7 Tahap untuk Melakukan Product Development
Menciptakan visi, dan ide menjadi produk sering kali menjadi salah satu rintangan terbesar bagi calon pebisnis. Namun, ini adalah langkah awal menjadi pebisnis yang harus dilewati. Seperti David Barnett yang harus belajar menggunakan alat desain secara otodidak untuk membuat PopSockets.
Usahanya tidak percuma, sebab saat ini PopSocket adalah aksesori hand phone yang banyak orang. Keberhasilannya menjadi inspirasi untuk mengembangkan produk. Namun, product development pada praktiknya tidak hanya mengacu pada produk fisik.
Apa itu product development?
Istilah ini mengacu pada proses pembuatan dan membawa produk ke pasar. Tidak hanya produk baru, product development juga termasuk memperbarui produk yang sudah ada, dan memperkenalkan produk lama ke pasar baru.
Dengan bekerja keras dan mengambil langkah-langkah dalam product development, Anda dapat membuat produk yang disukai pelanggan. Hal ini termasuk mengidentifikasi kebutuhan pasar, membuat konsep produk, membuat roadmap produk, merilis produk, dan mengumpulkan feedback dari pelanggan.
Tahap-tahap Product Development
Meskipun tanggung jawab setiap industri bisnis berbeda, pada dasarnya tahap product development dibagi menjadi berbagai tahap, yaitu pembuatan ide, penelitian, perencanaan, prototipe, sourcing, penetapan biaya, dan komersialisasi.
1. Pembuatan ide
Banyak calon pebisnis yang terjebak pada pembuatan ide dan brainstorming. Ini terjadi karena terlalu sering ingin memberikan gebrakan baru pada produk yang mau dijual. Membangun sesuatu yang “baru” memang terkesan inovatif, dan kreatif. Namun, banyak ide-ide bagus yang muncul karena hasil pengulangan yang sudah ada.
Untuk membantu membangun ide-ide produk, ajukan pertanyaan SCAMER. Ini adalah model pertanyaan yang memudahkan Anda membangun ide. Setiap hurufnya mewakili pertanyaan yang perlu Anda jawab, yaitu:
- Substitute, misalnya plastik untuk membuat produk yang memiliki bulu imitasi
- Combine, misalnya casing handphone dengan baterai.
- Adapt, misalnya bra untuk menyusui dengan gesper di bagian depan
- Modify, misalnya sikat gigi elektrik dengan desain yang lebih ramping
- Put to another use, misalnya tempat tidur untuk anjing dengan bahan memory-foam
- Eliminate, misalnya menghilangkan perantara ketika ingin membuat kacamata, sehingga membuat konsumen berhemat
- Reverse/rearrange, misalnya tas duffle yang tidak membuat jas kusut
2. Penelitian
Dengan ide produksi yang sudah dimiliki, Anda mungkin merasa sangat semangat untuk langsung masuk ke bagian produksi. Namun, tindakan terburu-buru tersebut dapat menjadi bumerang. Terutama jika Anda gagal menguji ide terlebih dahulu.
Penelitian dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang beredar layak digunakan. Untuk penelitian Anda dapat membicarakan ide dengan keluarga dan teman, melakukan survei online untuk mendapatkan feedback, membuat campaign, hingga meminta feedback di forum online.
Proses riset juga bisa dilakukan dengan meneliti permintaan pasar dengan Google Trends. Anda juga bisa membuat banner atau informasi ‘coming soon’ melalui email, atau melakukan strategi pre-orders untuk menarik perhatian konsumen.
3. Rencana
Cara terbaik untuk memulai perencanaan adalah dengan membuat sketsa produk yang ingin dibuat. Anda tidak memerlukan gambar berkualitas profesional, tetapi sketsa harus detail. Berikan keterangan atau label yang dapat menjelaskan komponen, bahan, fitur dan fungsi produk.
