Cara Mengurangi Ongkos Pengiriman bagi UKM
Beberapa pertanyaan paling umum yang akan Anda terima sebagai pebisnis adalah terkait dengan pengiriman. Tanpa disadari, ongkos pengiriman dapat mempengaruhi keputusan konsumen untuk membeli produk Anda atau tidak.
Kelompok riset ecommerce Baymard Insitute menemukan bahwa hampir setengah dari pembeli online meninggalkan keranjang belanjaan mereka karena ada biaya-biaya tambahan lain, seperti pajak dan ongkos pengiriman. Meskipun Anda tidak dapat mengubah harga pajak produk, ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi ongkos kirim.
Mengapa biaya pengiriman begitu tinggi?
Pengiriman suatu produk ke tangan konsumen memiliki proses yang rumit dan membutuhkan banyak biaya, sehingga menghasilkan harga yang tidak sedikit. Ini terjadi karena terdapat faktor-faktor tak terlihat, seperti tenaga kerja, bahan bakar, berat paket, dimensi paket, dan nilai.
Salah satu tantangan yang dihadapi oleh UKM adalah ongkos pengiriman. Proses ini cukup merepotkan, sebab begitu pesanan masuk, Anda hanya bertugas untuk membuat, mengemas, dan mengirim produk ke ekspedisi. Setelah itu, semua sudah berada di luar kendali karena mengantar paket tepat waktu dengan kondisi baik jadi tanggung jawab ekspedisi.
Anda perlu mengingat bahwa ongkos pengiriman adalah biaya yang digunakan untuk mengirimkan barang ke konsumen dengan selamat. Beberapa di antaranya adalah kotak, tali, sticker, tenaga kerja untuk packing, biaya kurir untuk mengambil, mengirim barang, dan jika ada biaya impor dan ekspor saat pengiriman internasional.
Cara mengurangi berat paket
Dalam hal pengiriman paket ke konsumen, berat adalah uang. Semakin besar paket, semakin mahal pula ongkos pengirimannya. Meskipun hanya bernilai beberapa ratus atau ribu per paket, pikirkan berapa nilai paket untuk ratusan pesanan.
Oleh karena itu, buatlah paket yang ringan. Ini dilakukan untuk mengurangi ongkos pengiriman, dan meningkatkan margin keuntungan. Untuk mengurangi berat paket, Anda dapat melakukan beberapa cara, yaitu:
1. Buat kotak yang bergelombang
Kotak bergelombang adalah jenis kemasan yang lebih kuat dan ringan dari kotak karton biasa. Hal ini karena kotak yang bergelombang memiliki alur kecil yang berisi udara di antara lapisan dalam dan luar kotak.
2. Gunakan material yang ringan
Tujuan memilih material bungkus paket adalah untuk memastikan produk aman, dan mengurangi berat. Ada begitu banyak jenis material paket, mulai dari yang berat hingga ringan. Beberapa material yang ringan untuk membungkus paket, seperti packing paper, bubble wrap, dan kain foam.
3. Desain bungkus paket sendiri
Semakin sesuai bungkus paket dengan bentuk dan ukuran produk Anda, semakin sedikit material untuk paket yang Anda perlukan. Dengan begini Anda tidak perlu lagi mencemaskan tentang material pendukung, karena produk sudah berada dalam kemasan yang aman dan sesuai.
4. Pakai kemasan dengan ukuran yang tepat
Ketika berpikir tentang memotong ongkos pengiriman, satu hal yang dapat Anda lakukan adalah mengubah kemasan paket. Dalam proses pengiriman, Anda juga perlu memperhatikan cara produk dikemas. Sangat mudah untuk menggunakan bungkus yang sedikit lebih besar dari produk yang sebenarnya Anda kirim, tetapi ini dapat menambah ongkos pengiriman.
Lakukanlah riset tentang cara produk Anda dikemas. Mulailah dengan mengukur produk Anda, dan cari tahu berapa banyak produk yang biasanya dikirim pada satu waktu. Dengan itu akan membantu Anda melihat berapa besar ukuran paket yang biasanya dikirim.
5. Coba gunakan sistem flat-rate
Terlepas dari berat, bentuk, dan ukuran, biaya flat-rate hanya akan ada satu tarif yang sama. Manfaat langsung dari flat-rate adalah Anda telah mengubah biaya variabel menjadi biaya tetap. Misalkan, jika Anda berencana untuk mengirimkan 10 paket dalam kisaran berat yang sudah ditentukan, Anda sudah tahu persis berapa biaya yang akan dikeluarkan.
6. Mengetahui harga
Agar rugi selalu pantau perubahan ongkos pengiriman. Ekspedisi pengiriman akan meninjau ongkos mereka setiap tahun. Ini karena adanya peningkatan biaya yang lebih tinggi, seperti tenaga kerja, dan bahan bakar. Ongkos baru biasanya akan diterapkan di awal tahun pada bulan Januari atau sepanjang tahun. Oleh karena itu, selalu pantau ekspedisi pengiriman, dan lihat berapa banyak perbedaannya.
7. Menawarkan penjemputan mandiri
Cara terakhir untuk mengurangi ongkos pengiriman adalah dengan tidak menggunakan jasa kurir. Saat awal Pandemi Covid-19 timbul dukungan antar masyarakat dengan UKM. Masyarakat mulai membeli produk-produk dari UKM untuk kebutuhan sehari-hari hingga hampers untuk orang-orang yang dikasih di saat hari raya.
