Definisi Fishbone Diagram, Struktur, dan Langkah Membuatnya!

Fishbone diagram adalah alat analisis visual yang bisa mengurai masalah kompleks menjadi komponen-komponen yang lebih mudah dikelola, mengidentifikasi akar penyebab, dan akhirnya menemukan solusi yang tepat.

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang fishbone diagram, mulai dari definisi, struktur, kapan penggunaannya yang tepat, hingga langkah-langkah detail dalam pembuatannya.

Definisi Fishbone Diagram 

Fishbone diagram adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memvisualisasikan penyebab potensial dari sebuah masalah atau efek tertentu. 

Nama "Fishbone" atau tulang ikan berasal dari bentuk diagram yang menyerupai kerangka ikan.

Diagram ini membantu tim untuk secara sistematis menguraikan berbagai faktor yang mungkin menyebabkan masalah tersebut. Sehingga memudahkan identifikasi akar penyebab dan solusi yang tepat. 

Fishbone diagram banyak digunakan dalam manufaktur, layanan industri, pengembangan produk, dan masih banyak lagi. 

Fishbone diagram memiliki beberapa keunggulan:

1. Memungkinkan analisis yang sistematis dan terstruktur.
2. Mendorong pemikiran kreatif dan brainstorming.
3. Memvisualisasikan hubungan antara berbagai penyebab.
4. Membantu mengidentifikasi area yang memerlukan pengumpulan data lebih lanjut.
5. Meningkatkan pemahaman tim terhadap kompleksitas masalah.

Struktur Fishbone Diagram 

Fishbone diagram adalah alat visual yang sangat berguna untuk menganalisis akar penyebab suatu masalah. 

Struktur diagram ini mirip dengan kerangka ikan, yang terdiri dari dua bagian utama:

1. Kepala Ikan: Pokok Permasalahan

Bagian kepala ikan merupakan tempat untuk menuliskan pokok permasalahan atau akibat yang sedang dianalisis. 

Di sini, Anda bisa menjelaskan secara singkat apa masalah yang terjadi, kapan terjadinya, dan rincian lain yang relevan. 

Misalnya, "Penurunan penjualan produk X sebesar 30% dalam 3 bulan terakhir".

2. Tulang Ikan: Faktor-faktor Penyebab

Tulang-tulang ikan yang menyangga badan dan sirip ikan merepresentasikan berbagai faktor penyebab yang berkontribusi pada masalah utama. 

Umumnya, ada enam kategori utama yang digunakan atau dikenal dengan istilah "6M":

a. Method (Metode): Berkaitan dengan operasi perusahaan, termasuk proses produksi, pemasaran, dan distribusi.

b. Manpower (Sumber Daya Manusia): Faktor-faktor yang berhubungan dengan karyawan, seperti keterampilan, jumlah tenaga kerja, atau masalah kinerja.

c. Material (Bahan): Meliputi masalah yang berkaitan dengan bahan baku, baik dari segi kualitas, kuantitas, maupun penyimpanan.

d. Machine (Mesin): Mencakup masalah yang berhubungan dengan peralatan dan mesin yang digunakan dalam proses produksi atau operasi.

e. Measurement (Pengukuran): Berkaitan dengan aspek-aspek pengukuran dan perhitungan, seperti kesalahan input data atau masalah dalam sistem pengukuran kinerja.

f. Mother Nature (Lingkungan): Faktor-faktor eksternal yang sulit dikontrol, seperti kondisi cuaca, bencana alam, atau situasi pandemi.

Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan Fishbone Diagram

Fishbone diagram sangat berguna dalam situasi-situasi berikut:

1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Anda bisa menggunakan fishbone diagram ketika memiliki masalah yang kompleks dan ingin mengetahui penyebab utamanya.

Pasalnya, fishbone diagram dapat membantu memecah masalah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga lebih mudah dianalisis.

2. Membantu Proses Brainstorming

Diagram ini membantu saat Anda dan tim sedang melakukan sesi brainstorming untuk menemukan berbagai kemungkinan penyebab suatu masalah.

Diagram ini menyediakan struktur, sehingga ide-ide dapat dikategorikan dengan rapi.

3. Mencegah Pemikiran yang Stagnan

Ketika tim Anda cenderung terjebak dalam pola pikir yang sama atau solusi yang sama berulang kali, diagram ini akan membantu.