Anda juga harus mulai mempertimbangkan harga eceran atau kategori produk Anda nanti. Apakah produk tersebut akan digunakan untuk kepentingan sehari-hari atau acara khusus? Apakah akan menggunakan bahan premium atau ramah lingkungan? Semua pertanyaan tersebut harus dipertimbangkan di tahap perencanaan. Dengan begitu, ini akan membantu Anda di proses-proses selanjutnya.
4. Membuat prototype
Kecil kemungkinan Anda akan mendapatkan produk jadi yang sesuai dengan harapan dalam sekali uji coba. Dalam fase prototipe akan melakukan uji coba dengan beberapa versi produk, sampai Anda merasa puas dengan sampel akhir. Ini dilakukan untuk membuat produk jadi sebagai sampel produksi massal.
Tidak hanya itu penting diingat bahwa Anda juga harus menguji kelayakan produk, sehingga layak untuk digunakan konsumen. Ini akan membantu Anda mendapatkan feedback dari para konsumen, sehingga tahu hal-hal yang dapat ditingkatkan.
5. Sourcing
Untuk membuat produk yang Anda inginkan diperlukan produsen, vendor, dan sumber daya yang memadai. Dalam proses sourcing Anda akan mencari produsen, supplier, pengiriman, dan urusan pergudangan atau tempat menyimpan produk-produk.
Saat mencari produsen atau supplier ada baiknya Anda membandingkan biaya, dan membuat opsi cadangan. Hal ini dilakukan karena jika salah satu produsen atau supplier tidak berhasil, Anda masih memiliki opsi lain.
Ada banyak tempat untuk menemukan vendor, baik online maupun secara langsung. Meskipun tampak kuno, banyak pebisnis yang masih mencari vendor di pameran. Acara seperti itu memberikan kesempatan untuk pebisnis dan vendor saling bertemu, melihat, berdiskusi, dan membangun hubungan bisnis.
6. Penetapan biaya
Anda harus memiliki perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk yang diinginkan. Untuk menetapkan biaya, Anda dapat mengambil dari analisi bisnis yang sudah dikumpulkan, dan tambahkan harga pokok penjualan. Dari situ Anda dapat menentukan harga eceran, dan margin kotor.
Mulailah dengan membuat spreadsheet dengan rincian biaya yang diperlukan. Misalnya, biaya bahan baku, biaya pabrik, biaya produksi, dan biaya pengiriman. Pertimbangan pula lokasi produksi, dan dari mana bahan baku berasal. Jika ingin melakukan impor, perhatikan biaya bea cukai, sebab biaya ini dapat berdampak signifikan pada harga pokok. Bandingkan kedua opsi tersebut, dan pilihlah yang cocok dengan bisnis Anda.
7. Melakukan komersialisasi produk
Di tahap ini Anda telah menyiapkan produk, dan langkah terakhir yang harus dilakukan adalah memperkenalkan produk ke pasar. Di sini product development akan menyerahkan kendali kepada pemasaran untuk merilis produk.
Untuk membuat produk Anda komersial tidak selamanya membutuhkan uang yang banyak. Jika memiliki anggaran yang terbatas, Anda dapat melakukan beberapa hal, seperti mengirim informasi perilisan produk ke konsumen, bekerja sama dengan influencer, menyimpan produk dalam pembahasan ‘gift guide’, aktifkan Instagram Shopping, buat chat marketing, dan kumpulkan feedback dari konsumen.
Seluruhan tahapan product development memiliki tantangan masing-masing. Namun, dengan melakukan semua persiapan yang diperlukan, seperti riset, perencanaan, prototipe, sourcing, penetapan biaya, dan memasarkannya, Anda dapat siap menyiapkan produk yang akan disukai pelanggan.
Kanban adalah salah satu metodologi manajemen proyek yang berasal dari Jepang. Metode ini sangat populer dalam berbagai industri, terutama dalam pengembangan perangkat lunak.
