Bagaimana Proses Training Need Analysis di Perusahaan Multinasional untuk Menentukan Pelatihan yang Efektif?

Pemilihan pelatihan yang tepat untuk manajer atau pun karyawan akan berdampak positif bagi perusahaan. Agar pelatihan yang dipilih tepat guna dan sesuai sasaran maka perlu adanya proses training need analysis.

Setiap perusahaan memiliki proses training need analysis yang berbeda-beda. Semakin besar skala perusahaannya maka semakin rapi proses analisis kebutuhan pelatihannya. 

Namun, ada temuan dalam Journal of Personal Selling and Sales Management tahun 1991 yang menyatakan bahwa sebagian besar organisasi cenderung lebih mengandalkan manajemen puncak untuk mengatur pelatihan, mulai dari pemilihan karyawan yang akan mengikuti pelatihan hingga besaran anggaran yang akan diinvestasikan untuk pelatihan tersebut. 

Fakta lain di lapangan juga menemukan bahwa pelatihan yang biasanya dilakukan di organisasi tidak mencerminkan tujuan strategis perusahaan, sehingga upaya tersebut tidak memberikan kontribusi kembali kepada organisasi karena kebutuhan pelatihan tidak dianalisis dengan tepat.

Oleh karena itu, dalam pembahasan kali ini akan dikupas bagaimana proses training need analysis di perusahaan multinasional yang skalanya sudah global untuk menentukan pelatihan yang efektif. 

Proses Training Need Analysis

Dalam buku yang ditulis oleh William McGhee dan Paul W. Thayer yang berjudul Training and Business Industry, disebutkan bahwa untuk menentukan pelatihan yang tepat bagi perusahaan ada tiga level analisis untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk organisasi maupun karyawannya. 

1. Analisis Organisasi

Ini adalah proses paling awal dalam proses training need analysis yang tujuan utamanya adalah memahami kebutuhan pelatihan berdasarkan tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan.

Bagaimana proses analisis organisasi ini? Jadi, ini adalah proses untuk meninjau lingkungan internal organisasi yang meliputi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan serta kesesuaiannya dengan tujuan, strategi, dan sasaran organisasi. 

Pada tahap ini, organisasi fokus menganalisis arah dan prioritas perusahaan dalam periode tertentu, sehingga pelatihan yang direncanakan dapat disesuaikan dan diselaraskan secara optimal dengan kebutuhan strategis perusahaan.

Proses ini penting agar pelatihan tidak hanya bersifat reaktif, tetapi juga mendukung pencapaian visi jangka panjang.

2. Analisis Tugas atau Operasional

Proses lanjutannya lebih spesifik yakni melakukan analisis tugas atau operasional  yang biasa orang kenal dengan job analysis atau task analysis. 

Proses ini dilakukan untuk memeriksa pekerjaan tertentu guna menentukan kebutuhan atau persyaratan keterampilan, pengetahuan, dan sikap yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kerja yang diharapkan. 

Dengan memahami apa yang harus diselesaikan oleh karyawan dalam tugasnya, organisasi dapat merancang pelatihan yang tepat sasaran untuk mengatasi permasalahan kinerja yang spesifik dan meningkatkan efektivitas operasional.

3. Analisis Individual

Langkah ketiga semakin spesifik yakni analisis per individu untuk memeriksa apakah posisi yang mereka tempati sekarang ini sudah memiliki keterampilan, pengetahuan, dan sikap yang dibutuhkan agar dapat melaksanakan tugasnya secara optimal.

Informasi terkait kinerja dan kebutuhan pelatihan individu ini biasanya dikumpulkan melalui wawancara, survei dengan para subject matter experts, manajer, dan karyawan berprestasi tinggi.

Analisis individual ini memastikan pelatihan yang diberikan pada orang yang tepat sehingga hasilnya bisa maksimal. 

Dari ketiga proses training need analysis tersebut, apakah perusahaan Anda sudah menerapkan semua proses tersebut?

Proses Training Need Analysis di Perusahaan Multinasional

Sekarang Anda akan mengetahui bagaimana penerapan proses training need analysis (TNA) di perusahaan multinasional. 

Proses analisis ini berdasarkan riset yang dilakukan oleh mahasiswa dari University Teknologi Malaysia yang mempelajari penerapan proses TNA di perusahaan multinasional yang ada di Malaysia.

1. Years of Practice (Tahun Praktek)

Perusahaan multinasional umumnya telah menjalankan proses TNA selama bertahun-tahun dengan pengalaman yang bervariasi, mulai dari 5 sampai lebih dari 10 tahun.

Pengalaman ini menunjukkan bahwa TNA sudah menjadi bagian terintegrasi dalam manajemen sumber daya manusia untuk memastikan pelatihan yang efektif dan tepat sasaran. 

