Pentingnya Training Need Analysis untuk Merancang Pembelajaran Selaras Tujuan Bisnis

Tantangan yang perusahaan hadapi di era disrupsi mendorong perusahaan untuk terus menyiapkan proses pembelajaran bagi karyawannya. Salah satu yang bisa dilakukan adalah merancang proses pembelajaran dengan training need analysis (TNA).

Bisnis sekarang dihadapkan dengan tantangan multidimensional seperti tantangan sumber daya manusia lintas generasi yang punya karakter berbeda, regulasi yang terus berubah, kondisi pasar yang volatil, disrupsi teknologi, dan tantangan lainnya. 

Peralihan menuju ekonomi berbasis digital dan pengetahuan menjadikan tenaga kerja yang dinamis lebih penting dari sebelumnya. 

Penelitian yang dilakukan oleh Ocean Tomo dalam studi Intangible Asset Market Value Study menunjukkan bahwa persentase yang sangat signifikan dari kapitalisasi pasar pada perusahaan publik didasarkan pada aset tidak berwujud yakni karyawan yang terampil, pemimpin yang luar biasa, dan pengetahuan yang dimiliki perusahaan. 

Hasil penelitian tersebut menekankan peran krusial pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia dalam menciptakan nilai jangka panjang bagi organisasi di era digital ini.

Oleh karena itu, merancang program pengembangan sumber daya manusia yang sesuai dengan tujuan bisnis adalah prioritas utama. 

Agar program pengembangan sumber daya manusia sesuai dengan tujuan maka bisnis perlu melakukan training need analysis yang akan dibahas dalam pembahasan ini. 

Apa itu Training Need Analysis?

Training Needs Analysis (TNA) adalah proses sistematik yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi kesenjangan antara keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini dengan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi di masa depan. 

Proses ini penting untuk memastikan bahwa program pelatihan yang dirancang relevan, efektif, dan efisien dalam meningkatkan kinerja individu dan organisasi.

McKinsey menekankan bahwa strategi pembelajaran harus selaras dengan tujuan bisnis organisasi. 

Melalui penilaian kebutuhan yang mendalam, divisi learning & development dapat memastikan bahwa program pelatihan mendukung prioritas strategis perusahaan, seperti transformasi digital atau pengembangan kepemimpinan, sehingga memberikan dampak positif terhadap kinerja bisnis

Mengapa Perusahaan Perlu Training Need Analysis (TNA)?

Dalam merancang pelatihan kerja atau program pengembangan sumber daya manusia, hasil yang diharapkan adalah adanya return of investment (ROI). 

ROI dalam hal ini apakah investasi yang perusahaan bayarkan pada lembaga pelatihan bisa membuahkan dampak positif bagi perusahan, tidak terbatas pada pendapatan perusahaan, tapi bisa faktor lainnya seperti peningkatan etos kerja dan semacamnya.  

Namun, dalam praktiknya, perusahaan menghadapi sejumlah tantangan untuk mendapatkan ROI dari investasi pelatihan kerja yang sudah dilakukan. Tantangan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Kesenjangan Kinerja dan Keterampilan. 

Banyak bisnis menghadapi kesenjangan antara keterampilan yang dimiliki oleh karyawan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini dapat menyebabkan penurunan kinerja, kesalahan operasional, atau ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan perubahan pasar atau teknologi.

2. Keterbatasan Anggaran untuk Pelatihan yang Efektif

Banyak organisasi terbatas dalam hal anggaran untuk pelatihan. Tanpa analisis yang jelas, pelatihan yang dilakukan bisa tidak fokus dan tidak memberikan hasil yang optimal, bahkan menjadi pemborosan sumber daya.

3. Kesulitan dalam Menyelaraskan Pelatihan dengan Tujuan Bisnis

Banyak perusahaan kesulitan untuk memastikan bahwa program pelatihan yang dilakukan benar-benar mendukung tujuan strategis bisnis, seperti meningkatkan inovasi, efisiensi, atau transformasi digital.

Untuk menghadapi tantangan tersebut, training need analysis menjadi solusinya. Dengan menggunakan training need analysis, perusahaan dapat mengidentifikasi secara spesifik area mana saja yang membutuhkan peningkatan keterampilan.