Metodologi ini awalnya dikembangkan oleh Toyota pada tahun 1940-an sebagai sistem untuk meningkatkan efisiensi dalam produksi mobil. Namun, seiring berjalannya waktu, prinsip-prinsip Kanban telah diadaptasi untuk berbagai konteks kerja lainnya.
Pahami lebih lanjut tentang apa itu kanban, prinsip, cara kerja serta kelebihan dan kekurangannya dengan membaca artikel ini sampai habis.
Definisi Kanban
Kanban adalah metodologi manajemen proyek yang mengutamakan visualisasi alur kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tim. Kata "Kanban" berarti "papan visual" atau "kartu sinyal" dalam bahasa Jepang, merujuk pada papan yang digunakan untuk menampilkan status pekerjaan.
Prinsip Dasar Kanban
Prinsip-prinsip Kanban membantu tim dalam mengelola pekerjaan mereka secara lebih terstruktur dan transparan, sehingga mampu memberikan hasil yang lebih optimal. Metodologi ini fokus pada penyelesaian cepat dan optimalisasi langkah kerja untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas.
Berikut beberapa prinsip-prinsip Kanban yang membantu tim bekerja lebih efisien dan transparan:
-
Visualisasi Pekerjaan
Kanban mengharuskan tim untuk menggunakan papan visual untuk menunjukkan alur kerja mereka. Papan ini biasanya terdiri dari beberapa kolom yang merepresentasikan berbagai tahap dalam proses, seperti "To Do," "In Progress," dan "Done."
Dengan adanya visualisasi ini, tim bisa memantau perkembangan proyek secara keseluruhan dan mendeteksi hambatan atau kemacetan yang mungkin terjadi.
-
Membatasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (WIP Limits)
Salah satu prinsip utama Kanban adalah membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung pada setiap tahap. Hal ini membantu mencegah multitasking berlebihan dan memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan lebih cepat.
Batasan WIP mendorong tim untuk fokus menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru, sehingga meningkatkan aliran kerja.
-
Mengelola Aliran Kerja
Kanban mendorong pengelolaan aliran kerja yang berkesinambungan dan efisien. Dengan terus memantau alur kerja dan melakukan penyesuaian jika diperlukan, tim dapat memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar dan efisien.
Pemantauan ini juga membantu dalam mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan yang mungkin muncul.
-
Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi
Dengan memvisualisasikan pekerjaan dan menerapkan batasan WIP, Kanban mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antar anggota tim. Semua orang dapat melihat apa yang sedang dikerjakan dan apa yang menjadi prioritas, sehingga meminimalisir kebingungan dan meningkatkan transparansi.
-
Menerapkan Perbaikan Berkelanjutan
Kanban mendorong budaya perbaikan berkelanjutan. Tim secara rutin mengevaluasi proses kerja mereka dan mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Retrospektif atau review berkala sering dilakukan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Cara Kerja Kanban
Cara kerja Kanban dimulai dengan membuat papan Kanban yang memvisualisasikan alur kerja tim. Papan ini dapat berupa papan fisik dengan kartu-kartu atau menggunakan alat digital seperti Trello, Jira, atau Azure DevOps. Kolom-kolom pada papan Kanban disesuaikan dengan tahapan-tahapan spesifik dari proses kerja tim.
Setelah papan Kanban dibuat, tim menentukan batasan WIP untuk setiap kolom. Batasan ini biasanya didasarkan pada kapasitas tim dan kompleksitas pekerjaan.
Tim kemudian mulai menggunakan papan Kanban untuk melacak dan mengelola pekerjaan mereka. Pengelolaan ini meliputi kegiatan memindahkan kartu dari satu kolom ke kolom berikutnya sesuai dengan kemajuan pekerjaan.
