8 Langkah Membuat Timeline Project yang Detail dan Contohnya

Timeline project yang jelas akan membantu tim Anda sukses dalam menjalankan proyek. Maka dari itu, Anda harus memahami cara membuat contoh timeline project.

Timeline project adalah gambaran tentang keseluruhan proyek mulai dari tugas, penanggung jawab, target, pencapaian, hingga deadline. Visualisasi tersebut membantu semua orang yang terlibat dalam proyek untuk tetap fokus dan terorganisasi.

Berikut kami paparkan jenis, cara membuat, dan contoh timeline project yang dapat Anda gunakan.

8 Langkah Membuat Timeline Project

Merangkum Lucidchart, berikut ada delapan cara dan tahapan membuat timeline project.

1. Identifikasi lingkup dan tujuan proyek

Langkah pertama membuat timeline project adalah mempersiapkan lingkup, tujuan, hingga ekspektasi Anda terhadap proyek tersebut. Anda dan tim harus melakukan rapat persiapan dan perencanaan proyek sebelum membentuk timeline project. Dengan punya lingkup dan tujuan proyek yang jelas serta mendetail, tim Anda akan memahami dampak dari proyek juga targetnya sejak awal.

2. Susun struktur proyek dan bagi dalam fase

Struktur proyek adalah bagian terpenting dalam timeline project, sebab di dalamnya Anda harus membagi lingkup dan tujuan atau target proyek dalam fase-fase kecil. Kelompok fase ini yang nantinya akan dijadikan acuan pencapaian proyek.

3. Tentukan tugas dari masing-masing fase

Kelompok fase tersebut akan dipecah lagi menjadi berbagai tugas yang dibagi ke masing-masing tim atau penanggung jawab. Dalam proses membagi tugas dan tanggung jawab ini, Anda dapat berdiskusi dengan anggota tim, stakeholder internal, hingga eksternal (jika dibutuhkan dalam proyek). Tujuannya agar setiap penanggung jawab mengetahui porsi dan ekspektasi terhadap hasil kerjanya.

4. Tentukan pihak-pihak yang terlibat dan kebutuhan proyek

Berkaitan dengan pembagian tanggung jawab, sebuah proyek membutuhkan bantuan dari stakeholder internal atau bahkan pihak eksternal. Maka, dalam mempersiapkan timeline project, kemampuan negosiasi Anda akan diuji. Proses meminta bantuan dan menyamakan mindset untuk project timeline adalah dua hal krusial untuk memastikan proyek berjalan lancar.

5. Tentukan total waktu pengerjaan proyek

Mengetahui total waktu pengerjaan proyek akan membuat Anda punya timeline dan deadline yang jelas. Hal ini juga mengantisipasi keterlambatan yang dapat merugikan tim atau perusahaan. Namun, dalam menentukan total waktu pengerjaan, Anda dapat memprediksi masa-masa tertentu seperti adanya cuti, hari libur, akhir pekan, hingga hal-hal tak terduga. Pastikan juga total waktu yang ditentukan masuk akal dan dapat dicapai oleh tim.

6. Identifikasi sumber daya proyek

Sumber daya proyek dapat berupa:

• key visual untuk desain
• jenis copy yang dipakai
• aplikasi atau peralatan yang diiperlukan
• budget proyek
• siapa saja penanggung jawab dan deadline-nya
• banner dan konten promosional

Biasanya sumber daya akan bertambah seiring berjalannya proyek.

7. Tentukan target dan pencapaian proyek

Tujuan, lingkup, struktur, dan fase proyek yang sudah Anda buat akan membentuk serta menyesuaikan target proyek secara menyeluruh. Target harus dalam bentuk angka atau kuantitatif agar dapat diukur keberhasilannya. Anda juga harus membuat pencapaian kecil untuk setiap kelompok fase. Bukan hanya untuk mengetahui progres proyek, tapi juga memberikan apresiasi pada tim.

8. Buat timeline proyek

Terakhir adalah membentuk timeline project yang detail dan lengkap. Timeline project ini akan menjadi acuan utama setiap orang yang terlibat dalam menjalankan proyek. Untuk membuat timeline project yang mudah dibaca dan dipahami, simak contoh berikut.

Jenis dan Contoh Timeline Project

Mengutip Asana, berikut adalah beberapa contoh timeline project yang dapat Anda gunakan:

1. Contoh timeline project dalam gantt chart

Gantt chart dikenal sebagai salah satu bentuk timeline yang sering digunakan oleh project manager. Dengan model ini, tim dapat mengetahui fase-fase proyek dan deadline-nya secara mendetail. 

Hal ini juga memberikan pengertian pada tim bahwa sebuah fase harus diselesaikan tepat deadline agar dapat melanjutkan fase berikutnya. Berikut adalah contoh timeline project dalam gantt chart:

Sumber: teamwork.com

2. Contoh timeline project dalam vertical chart

Model vertical chart adalah versi sederhana dari gantt chart. Anda tinggal menuliskan ragam tugas proyek dalam garis lurus (vertikal). Dalam model ini Anda tidak perlu memasukkan detail durasi atau timeline-nya. 

Model ini cocok jika proyeknya berkaitan dengan seminar atau workshop. Simak contoh timeline project dalam vertical chart berikut ini:

Sumber: plaky.com

3. Contoh timeline project dalam Kanban timeline

Anda membutuhkan aplikasi tambahan untuk menggunakan model ini. Namun, Kanban dikenal sebagai salah satu aplikasi timeline project management yang unggul. Anda dan tim juga dapat menggunakan Kanban dengan mudah. 

Dalam papan Kanban, Anda tinggal membagi tugas dalam kolom “tugas yang masih berjalan” dan “tugas yang sudah selesai”. Berikut adalah contoh penggunaannya Kanban timeline:

Sumber: kanbantool.com

4. Contoh timeline project dalam historical chart

Model ini mengurutkan tugas-tugas berdasarkan urutan timeline proyek. Biasanya digunakan untuk proyek yang berjalan selama beberapa bulan. Informasi utama yang masuk dalam chart ini adalah tugas, penanggung jawab, dan pencapaian. 

Contoh timeline project dalam historical chart adalah:

Sumber: plaky.com

Manfaat Membuat Timeline Project

Melansir TeamWork, berikut adalah beberapa manfaat membuat timeline project:

1. Memiliki tujuan, lingkup, dan cara mencapai tujuan yang jelas.
2. Memastikan semua orang punya mindset dan tujuan yang sama.
3. Memastikan semua orang terlibat mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
4. Menjadi acuan saat terjadi masalah dalam satu fase.
5. Menghindari tugas atau fase tertunda.
6. Memudahkan semua orang ketika terjadi perubahan fase atau timeline.

Supaya proyek dapat berjalan dengan lancar dan mencapai kesuksesan, Anda membutuhkan timeline project yang mendetail. Tidak hanya untuk Anda, tapi seluruh anggota tim dan pihak lain yang terlibat pun memahami peran dan ekspektasi atas hasil kerjanya.

Baik seorang manajer atau staf harus memahami pentingnya timeline project dan cara membuatnya. Semua hal tentang proses mengatur operasional dan non operasional proyek dapat Anda pelajari dalam short program dari prasmul-eli.

Dalam pelatihan The Real Project Management, Anda akan mendapatkan ilmu dan kursus langsung dari pakar dan profesional industri. Klik link ini untuk temukan dan daftar programnya!