Cara Membuat dan Contoh Timeline Project yang Benar dan Efektif

Timeline project merupakan alat visual yang sangat penting untuk memastikan kelancaran dan keberhasilan suatu proyek. Karena itu, contoh timeline project yang baik dapat membantu tim memahami alur kerja, tenggat waktu, dan tahapan-tahapan dalam proyek. 

Untuk membantu Anda memahaminya, artikel ini akan membahas cara membuat timeline project yang efektif beserta contohnya secara menyeluruh. 

Apa itu Timeline Project?

Timeline project adalah representasi visual dari jadwal dan urutan tugas dalam sebuah proyek. 

Melansir dari Asana, timeline project berfungsi sebagai panduan dinamis yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan proyek yang berkembang. 

Dengan adanya timeline, tim dapat memantau kemajuan secara real-time dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. Sehingga memastikan bahwa semua anggota tim bekerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. 

Hal ini juga membantu dalam mengidentifikasi potensi masalah atau keterlambatan sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

Selain itu, timeline project juga membantu tim untuk memvisualisasikan alur kerja dan hubungan antar tugas. Sehingga setiap anggota tim dapat memahami bagaimana kontribusi mereka berpengaruh pada keseluruhan proyek. 

Dengan tampilan visual yang jelas dan terstruktur, timeline project juga memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara anggota tim dan pemangku kepentingan. 

Semua orang yang terlibat dalam proyek dapat dengan mudah memahami kemajuan saat ini, apa yang telah diselesaikan, dan apa yang masih perlu dilakukan. 

Hal ini membantu meningkatkan koordinasi, mengurangi kebingungan, dan memastikan bahwa semua pihak tetap mengetahui dan terlibat dalam proses.

Cara Membuat dan Contoh Timeline Project

Timeline project merupakan metode paling penting dalam manajemen proyek. Di mana, metode ini bisa membantu Anda dalam visualisasi jadwal dan urutan tugas. 

Jika Anda ingin proyek berjalan lancar dan tepat waktu, memahami cara membuat timeline project adalah salah satu skill yang wajib dikuasai. 

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat timeline project yang efektif:

1. Susun Brief Project

Langkah pertama dalam membuat timeline project adalah menyusun brief project. Hal yang satu ini berfungsi sebagai panduan yang menjelaskan gambaran besar proyek. 

Dalam brief ini, Anda perlu menjawab beberapa pertanyaan:

• Apa tujuan dan sasaran proyek?
• Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek?
• Apa saja milestone utama proyek?

Brief project membantu semua pihak yang terlibat memahami arah dan ekspektasi proyek dengan jelas.

2. Buat Daftar Tugas

Setelah memiliki gambaran besar, langkah selanjutnya adalah memecah proyek menjadi daftar tugas yang lebih rinci. 

Teknik ini disebut work breakdown structure (WBS). Tuliskan semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, mulai dari yang besar hingga detail terkecil.

Misalnya, jika Anda memiliki proyek peluncuran produk baru. Maka, kemungkinan tugas-tugas yang perlu dilakukan meliputi:

• Riset pasar
• Pengembangan produk
• Desain kemasan
• Strategi pemasaran
• Produksi
• Distribusi

Pastikan Anda tidak melewatkan langkah-langkah kecil yang mungkin tampak sepele tapi penting untuk keberhasilan proyek.

3. Estimasi Waktu untuk Setiap Tugas

Dalam membuat timeline project yang efektif, Anda memerlukan estimasi waktu yang akurat untuk setiap tugas. 

Mengutip dari Lucidchart, pertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing tugas dengan asumsi pekerjaan dilakukan tanpa gangguan.

Jika Anda kesulitan memperkirakan waktu, cobalah untuk berkonsultasi dengan anggota tim atau ahli yang lebih berpengalaman. 

Satu hal yang tidak boleh dilupakan yakni untuk memberikan sedikit ruang ekstra untuk mengantisipasi kemungkinan kendala atau penundaan dalam proyek. 

4. Melihat Ketergantungan antar Tugas

Dalam sebuah proyek, beberapa tugas tidak dapat dimulai sebelum tugas lain selesai. Inilah yang disebut dengan ketergantungan tugas. 

Penting untuk memetakan ketergantungan ini sebelum memulai pekerjaan. Kenapa? Karena hal ini akan membantu Anda menghindari kemacetan dan memastikan alur kerja yang lancar.

Misalnya dalam proyek peluncuran produk, Anda tidak bisa memulai produksi sebelum desain produk selesai. 

Maka dengan memahami ketergantungan ini, Anda dapat mengatur urutan tugas dengan lebih efisien dalam timeline.

5. Tentukan Milestone Proyek

Milestone adalah pencapaian penting dalam proyek Anda. Milestone berfungsi sebagai titik periksa yang memungkinkan tim untuk mengevaluasi kemajuan proyek. 

Milestone bisa berupa tanggal, events, atau deliverable tertentu yang menandai fase penting dalam proyek.

Contoh milestone:

• Finalisasi desain produk
• Selesainya prototipe
• Persetujuan kemasan
• Mulainya produksi massal
• Peluncuran kampanye pemasaran

6. Pilih Tools yang Tepat

Setelah mengumpulkan semua informasi di atas, saatnya memilih tools untuk membuat timeline project. Ada berbagai pilihan, mulai dari spreadsheet sederhana hingga software manajemen proyek yang canggih.

Ada beberapa tools populer untuk membuat timeline project, yaitu:

• Microsoft Project
• Trello
• Asana
• Monday.com

Pilih tools yang sesuai dengan kebutuhan dan kompleksitas proyek Anda. Untuk proyek sederhana, spreadsheet mungkin sudah cukup. Namun, untuk proyek yang lebih besar dan kompleks, software khusus mungkin lebih sesuai.

7. Bangun Timeline Project

Setelah itu, mulailah dengan memasukkan semua tugas ke dalam tools yang Anda pilih. Urutkan berdasarkan ketergantungan dan atur durasinya sesuai estimasi waktu yang telah Anda buat. 

Tandai milestone penting dan pastikan semua anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.

8. Pantau dan Sesuaikan

Penting untuk terus memantau kemajuan proyek dan menyesuaikan timeline jika diperlukan. Jangan ragu untuk melakukan penyesuaian jika ada perubahan atau masalah yang muncul selama proyek berlangsung.

Jadi, itu dia cara membuat dan contoh timeline project yang bisa Anda tiru. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat timeline project yang efektif dan terstruktur. 

Timeline yang baik akan membantu Anda mengelola proyek dengan lebih efisien, meningkatkan komunikasi tim, dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek. 

Untuk membantu Anda menangani proyek-proyek perusahan, ikuti kelas The Real Project Management dari prasmul-eli. Di kelas ini, Anda akan belajar semua hal tentang Manajemen Proyek, mulai dari dasar hingga cara mengimplementasikannya ke dalam proyek.