Kelebihan Kanban
Menggunakan Kanban dalam manajemen proyek menawarkan berbagai kelebihan yang dapat meningkatkan efisiensi dan kolaborasi tim, di antaranya:
-
Peningkatan Efisiensi
Tim fokus menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru, mengurangi multitasking berlebihan.
-
Transparansi yang Lebih Baik
Kelebihan kanban yang selanjutnya adalah dapat memvisualisasikan pekerjaan pada papan Kanban memberikan visibilitas yang jelas tentang status proyek. Sehingga memungkinkan pemantauan perkembangan secara real-time.
-
Fleksibilitas
Kanban dapat diadaptasi dengan mudah pada berbagai jenis proyek dan tim, tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua.
-
Peningkatan Kualitas
Pendekatan ini mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi akibat multitasking yang berlebihan dan gangguan yang tidak perlu. Ketika tim fokus pada satu tugas, mereka cenderung lebih teliti dan hati-hati, sehingga menghasilkan output yang lebih baik.
-
Kolaborasi yang Lebih Baik
Memvisualisasikan pekerjaan dan batasan WIP mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antar anggota tim.
Kekurangan Kanban
Meski tampak sempurna, tapi seperti setiap metodologi lain, Kanban juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan untuk memastikan implementasi yang sukses.
-
Resistensi Terhadap Perubahan
Implementasi metodologi baru sering menghadapi penolakan dari tim.
-
Menjaga Batasan WIP
Menetapkan dan mematuhi batasan WIP bisa menjadi tantangan dalam lingkungan yang dinamis dan cepat berubah.
-
Pemantauan Berkelanjutan
Kanban memerlukan pemantauan dan penyesuaian berkelanjutan, memerlukan komitmen dan disiplin dari seluruh tim.
-
Ketergantungan pada Visualisasi
Kanban sangat bergantung pada visualisasi pekerjaan yang bisa menjadi masalah jika tidak dipelihara dengan baik.
-
Kesulitan dalam Penanganan Proyek Besar
Meskipun fleksibel, Kanban bisa kurang efektif untuk proyek yang sangat besar atau kompleks tanpa tambahan metodologi manajemen.
Kanban adalah metodologi manajemen proyek yang efektif dan fleksibel dan dapat membantu tim meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kualitas kerja mereka. Kanban memungkinkan tim untuk mengelola alur kerja mereka dengan lebih baik dan mencapai hasil yang lebih optimal.
Selain memahami tentang Kanban, para manajer dan supervisor harus siap menghadapi berbagai kondisi bisnis dan industri yang tidak menentu. Ikuti program The Real Project Management dari prasmul-eli.
Dengan durasi belajar 2 hari, program ini memiliki empat metode pembelajaran berikut ini:
- Mini interactive lectures
- Latihan dan simulasi
- Diskusi kelompok
- Gamifikasi
Hubungi prasmul-eli untuk informasi lebih lengkapnya melalui link ini!
Chatbot adalah sebuah inovasi teknologi yang telah mengubah cara kita berinteraksi dengan layanan digital. Program komputer cerdas ini dirancang untuk melakukan percakapan dengan manusia melalui teks atau suara, hingga menyediakan respons otomatis yang meniru interaksi manusia.
Dengan memanfaatkan kecerdasan buatan, chatbot mampu memahami input pengguna dan memberikan jawaban yang sesuai. Alhasil, chatbot bisa dikatakan alat yang sangat berguna dalam berbagai bidang, mulai dari layanan pelanggan hingga e-commerce.
Jika Anda ingin tahu lebih lanjut mengenai chatbot, berikut adalah penjelasan lengkap mengenai chatbot!
Definisi Chatbot
Chatbot adalah program komputer yang dirancang untuk melakukan percakapan dengan manusia, baik melalui teks atau suara. Tujuan utamanya adalah untuk menyediakan respons otomatis yang meniru interaksi manusia.
