5 Manfaat Komunikasi Lintas Fungsional dalam Tim
Kerja sama lintas fungsi berperan penting dalam mencapai tujuan bersama sebuah perusahaan atau organisasi. Keberhasilan kolaborasi antar tim dan individu mampu meningkatkan produktivitas dalam bekerja. Tidak hanya itu, ternyata ada manfaat komunikasi lintas fungsional dalam tim yang sayang untuk dilewatkan.
Sebelum lebih jauh membahas lima manfaat komunikasi lintas fungsional dalam tim, mari kulik lebih dalam mengenai pengertian kolaborasi dan komunikasi lintas fungsi terlebih dulu.
Apa itu kolaborasi dan komunikasi lintas fungsi?
Kolaborasi dan komunikasi lintas fungsional terjadi ketika individu dengan keahlian dan key performance indicator (KPI) berbeda, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Biasanya, tujuan ini berpusat pada return of investment (ROI) yang merupakan rasio untuk melakukan perhitungan efektivitas dari investasi yang telah dilakukan perusahaan atau organisasi.
Komunikasi lintas fungsional mengoptimalkan kompetensi dan keahlian setiap orang untuk mencapai sasaran bisnis secara lebih efisien dan cepat. Dalam hal ini, dibutuhkan adaptasi, keselarasan, dan akuntabilitas dari tiap individu yang terlibat di dalamnya. Setiap keputusan yang diambil adalah hasil dari diskusi dan kesepakatan tim.
Bagaimana contoh dari komunikasi lintas fungsional? Dalam tim manajemen proyek yang bersifat lintas fungsi, di dalamnya melibatkan orang-orang dari bidang keuangan, operasi, pemasaran, sumber daya manusia (SDM), teknologi dan informasi (TI) untuk mencapai tujuan bisnis dalam lingkup yang lebih besar. Komunikasi lintas fungsi yang optimal dapat menjadi media untuk mengelola dan mencegah potensi konflik yang timbul karena perubahan.
Manfaat komunikasi lintas fungsional dalam tim
Bagi seorang manajer produk atau manajer program, mempelajari lebih dalam mengenai hasil riset konsumen atau pengguna memang penting. Namun, perlu disadari juga bahwa di luar dari itu semua, ada kontribusi dan peran tim lainnya yang memiliki kesamaan tujuan. Saat itulah, komunikasi lintas fungsional dalam tim diperlukan.
Tantangan seperti miskomunikasi dan konflik antarindividu atau tim dapat dihindari, jika kerja lintas fungsi diimplementasikan secara proporsional. Berikut lima manfaat kolaborasi dan komunikasi lintas fungsional yang mampu memberikan dampak positif signifikan terhadap output bisnis dan kinerja di suatu perusahaan atau organisasi.
1. Menciptakan inovasi
Tim yang kolaboratif adalah tim yang inovatif. Mengapa begitu? Pekerjaan dibagi ke lebih banyak orang akan mendapatkan masukan yang lebih beragam. Selain itu, tim yang kolaboratif juga mendorong pertukaran keahlian tiap individu yang terlibat di dalamnya. Dengan begitu, produk yang dihasilkan akan lebih mengakomodir kebutuhan konsumen atau pengguna.
Sebagai contoh, sebelum produk dirilis ke pasar, idealnya melalui tahap saran dan masukan terlebih dulu dari pihak-pihak terkait. Masukan dari tim pemasaran, penjualan, atau riset dan pengembangan, dapat menjawab tantangan dari berbagai kebutuhan pelanggan.
Molly Hellerman, Kepala Program Inovasi Global di Atlassian, menekankan pentingnya kolaborasi dan inovasi lintas fungsional, terutama di ruang digital. Hellerman berkata, “untuk mendorong kolaborasi yang lebih luas; perusahaan harus meruntuhkan silo informasi yang cenderung hanya sedikit melibatkan komunikasi. Padahal, semakin banyak orang dilibatkan, akan lebih banyak pula masukan dan saran yang dapat ditampung. Dengan begitu, kesempatan dan peluang pengembangan produk yang lebih baik dapat tercapai lebih awal.
