Dengan memanfaatkan data terkini dan akurat, berikut beberapa manfaat continuous planning.

1. Proses penganggaran yang lebih lancar

Menghilangkan hambatan yang tidak terduga pada proses penganggaran membutuhkan akses informasi yang lebih akurat melalui cloud (daripada spreadsheet) dan kemampuan perkiraan keuangan yang lebih tepat membantu. 

Dengan terus memantau metrik dan potensi hambatan, kekurangan pendanaan atau anggaran yang berlebihan menjadi lebih terlihat. Anggaran bisa disesuaikan agar tetap pada jalurnya dibandingkan kembali memperkirakan ulang rencana tahunan.

Mengelola perubahan kecil dan bertahap sepanjang tahun jauh lebih efektif daripada menyusun rencana tahunan. Sama halnya dengan menjaga dapur tetap rapi saat memasak, Anda dapat mengurangi kebutuhan bersih-bersih setelahnya.

2. Komunikasi yang lebih baik

Keputusan dalam continuous planning tidak boleh dibiarkan begitu saja karena semua pihak yang terlibat diberdayakan untuk mengimplementasikannya. Namun, pendekatan ini tidak akan berhasil tanpa komunikasi yang konstan dan transparan.

Hasilnya, continuous planning dapat membangun kepercayaan dan memastikan semua orang di organisasi mempunyai pemikiran yang sama. Lebih baik lagi, ketika komunikasi langsung didasari oleh data yang dapat diandalkan, para eksekutif dan tim dapat berkumpul dan berbicara secara absolut daripada mendasarkan keputusan pada firasat tertentu saja.

3. Peningkatan kinerja tim

Ketika semua tim dalam perusahaan menggunakan satu platform yang terintegrasi, para leader dari semua fungsi bisnis memiliki lebih banyak akses terhadap informasi. Data membantu memecah silo sehingga membuat tim yang dulunya berbeda menjadi lebih mampu berkolaborasi.

4. Meningkatnya keyakinan dalam forecasting

Prediksi (forecast) yang dilakukan secara rutin dan terus-menerus akan membangun keyakinan terhadap keandalan proses perencanaan. Keyakinan ini meningkatkan kepercayaan di antara stakeholders dan investor.

5. Efisiensi yang lebih besar

Tim bisnis dapat merumuskan, merevisi, dan melaksanakan perubahan yang bermanfaat tanpa dibebani dengan rencana atau anggaran. Misalnya, penilaian kinerja dapat diakses melalui tools analisis data otomatis yang memberikan insight bisnis secara real-time. Hal ini membantu mengurangi waktu antara analisis dan pengambilan keputusan.

Mengimplementasikan continuous planning dapat menjadi salah satu cara efektif dalam menghadapi perubahan yang terjadi dalam bisnis. Perencanaan anggaran dapat diprediksi dengan lebih baik untuk tetap mendapatkan keuntungan yang ingin dicapai oleh bisnis.