Chatbot sering kali digunakan untuk memberikan informasi atau menangani permintaan pengguna. Menggunakan teknologi kecerdasan buatan untuk memahami apa yang Anda katakan atau ketikkan, kemudian memberikan jawaban yang sesuai.
Chatbot bisa digunakan di berbagai tempat, seperti dalam aplikasi perbankan, toko online, atau situs web perusahaan.
Dengan adanya chatbot, perusahaan dapat mempercepat layanan pelanggan dan memberikan informasi kepada pengguna tanpa harus menunggu respons dari manusia.
Manfaat Menggunakan Chatbot untuk Bisnis
Chatbot memberikan banyak manfaat bagi bisnis, seperti meningkatkan layanan pelanggan, penjualan, hingga loyalitas merek.
Selain itu, chatbot juga membantu dalam menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.
Berikut adalah beberapa manfaat chatbot untuk bisnis:
1. Menyediakan layanan 24/7
Salah satu kelebihan utama chatbot adalah kemampuannya untuk memberikan customer service tanpa henti.
Artinya, pelanggan dapat mengajukan pertanyaan atau mendapatkan bantuan kapan pun, tanpa harus menunggu jam kantor.
Hal ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan tetapi juga memperluas jangkauan bisnis di pasar global dengan zona waktu yang berbeda.
2. Menjawab Pertanyaan Pelanggan Secara Otomatis
Karena bisa menjawab pertanyaan umum secara otomatis, chatbot dapat mengurangi beban kerja customer service.
Misalnya, chatbot dapat memberikan informasi tentang produk, proses pemesanan, atau kebijakan pengiriman.
3. Menghemat Waktu Tim
Dengan menjawab pertanyaan rutin seperti FAQ, chatbot adalah pilihan yang tepat untuk menghemat waktu dan biaya operasional.
Dengan demikian, customer service dapat dialokasikan untuk menangani interaksi yang lebih kompleks dan strategis.
4. Meningkatkan Penjualan Melalui DM (Direct Messages)
Chatbot dapat membantu menjual produk langsung melalui platform media sosial, seperti Instagram dan Facebook Messenger.
Hal ini tidak hanya memperluas jangkauan penjuala,n tetapi juga memberikan pengalaman berbelanja yang terintegrasi di berbagai kanal.
5. Memperlancar Customer Journey
Chatbot dapat membantu mengurangi hambatan dalam proses pembelian dengan menyediakan layanan 24/7, rekomendasi produk, promosi yang relevan, dan panduan untuk menyelesaikan transaksi.
Dengan demikian, dapat meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan.
6. Mengurangi Shopping Carts yang Ditinggalkan
Masalah umum dalam e-commerce adalah shopping carts yang ditinggalkan.
Akan tetapi, penggunaan chatbot dapat membantu mengurangi hal ini dengan memberikan informasi penting kepada pengguna sebelum mereka mencapai tahap checkout.
7. Mengurangi Stres bagi Karyawan dan Pelanggan
Penggunaan chatbot membantu mengurangi stres baik bagi karyawan maupun pelanggan.
Bagi karyawan, beban kerja yang tinggi dalam menangani banyak percakapan dan pertanyaan yang sama setiap hari dapat menyebabkan kelelahan, ketidakpuasan, dan ketidakseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi.
Adanya chatbot dapat membantu mengotomatisasi sebagian besar tugas ini, sehingga karyawan dapat fokus pada percakapan yang lebih penting dan bermakna.
Sementara itu, bagi pelanggan, chatbot menyediakan pengalaman service yang lebih cepat dan responsif.
Dengan demikian, pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan jawaban atau bantuan, sehingga mengurangi frustasi mereka saat berinteraksi dengan layanan pelanggan.
8. Membantu Pelanggan dalam Membuat Appointment
Manfaat selanjutnya dari chatbot adalah bisa membantu menangani permintaan appointment dengan mudah.
Dengan fitur ini, pengguna bisa berbelanja online, lalu melakukan appointment secara online lewat komputer atau ponsel.