2. TNA Mode

Ada dua jenis mode TNA yang diterapkan. Pertama yakni TNA secara formal yang dilaksanakan secara terstruktur dan sistematis sebagai bagian dari proses perencanaan pelatihan. 

Kedua adalah mode pelaksanaan TNA secara informal yang dilakukan secara ad hoc atau berdasarkan kebutuhan mendesak tanpa prosedur resmi.

Dari kedua jenis mode TNA, tentunya mode TNA secara formal lebih umum dilakukan untuk menjamin keselarasan dengan strategi perusahaan global.

3. Metode Pengumpulan Data

Perusahaan selalu memutuskan segala sesuatu berbasis data. Termasuk ketika menentukan pelatihan yang tepat untuk karyawan. Beberapa metode pengumpulan data dalam TNA yang digunakan perusahaan multinasional. 

Survei dan kuesioner merupakan metode mengajukan selebaran atau formulir berisikan pertanyaan yang diberikan kepada karyawan dan manajer untuk mendapatkan gambaran kebutuhan pelatihan. 

Untuk mendapatkan gambaran lebih mendalam, metode wawancara pun dilakukan dengan manajemen, subject matter experts (SMEs), dan peserta pelatihan. 

Selain itu observasi langsung terhadap aktivitas kerja pun menjadi salah satu metode pengumpulan data. 

Dan terdapat analisis dokumen seperti laporan kinerja dan data HR. Perusahaan bisa melakukan metode campuran ini untuk memperoleh data yang komprehensif dan akurat. 

4. Memilih Peserta Pelatihan

Tentunya perusahaan akan melakukan pemilihan peserta pelatihan. Dalam menentukan peserta pelatihan yang tepat, perusahaan akan melibatkan beberapa peran berikut:

• Karyawan yang akan mengikuti pelatihan.
• Manajer lini yang memahami kebutuhan dan kinerja timnya
• Subject matter experts (SMEs) yang menguasai materi atau proses kerja spesifik. 
• Departemen HR sebagai fasilitator dan evaluator. 

Pemilihan peserta disesuaikan dengan tujuan dan tingkat pelatihan yang akan diberikan. 

5. Proses Training Need Analysis

Berikut ini langkah-langkah utama dalam proses TNA di perusahaan multinasional yang bisa diduplikasi perusahaan lain. Proses berikut ini dilakukan secara iteratif untuk memastikan relevansi dan efektivitas pelatihan.

• Identifikasi tujuan organisasi dan strategi bisnis. 

• Analisis tugas dan kebutuhan operasional.

• Penilaian kebutuhan pelatihan individu.

• Pengumpulan dan analisis data melalui berbagai metode.

• Penyusunan rekomendasi pelatihan yang spesifik.

• Implementasi dan evaluasi hasil pelatihan. 

 

6. Orang yang Melakukan TNA

Pihak yang melakukan TNA dalam perusahaan multinasional adalah sebagai berikut:

• Departemen HRD/ Training & Development/ Learning & Development yang memiliki keahlian dalam analisis kebutuhan pelatihan. 

• Manajer lini terkait yang memberikan input tentang kebutuhan langsung timnya.

• Konsultan eksternal untuk memberikan perspektif objektif dan spesialisasi tertentu.

• Subject Matter Experts (SMEs) sebagai sumber teknis dan konten pelatihan.

 

7. Pengukuran Training Need Analysis

Langkah terakhir yang pasti dilakukan perusahaan multinasional adalah mengukur keberhasilan TNA melalui evaluasi feedback dari peserta, analisis perbandingan kinerja sebelum dan sesudah pelatihan, penilaian pencapaian target pelatihan, dan monitoring dampak pelatihan terhadap produktivitas dan efektivitas organisasi. 

Pengukuran ini penting untuk menyempurnakan proses TNA dan memastikan investasi pelatihan memberikan hasil optimal.

Adopsi Proses Training Need Analysis di Perusahaan Anda

Apakah perusahaan Anda sudah melakukan proses TNA dengan tepat? Apakah hasil dan dampak pelatihan yang Anda selenggarakan sudah tepat sesuai tujuan. 

Jika perusahaan Anda ingin mengadopsi proses training need analysis yang sudah disebutkan pada penjelasan diatas, tapi terkendala tidak mengerti harus mulai dari mana. Maka Anda bisa berkolaborasi dengan prasmul-eli dengan program customized assessment yang bisa disesuaikan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan yang tepat untuk perusahaan Anda. 

Optimalkan budget perusahaan dengan pelatihan yang tepat dan efektif untuk menunjang tujuan perusahaan.