Selain itu, perusahaan dapat memprioritaskan pelatihan yang paling relevan dan mendesak berdasarkan kebutuhan spesifik organisasi. 

Hal yang terpenting selanjutnya adalah training need analysis membantu dalam menyelaraskan pembelajaran dengan tujuan bisnis dengan cara mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang terkait langsung dengan inisiatif strategis organisasi. 

Apa Saja Metode Training Need Analysis? 

Ada beberapa cara untuk melakukan metode training need analysis dalam perusahaan yang bisa diterapkan untuk mengetahui pelatihan apa yang cocok untuk mendukung tujuan bisnis. 

1. Survei dan Kuesioner

Metode survei dan kuesioner adalah salah satu cara yang paling umum digunakan untuk mengumpulkan data terkait kebutuhan pelatihan dalam organisasi. 

Melalui survei, organisasi dapat menjangkau banyak karyawan secara efisien dan mengidentifikasi area-area di mana mereka merasa kurang terampil atau membutuhkan pengembangan lebih lanjut. 

Survei ini dapat mencakup berbagai pertanyaan yang berfokus pada keterampilan yang perlu ditingkatkan, keterampilan yang dibutuhkan, tantangan yang dihadapi dalam pekerjaan sehari-hari, serta jenis pelatihan yang dirasa paling bermanfaat. 

Meskipun metode ini memiliki keuntungan dalam hal efisiensi dan pengumpulan data dari banyak responden, hasilnya bisa dipengaruhi oleh subjektivitas responden, yang mungkin tidak selalu memberikan gambaran yang akurat tentang kebutuhan pelatihan yang sebenarnya.

2. Wawancara

Wawancara adalah metode yang lebih mendalam di mana penilai berbicara langsung dengan karyawan atau manajer untuk mendapatkan wawasan tentang kebutuhan pelatihan. 

Melalui wawancara, organisasi dapat menggali masalah yang lebih kompleks dan mendapatkan perspektif yang lebih personal tentang keterampilan yang perlu diperbaiki atau dikembangkan. 

Wawancara dapat dilakukan dalam bentuk individu atau kelompok, tergantung pada kebutuhan organisasi. Metode ini memungkinkan untuk memperoleh informasi yang lebih kontekstual dan mendalam tentang tantangan yang dihadapi karyawan dalam pekerjaan mereka. 

Meskipun wawancara memberikan wawasan yang lebih kaya, metode ini memerlukan waktu yang lama dan biaya yang lebih besar, serta mungkin menghasilkan data yang tidak selalu dapat digeneralisasi untuk seluruh organisasi. Karena dengan keterbatasan waktu, hanya beberapa sampel saja yang bisa diambil. 

3. Observasi

Observasi adalah metode yang digunakan untuk secara langsung mengamati karyawan dalam menjalankan tugas mereka sehari-hari. 

Dengan mengamati bagaimana karyawan melakukan pekerjaan mereka, penilai dapat mengidentifikasi kesenjangan keterampilan atau area di mana karyawan mungkin mengalami kesulitan. 

Observasi memberikan pemahaman langsung tentang praktik kerja karyawan dan memberi wawasan tentang efektivitas keterampilan yang dimiliki oleh mereka dalam konteks pekerjaan nyata. 

Keuntungan utama dari metode ini adalah kemampuannya untuk memberikan penilaian yang objektif dan praktis. Namun, observasi memerlukan waktu yang cukup lama dan harus dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari bias pengamat yang dapat memengaruhi hasil analisis.

4. Analisis Data Kinerja

Metode analisis data kinerja melibatkan pemeriksaan data yang ada, seperti evaluasi kinerja, umpan balik dari pelanggan, atau laporan kinerja lainnya untuk mengidentifikasi kesenjangan atau masalah yang berkaitan dengan keterampilan. 

Data ini dapat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang di mana karyawan mungkin kurang berprestasi atau membutuhkan pelatihan lebih lanjut. 

Penggunaan data kinerja sebagai dasar untuk training need analysis memungkinkan organisasi untuk fokus pada area yang benar-benar membutuhkan perhatian, yang pada gilirannya dapat mengoptimalkan sumber daya pelatihan. 