9. Menyediakan Customer Service dalam Berbagai Bahasa
Chatbot dapat memberikan dukungan dalam berbagai bahasa sehingga dapat membantu bisnis berkembang secara global.
Contohnya adalah chatbot Merci Handy yang bisa memberikan layanan dalam Bahasa Inggris dan Prancis.
10. Mengurangi Biaya Tim Customer Service
Implementasi chatbot dapat mengurangi biaya operasional tim customer service. Pasalnya, dengan menggunakan chatbot, perusahaan tidak perlu mempekerjakan banyak staf untuk memberikan service 24/7.
Karena chatbot dapat bekerja sepanjang waktu dengan biaya berlangganan bulanan yang jauh lebih terjangkau dibandingkan mempekerjakan staf.
Cara Kerja Chatbot
Chatbot bekerja berdasarkan tiga komponen utama yaitu Natural Language Processing (NLP), algoritma Machine Learning (ML), dan Rule-based systems.
1. Rule-based systems
Dalam rule-based systems, chatbot mengikuti aturan "jika-maka" yang telah diprogram sebelumnya oleh developers.
Chatbot ini memberikan respons yang telah ditentukan berdasarkan input pengguna. Namun, responsnya terbatas dan mungkin tidak efektif untuk pertanyaan yang kompleks.
2. Natural Language Processing (NLP)
Teknologi ini memungkinkan chatbot untuk memahami dan menganalisis bahasa manusia, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan.
Algoritma NLP memecah pesan pengguna menjadi pola yang bermakna, mengenali niat, dan mengekstrak informasi relevan.
Dengan memahami konteks dan niat dari pertanyaan pengguna, chatbot dapat memberikan respons yang lebih akurat dan alami.
3. Machine Learning (ML)
Teknologi ini memungkinkan chatbot untuk belajar dari berbagai dataset dan interaksi pengguna, meningkatkan respons mereka dari waktu ke waktu.
Chatbot berbasis ML menjadi lebih cerdas dan adaptif dengan penggunaan terus-menerus, memperbaiki kemampuan mereka untuk berinteraksi dengan pengguna secara efektif.
Contoh Penggunaan Chatbot
Berikut beberapa contoh penggunaan chatbot yang mungkin sudah akrab dan sering Anda gunakan:
- Siri by Apple: Siri adalah asisten virtual yang dikembangkan oleh Apple. Siri dapat digunakan pada perangkat Apple seperti iPhone dan iPad untuk membantu pengguna dengan berbagai tugas, seperti mengirim pesan, mengatur pengingat, dan menjawab pertanyaan.
- Duolingo: Duolingo adalah aplikasi pembelajaran bahasa yang menggunakan chatbot untuk membantu pengguna belajar bahasa dengan cara yang interaktif dan menyenangkan. Chatbot dalam Duolingo berperan sebagai tutor yang memberikan latihan dan feedback kepada pengguna.
- World Health Organization (WHO): Di awal masa pandemi Covid-19, WHO meluncurkan layanan chatbot melalui WhatsApp. Chatbot ini menyediakan informasi penting tentang Covid-19 kepada masyarakat dunia, membantu menyebarkan informasi yang akurat dan terkini tentang pandemi.
Dengan melihat penjelasan di atas, sekarang tentunya Anda sudah memahami bahwa chatbot memiliki potensi besar untuk terus meningkatkan efisiensi bisnis dan pengalaman pengguna di masa depan.
Dengan kemampuannya untuk menyediakan layanan 24/7, menjawab pertanyaan secara otomatis, dan bahkan membantu dalam proses penjualan, chatbot bisa dikatakan sebagai aset berharga bagi banyak perusahaan.
Jika saat ini Anda sedang menjalankan sebuah bisnis, sebaiknya segera integrasikan chatbot ke dalam operasional perusahaan.