Diagram ini mendorong untuk melihat masalah dari berbagai sudut dan mempertimbangkan faktor-faktor yang mungkin terlewatkan.

4. Mengorganisasi Informasi yang Kompleks

Ketika Anda memiliki banyak informasi tentang suatu masalah dan perlu mengorganisasinya dengan cara yang logis dan sistematis. 

Fishbone diagram membantu mengelompokkan penyebab ke dalam kategori yang jelas.

5. Meningkatkan Kualitas Produk atau Proses

Saat Anda ingin meningkatkan kualitas produk dan perlu mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi hasil akhir. 

Diagram ini sering digunakan dalam quality management untuk menemukan dan mengatasi penyebab cacat atau ketidaksesuaian.

6. Menganalisis Data

Ketika Anda memiliki data yang menunjukkan bahwa ada masalah, tetapi Anda tidak yakin apa yang menyebabkannya. 

Diagram ini membantu menghubungkan data dengan penyebab potensial.

Langkah Membuat Fishbone Diagram

Membuat fishbone diagram melibatkan beberapa langkah yang terstruktur. Mengutip Coursera, berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat fishbone diagram yang efektif:

1. Merumuskan Pernyataan Masalah 

Langkah pertama dan paling krusial adalah mendefinisikan masalah dengan jelas.

Pernyataan masalah ini akan menjadi "kepala ikan" dalam diagram. Letakkan pernyataan ini di sisi kanan dengan panah mengarah padanya. 

Penting untuk memastikan bahwa seluruh tim setuju dengan definisi masalah ini, karena akan menjadi fokus dari seluruh analisis.

2. Menentukan Kategori Penyebab Utama 

Selanjutnya, identifikasi kategori-kategori penyebab utama yang akan membentuk "tulang" utama dari diagram. 

Kategori ini bervariasi tergantung pada industri dan masalah yang dihadapi. 

Misalnya, dalam industri manufaktur, kategori umum bisa mencakup:

• Sumber Daya Manusia
• Peralatan dan Mesin
• Proses dan Prosedur
• Bahan Baku
• Faktor Lingkungan
• Prosedur Pengukuran

Lakukan sesi brainstorming dengan tim untuk menentukan kategori yang paling relevan dengan masalah Anda.

3. Melakukan Brainstorming Penyebab 

Setelah kategori utama ditentukan, lakukan brainstorming untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin penyebab potensial. 

Dorong tim untuk berpikir secara luas dan mendalam, tanpa membatasi ide-ide yang muncul.

4. Mengkategorikan Penyebab 

Setelah daftar penyebab terkumpul, kelompokkan penyebab-penyebab tersebut ke dalam kategori yang sesuai pada diagram. 

Penyebab-penyebab ini akan menjadi "tulang-tulang kecil" yang menghubungkan kategori dengan "tulang punggung" diagram.

5. Menggali Sub-penyebab 

Untuk setiap penyebab yang teridentifikasi, gali lebih dalam dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan efektif seperti "Mengapa hal ini terjadi?" 

Proses ini akan menghasilkan lapisan-lapisan cabang atau "tulang" tambahan pada diagram. Sehingga membantu tim untuk memahami akar permasalahan dengan lebih komprehensif.

6. Mengidentifikasi Akar Penyebab 

Langkah terakhir dan terpenting adalah mengidentifikasi akar penyebab dari masalah yang dinyatakan. 

Perhatikan penyebab-penyebab yang muncul paling sering dan yang muncul di lebih dari satu kategori. 

Penyebab-penyebab ini kemungkinan besar merupakan akar dari masalah yang sedang dianalisis.

Fishbone diagram adalah alat yang sangat efektif dalam menganalisis masalah dan pengambilan keputusan di berbagai industri. 

Dengan memahami struktur dan cara penggunaannya, Anda dapat meningkatkan kemampuan tim dalam mengidentifikasi akar penyebab masalah dan mengembangkan solusi yang tepat. 

Jika Anda ingin memperdalam pemahaman tentang manajemen proyek, kami mengundang Anda untuk mengikuti program The Real Project Management dari prasmul-eli.

Dalam program ini, Anda akan mempelajari berbagai aspek manajemen proyek, mulai dari perencanaan dan implementasi hingga manajemen risiko dan kepemimpinan. 

Daftar kelas The Real Project Management sekarang!