Meskipun data ini bersifat objektif dan berbasis pada hasil, kelemahannya adalah bahwa data kinerja tidak selalu mencakup seluruh aspek keterampilan yang mungkin perlu ditingkatkan, terutama keterampilan yang tidak langsung terlihat dalam hasil kinerja.

5. Focus Group Discussion (FGD)

Focus Group Discussion (FGD) adalah metode yang melibatkan diskusi kelompok antara karyawan atau manajer untuk membahas keterampilan yang perlu dikembangkan dan tantangan yang mereka hadapi dalam pekerjaan mereka. 

Melalui FGD, organisasi dapat menggali perspektif yang lebih holistik tentang masalah pelatihan yang mungkin tidak dapat ditemukan dengan metode lain. 

Diskusi kelompok ini memberi kesempatan bagi peserta untuk berbagi pandangan dan pengalaman mereka tentang pelatihan yang mereka rasa diperlukan. 

Keuntungan dari metode ini adalah memungkinkan pemahaman yang lebih mendalam dan terbuka mengenai masalah yang dihadapi. 

Namun, FGD juga bisa dipengaruhi oleh dinamika kelompok, di mana peserta mungkin tidak selalu merasa nyaman untuk berbicara jujur atau berbagi pandangan yang berbeda dari mayoritas.

6. Job Analysis (Analisis Pekerjaan)

Analisis pekerjaan adalah metode yang digunakan untuk menganalisis peran dan tanggung jawab pekerjaan tertentu dan mengidentifikasi keterampilan serta kompetensi yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut dengan efektif. 

Dengan metode ini, organisasi dapat memetakan kebutuhan pelatihan berdasarkan peran spesifik dalam perusahaan, memastikan bahwa pelatihan yang disediakan relevan dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan.

Analisis pekerjaan memberikan panduan yang sangat jelas tentang keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap posisi dalam organisasi. Meskipun sangat berguna, proses ini dapat memakan waktu dan memerlukan keterampilan analitis yang tinggi untuk memastikan bahwa hasilnya akurat dan aplikatif.

7. Benchmarking

Benchmarking melibatkan perbandingan kinerja dan keterampilan organisasi dengan standar industri atau pesaing. 

Dengan membandingkan data kinerja dan keterampilan dengan perusahaan lain yang memiliki kesuksesan serupa, organisasi dapat mengidentifikasi area di mana mereka perlu meningkatkan keterampilan agar tetap kompetitif. 

Benchmarking memberikan wawasan tentang praktik terbaik yang diterapkan oleh pesaing dan bisa memberi gambaran tentang standar industri yang perlu dicapai. 

Meskipun metode ini sangat berguna untuk menilai posisi organisasi dibandingkan dengan pesaing, hasilnya sangat tergantung pada relevansi dan kesesuaian standar industri yang digunakan untuk perbandingan.

Kapan Perusahaan Perlu Menggunakan Training Need Analysis? 

Anda sudah mengetahui betapa pentingnya training need analysis dalam menyelaraskan proses pengembangan sumber daya manusia dengan tujuan bisnis.

Pertanyaan berikutnya adalah kapan waktu terbaik untuk perusahaan perlu melakukan training need analysis. 

Waktu terbaik untuk melakukan training need analysis adalah setelah penilaian kinerja akhir tahun. Penilaian kinerja tahunan memberikan gambaran yang jelas tentang kekuatan dan kelemahan setiap karyawan. 

Namun, waktu terbaik tidak hanya berhenti pada penilaian kinerja akhir tahun. Waktu lainnya adalah ketika terjadi perubahan strategis dalam organisasi, awal tahun atau Q1, saat ada pengembangan produk baru, atau saat terjadi kinerja yang kurang memadai. 

Anda bisa melakukan training need analysis dengan tim internal atau bisa menggunakan corporate program dari prasmul-eli yang telah dipercaya banyak perusahaan multinasional. 

Mari mulai merancang pembelajaran bagi karyawan perusahaan yang selaras dengan tujuan bisnis. Sehingga tidak hanya karyawan saja yang memetik manfaatnya, tapi juga perusahaan memperoleh dampak positif dalam hal operasional.