Dengan mengintegrasikan chatbot ke dalam operasional perusahaan tidak hanya memberikan keunggulan kompetitif tetapi juga membantu menghadapi tuntutan pasar yang semakin kompleks.
Ingin memahami lebih dalam strategi digital marketing untuk mengembangkan bisnis Anda secara online?
Bergabunglah dalam program Digital Marketing Fundamentals dari prasmul-eli dan pelajari konsep-konsep penting seperti customer journey, strategi media sosial, dan teknik advertising digital.
Sebuah rencana implementasi akan membantu proyek Anda berjalan lancar dan sesuai dengan rencana. Baik untuk proyek marketing atau jenis apa pun, rencana implementasi akan membantu Anda mendokumentasikan proses dan kemajuan sebuah proyek.
Rencana ini juga harus menjadi hal pertama yang Anda buat sebelum proyek berjalan. Nah, untuk membantu Anda menyiapkannya yang tepat, artikel berikut ini akan menjelaskannya secara mendalam.
Pengertian Rencana Implementasi
Rencana implementasi adalah sebuah catatan dan dokumen yang berisi strategi, rencana, lingkup kerja tim, target dan tujuan proyek, detail aktivitas, hingga ragam kebutuhan tim untuk menjalankan proyek.
Dikutip dari TeamWork, dokumen tersebut juga sering disebut sebagai rencana strategis yang memastikan proyek berjalan dengan semestinya. Rencana implementasi akan menjadi acuan dan sumber informasi utama bagi Anda dan tim selama proyek berlangsung.
Setiap ada pertanyaan terkait apa yang harus dilakukan hingga siapa yang melakukannya, semua akan tercantum dalam rencana implementasi tersebut.
Jika proyek yang Anda jalani masih dalam skala kecil, pastikan ada empat komponen ini:
- target proyek
- timeline proyek
- penanggung jawab dan tugas tim
- aset yang digunakan
Manfaat Rencana Implementasi
Rencana implementasi dapat membuat tim Anda memiliki visi dan pemahaman yang sama terkait tujuan sebuah proyek.
Pahami empat manfaat pentingnya berikut ini.
-
Proyek punya arahan dan tujuan yang jelas
Tanpa rencana implementasi yang detail dan rapi, Anda akan kesulitan untuk mengetahui progres serta masalah yang dihadapi. Terlebih jika proyek dalam skala sedang atau besar.
Rencana tersebut akan menjadi tolok ukur dan acuan utama oleh tim Anda. Setiap keputusan dari sebuah proyek akan mengacu pada dokumen yang telah dibuat.
-
Memperlancar komunikasi dan kolaborasi
Tentunya rencana implementasi tidak akan hanya dipegang oleh tim Anda. Tim lain, terutama yang berkolaborasi dengan Anda, harus mengetahui dan berandil dalam membuat rencana ini.
Hal ini juga dapat membantu setiap anggota tim mengatur ekspektasi atau harapannya terhadap progres proyek.
-
Meningkatkan rasa percaya dan tanggung jawab tim
Seperti yang disinggung di atas, dalam sebuah rencana implementasi, harus jelas siapa penanggung jawab dan apa saja tugas masing-masing anggota tim.
Informasi ini akan membantu Anda dalam mengetahui siapa saja yang harus dihubungi untuk bagian tertentu dalam proyek. Pembagian tugas ini akan membuat anggota tim lebih mandiri dan memahami perannya dalam kesuksesan proyek.
-
Semua anggota tim punya tujuan yang sama
Berkaitan dengan poin sebelumnya, tim Anda harus tahu perannya dalam kesuksesan proyek. Dengan begitu, setiap individu yang terlibat dalam sebuah proyek akan punya tujuan dan mindset yang sama.
Sepakati Hal Ini Sebelum Membuat Rencana Implementasi
Menurut Nifty, ada beberapa hal yang harus seluruh tim Anda sepakati sebelum membuat rencana implementasi.
