Proses Bisnis Dapat Meningkatkan Retensi Pegawai? Cek Tujuan, Manfaat, dan Bentuknya

Proses bisnis adalah salah satu nilai utama dari perusahaan yang terpercaya dan terstruktur dengan baik. Perusahaan yang tepercaya berarti memiliki bisnis yang menjanjikan. Untuk mencapai hal tersebut proses bisnis harus dibentuk dan diterapkan dengan benar.

Maka, dalam artikel ini kami akan membahas bagaimana membentuk proses bisnis yang tepat agar perusahaan atau bisnis semakin berkembang dan meningkatkan keuntungannya.

Apa Itu Proses Bisnis?

Melansir Blueprism, proses bisnis adalah segala bentuk aturan dan cara kerja internal perusahaan untuk memastikan bisnis berjalan sebagaimana mestinya dan mencapai target. 

Secara sederhana, proses bisnis adalah setiap tugas, aktivitas, kerja sama, dan kolaborasi yang dilakukan berulang-ulang oleh bisnis.

Berkaitan dengan pemaparan di atas, tidak heran bila proses bisnis disebut sebagai nilai utama sebuah bisnis atau perusahaan yang tepercaya. 

Tujuan utama dalam membangun proses bisnis adalah tercapainya konsisten dan standardisasi kerja yang harus dilakukan setiap individu dalam organisasi.

Sebuah proses bisnis yang tepat harus memiliki karakteristik berikut:

1. Konsistensi dan standardisasi; contohnya adalah proses request invoice dari klien harus satu arah dan prosesnya jelas dari awal hingga akhir.
2. Terukur; contohnya adalah durasi proses pencairan invoice yang pas dan tidak terlalu bertele-tele.
3. Dinamis dan fleksibel; proses bisnis harus efisien dan sesuai dengan kondisi pasar. Teknologi yang terus berkembang juga harus diimplementasikan dalam proses bisnis. Tujuannya tentu untuk meningkatkan efisiensi.

Manfaat Proses Bisnis

Berikut adalah beberapa manfaat internal yang dapat didapatkan melalui proses bisnis yang tepat:

1. Perusahaan dapat dengan mudah mengintegrasikan teknologi dan wewujudkan automasi dalam operasional.
2. Perusahaan dapat membangun strategi bisnis yang sesuai produk, target, konsumen, dan kondisi pasar.
3. Perusahaan dapat mengoptimalkan operasional dan kinerja pegawai secara menyeluruh.
4. Setiap pegawai punya nilai, cara kerja, dan mindset yang sama untuk mencapai target bisnis.
5. Dengan proses bisnis yang konsisten, perusahaan dapat membuat perkiraan terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mencapai target serta tujuan bisnis.
6. Tidak ada proses yang tumpang tindih dan mencegah miskomunikasi dalam tim.
7. Masalah akan lebih cepat terselesaikan karena solusi akan datang dari proses bisnis yang sudah berjalan.
8. Meningkatkan efektivitas kerja dan kerja sama antar tim.
9. Membentuk lingkungan kerja positif dan suportif yang akan meningkatkan retensi pegawai.

Komponen dalam Proses Bisnis

Komponen-komponen berikut memastikan proses bisnis berjalan sesuai rencana dan standarnya.

1. Komponen input yang memastikan sumber daya (pegawai, biaya, waktu, bahan, dan peralatan) memiliki arahan, aturan, dan standar yang jelas dalam menjalankan proses bisnis.
2. Komponen aktivitas yaitu setiap aturan, arahan, dan standar yang dipakai dijalankan dengan semestinya. Secara sederhana, komponen ini adalah SOP (Standard Operating Procedure) dalam perusahaan.
3. Komponen output yaitu pengawasan dan penilaian terhadap hasil proses bisnis serta efisiensi atau efektivitasnya.

Kategori dan Bentuk Proses Bisnis

Merangkum Tech Target, berikut adalah ragam kategori dan bentuk proses bisnis:

1. Proses operasional

Sesuai namanya, proses ini merujuk pada bagaimana bisnis berjalan pada aspek utama perusahaan. Proses ini juga disebut sebagai proses bisnis utama atau core, sebab orang-orang di dalamnya adalah perantara konsumen dan perusahaan. 

Kategori ini juga mencakup aktivitas bisnis yang punya target untuk mendatangkan pendapatan serta keuntungan. 

Contoh aktivitas dalam kategori ini adalah:

• Proses menerima pesanan konsumen.
• Proses pembayaran pesanan.
• Proses pembuatan dan pengemasan produk.
• Proses pengiriman produk kepada konsumen.

2. Proses pendukung

Kategori proses bisnis ini bertugas untuk mendukung proses operasional dan memastikannya berjalan tanpa kendala. Meski tidak langsung mendatangkan keuntungan, proses pendukung tetap menjadi pihak yang dibutuhkan dalam kolaborasi untuk menghasilkan produk terbaik. 

Orang-orang dalam proses pendukung juga yang biasanya dibebankan untuk memastikan kolaborasi antar tim berjalan dengan efisien dan efektif.

Contoh aktivitas dalam kategori ini:

• Manajemen karyawan oleh HRD.
• Manajemen keuangan oleh tim finance.
• Manajemen keselamatan operasional.
• Proses administrasi dan dokumentasi pesanan pelanggan serta catatan pendapatan.

3. Proses manajemen

Proses manajemen meliputi perencanaan, pengawasan, pengaturan, dan evaluasi terhadap kolaborasi proses operasional dan proses pendukung. Kategori ini fokus pada cara mencapai target bisnis dan memastikan semua aktivitas berjalan dengan efisien. 

Contoh aktivitas dalam proses manajemen adalah:

• Komunikasi internal yang efektif dan mudah.
• Monitor fungsi internal dan eksternal bisnis
• Proses identifikasi masalah dan solusinya.
• Menilai efisiensi dan efektivitas kolaborasi antar tim.
• Budgeting dan perencanaan strategis.
• Pengawasan dan perawatan terhadap peralatan serta infrastruktur bisnis.

4. Proses lainnya

Proses-proses kategori ini meliputi usaha marketing, proses sales, layanan pelanggan, dan supply chain.

Cara Mengoptimalkan Proses Bisnis

Mengutip Indeed, berikut adalah beberapa cara mengoptimalkan proses bisnis:

1. Tentukan target bisnis dan metrik yang dipakai untuk mengukur pencapaian.
2. Petakan proses yang sudah berjalan dan identifikasi masalahnya.
3. Tawarkan solusi dan uji coba dalam proses yang bermasalah.
4. Evaluasi hasil uji coba pada proses yang bermasalah.
5. Implementasi proses yang baru berdasarkan evaluasi.
6. Evaluasi lagi proses baru yang diimplementasikan.

Dapat disimpulkan, proses bisnis adalah segala aktivitas internal perusahaan yang konsisten, punya standardisasi, efisien, dan efektif untuk mencapai target serta keuntungan. Setiap bisnis harus memiliki proses ini agar setiap individu punya standar yang sama dalam pekerjaannya.

Bisnis Anda belum punya proses bisnis yang sesuai? Atau bisnis Anda butuh perubahan desain proses bisnis? Tenang saja, pelajari selengkapnya tentang pengelolaan aktivitas bisnis dalam short program prasmul-eli yang bertajuk Business Process Redesign.

Dapatkan ilmu langsung dari coach profesional dan pakar industri. Klik link ini untuk temukan dan daftar programnya!