2. Mengembangkan budaya dan gaya komunikasi inklusif
Tim produk terkadang memiliki gaya komunikasi dan budaya tersendiri dalam keseharian bekerja secara internal tim. Ada kalanya hal ini terbentuk secara tidak sengaja dan kemudian menjadi hal yang lumrah. Meski begitu, budaya internal tim (tentunya bukan hanya tim produk), dapat membatasi ruang komunikasi terbuka antar tim.
Dalam hal tersebut, manfaat komunikasi lintas fungsional dapat menghindari potensi miskomunikasi. Kolaborasi antar tim dapat menggunakan gaya komunikasi yang inklusif dan umum, sehingga pesan yang akan disampaikan dapat dipahami oleh semua departemen yang terlibat. Strategi kolaborasi lintas fungsional ini juga dapat mencakup pengetahuan penggunaan istilah tertentu dalam operasional bisnis di seluruh departemen dalam perusahaan. Basis pengetahuan ini dapat menjadi acuan atau 'glosarium', sehingga setiap karyawan (baru atau lama) tetap dapat mengetahuinya.
3. Memiliki data sentral atau bersama
Kesuksesan tim pemasaran, penjualan, keuangan, dan pelayanan konsumen atau pengguna memiliki serangkaian data spesifik yang berharga bagi proses desain dan pengembangan produk. Budaya komunikasi lintas fungsional mendorong tim untuk membagikan data dengan cara yang lebih berempati. Maksudnya, setiap pihak memiliki kesadaran bahwa individu atau tim yang menerima data tersebut dapat memahaminya secara mudah.
Sebagai contoh, data yang dibagikan lebih dari sekadar hasil mengekspor email. Merekam video dengan penjelasan singkat atau melakukan sesi diskusi bersama akan lebih membantu. Dengan cara ini, tim lain dapat dengan mudah memahami dan mengolah data tersebut secara lebih optimal untuk tujuan bisnis bersama.
4. Pengembangan produk yang lebih ramah konsumen/pengguna
Saran dan masukan dari pengalaman konsumen atau pengguna atas sebuah produk sangat penting untuk dalam proses pengembangan bisnis. Dengan begitu, pengembangan produk yang selaras dengan kebutuhan konsumen dan pengguna dapat terpenuhi.
Manfaat komunikasi lintas fungsional dalam tim juga mampu menciptakan proses pengembangan produk yang mengutamakan konsumen/pengguna. Proses ini melibatkan beragam masukan dan data ke dalam pengembangan dan pembuatan produk.
Sebagai contoh, tim pemasaran atau pelayanan konsumen memiliki data dari jumlah kunjungan website maupun komplain yang dikirimkan secara online.
“Halaman blog atau artikel mana yang paling banyak dikunjungi?”
“Apa pertanyaan pelanggan yang paling sering ditanyakan?”
“Keluhan apa yang sering konsumen/pelanggan ajukan?”
Jawaban atas pertanyaan tersebut memberikan gambaran yang berguna untuk mengoptimalkan produk dan kepuasan konsumen/pengguna.
5. Penyelarasan tujuan
Selanjutnya, poin krusial dari manfaat komunikasi lintas fungsional dalam tim, yaitu penyelarasan tujuan yang berpusat pada keseluruhan tujuan bisnis/operasional. Tiap departemen atau tim dapat mengidentifikasi di mana dan kapan saatnya untuk melakukan sinkronisasi agar tujuan bisnis dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Misalnya, komunikasi lintas fungsional dapat mengidentifikasi penyesuaian kolaborasi antartim yang dibutuhkan dalam setiap tahap pembuatan prototipe fitur atau produk baru. Baik itu pengujian user experience (pengalaman pengguna) atau maupun tes produk baru secara langsung ke konsumen/pengguna.
Lima contoh manfaat komunikasi lintas fungsional dalam tim yang sudah dipaparkan di atas merupakan poin penting yang perlu diusahakan dalam mencapai target bisnis/operasional. Manfaat ini baru dapat dirasakan, jika kolaborasi dan komunikasi yang inklusif terus didorong, di mana setiap individu berkontribusi secara maksimal.