- hasil yang diharapkan dalam proyek harus terukur
- sepakati tolok ukur kesuksesan
- apa saja small wins dan progres yang diharapkan
- timeline proyek yang jelas dan sesuai kemampuan
- kemungkinan adanya masalah tak terduga
- fleksibilitas untuk mengubah target dan timeline proyek
8 Cara Membuat Rencana Implementasi
Berikut langkah serta cara-cara membuat rencana implementasi:
-
Buat daftar tim dan individu yang terlibat
Tidak hanya siapa saja anggota tim yang akan membantu Anda selama proyek berlangsung, tapi juga stakeholder atau tim lain dalam perusahaan. Pastikan juga Anda membangun komunikasi yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman.
Jangan lupa untuk memberikan pemahaman kepada anggota tim Anda siapa saja dalam daftar tim dan individu yang terlibat.
-
Bagi peran berdasarkan kemampuan individu dan kebutuhan tim
Setelah semua orang dan tim yang terlibat sudah mendapatkan informasi terkait proyek, tugas Anda berikutnya adalah membagi peran mereka.
Tentunya peran dan tugas tersebut harus sesuai kemampuan individu serta kebutuhan tim Anda. Jelaskan secara detail juga apa harapan Anda untuk tiap tugas dan peran.
-
Buat daftar peralatan dan aset yang diperlukan
Daftar ini sering terlewatkan atau hanya jadi informasi tambahan. Namun, jika proyek Anda berskala besar, tentu sejak awal Anda dan tim sudah harus tahu peralatan dan aset yang diperlukan.
Hal ini untuk menghindari timeline dan progres yang terganggu selama proyek berlangsung.
-
Siapkan timeline, tujuan, dan target proyek
Anda dapat membahas ini dengan tim lain. Anda juga dapat melibatkan anggota tim untuk membuat estimasi yang lebih detail.
-
Siapkan daftar KPI yang harus dicapai masing-masing tim
Setelah timeline, tujuan, target, penanggung jawab, dan aset terbentuk, saatnya siapkan tolok ukur kesuksesan atau KPI.
KPI dapat membantu Anda dan perusahaan untuk mengukur kelancaran proyek hingga perbaikan apa yang dibutuhkan nantinya.
-
Jabarkan persiapan, seluruh aktivitas, dan hasil yang diharapkan
Pastikan Anda membuat daftar yang jelas dan mendetail terkait keseluruhan proyek. Anda dapat membagi masing-masing poin berdasarkan tahapannya (persiapan, proyek berlangsung, atau akhir proyek) dan menambahkan detail atau subpoin untuk masing-masing tahapan.
-
Buat perkiraan durasi dan biaya untuk masing-masing aktivitas
Bagian ini merupakan turunan dari timeline dan KPI. Anda harus membuat estimasi durasi untuk masing-masing aktivitas dan tahapan proyek.
Jika proyek ini punya budget, Anda harus memanfaatkannya dengan tepat dan mencantumkannya dalam dokumen rencana implementasi tersebut.
-
Buat rencana cadangan untuk kejadian tak terduga
Meski Anda dan tim telah sepakat bahwa akan ada kejadian tak terduga, tetap buat rencana cadangan.
Hal ini untuk membantu Anda lebih siap dan tidak sampai menunda keberlangsungan proyek.
Sebuah rencana implementasi adalah dokumen krusial baik untuk proyek kecil, sedang, ataupun besar.
Rencana implementasi akan memastikan Anda tahu progres, masalah, hingga hasil proyek.
Jika Anda ingin mempelajari lebih jauh soal membuat dan menerapkan rencana implementasi proyek yang tepat, bergabunglah di short training program prasmul-eli!
Anda dapat belajar langsung dari para ahlinya! Tunggu apa lagi, daftar dan ikuti kelasnya dengan klik di sini sekarang!