Fenomena tersebut menghasilkan kebiasaan baru. Pedagang secara langsung mengantarkan pesanan kepada konsumen, atau mengizinkan konsumen untuk mengambil pesanan ke toko Anda. Pengiriman dan pengambilan ini dapat menghemat biaya Anda.
Selain itu, keduanya dapat membantu Anda terhubung dengan konsumen, mempermudah konsumen berbelanja produk Anda, dan menjamin tidak adanya keterlambatan. Hal-hal tersebut dapat membangun loyalitas konsumen pada bisnis Anda.
Tidak diragukan lagi, ongkos pengiriman dapat memakan margin keuntungan secara cepat. Dengan mengurangi ongkos pengiriman Anda dapat meningkatkan pembelian yang cukup besar baik pada tingkat penjualan, waktu, dan sumber daya Anda.
Para eksekutif perusahaan harus mengetahui alur barang dan material dari mulai sebelum masuk ke perusahaan sampai barang sampai ke tangan konsumen. Hal ini tentu melibatkan proses pengiriman yang bisa dipahami dalam program Supply Chain management agar dapat menghasilkan value bagi produsen dan konsumen.
Kanban adalah salah satu metodologi manajemen proyek yang berasal dari Jepang. Metode ini sangat populer dalam berbagai industri, terutama dalam pengembangan perangkat lunak.
Metodologi ini awalnya dikembangkan oleh Toyota pada tahun 1940-an sebagai sistem untuk meningkatkan efisiensi dalam produksi mobil. Namun, seiring berjalannya waktu, prinsip-prinsip Kanban telah diadaptasi untuk berbagai konteks kerja lainnya.
Pahami lebih lanjut tentang apa itu kanban, prinsip, cara kerja serta kelebihan dan kekurangannya dengan membaca artikel ini sampai habis.
Definisi Kanban
Kanban adalah metodologi manajemen proyek yang mengutamakan visualisasi alur kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tim. Kata "Kanban" berarti "papan visual" atau "kartu sinyal" dalam bahasa Jepang, merujuk pada papan yang digunakan untuk menampilkan status pekerjaan.
Prinsip Dasar Kanban
Prinsip-prinsip Kanban membantu tim dalam mengelola pekerjaan mereka secara lebih terstruktur dan transparan, sehingga mampu memberikan hasil yang lebih optimal. Metodologi ini fokus pada penyelesaian cepat dan optimalisasi langkah kerja untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas.
Berikut beberapa prinsip-prinsip Kanban yang membantu tim bekerja lebih efisien dan transparan:
-
Visualisasi Pekerjaan
Kanban mengharuskan tim untuk menggunakan papan visual untuk menunjukkan alur kerja mereka. Papan ini biasanya terdiri dari beberapa kolom yang merepresentasikan berbagai tahap dalam proses, seperti "To Do," "In Progress," dan "Done."
Dengan adanya visualisasi ini, tim bisa memantau perkembangan proyek secara keseluruhan dan mendeteksi hambatan atau kemacetan yang mungkin terjadi.
-
Membatasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (WIP Limits)
Salah satu prinsip utama Kanban adalah membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung pada setiap tahap. Hal ini membantu mencegah multitasking berlebihan dan memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan lebih cepat.
Batasan WIP mendorong tim untuk fokus menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru, sehingga meningkatkan aliran kerja.
-
Mengelola Aliran Kerja
Kanban mendorong pengelolaan aliran kerja yang berkesinambungan dan efisien. Dengan terus memantau alur kerja dan melakukan penyesuaian jika diperlukan, tim dapat memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar dan efisien.
Pemantauan ini juga membantu dalam mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan yang mungkin muncul.
-
Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi
Dengan memvisualisasikan pekerjaan dan menerapkan batasan WIP, Kanban mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antar anggota tim. Semua orang dapat melihat apa yang sedang dikerjakan dan apa yang menjadi prioritas, sehingga meminimalisir kebingungan dan meningkatkan transparansi.
-
Menerapkan Perbaikan Berkelanjutan
Kanban mendorong budaya perbaikan berkelanjutan. Tim secara rutin mengevaluasi proses kerja mereka dan mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Retrospektif atau review berkala sering dilakukan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Cara Kerja Kanban
Cara kerja Kanban dimulai dengan membuat papan Kanban yang memvisualisasikan alur kerja tim. Papan ini dapat berupa papan fisik dengan kartu-kartu atau menggunakan alat digital seperti Trello, Jira, atau Azure DevOps. Kolom-kolom pada papan Kanban disesuaikan dengan tahapan-tahapan spesifik dari proses kerja tim.
Setelah papan Kanban dibuat, tim menentukan batasan WIP untuk setiap kolom. Batasan ini biasanya didasarkan pada kapasitas tim dan kompleksitas pekerjaan.
Tim kemudian mulai menggunakan papan Kanban untuk melacak dan mengelola pekerjaan mereka. Pengelolaan ini meliputi kegiatan memindahkan kartu dari satu kolom ke kolom berikutnya sesuai dengan kemajuan pekerjaan.
Kelebihan Kanban
Menggunakan Kanban dalam manajemen proyek menawarkan berbagai kelebihan yang dapat meningkatkan efisiensi dan kolaborasi tim, di antaranya:
-
Peningkatan Efisiensi
Tim fokus menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru, mengurangi multitasking berlebihan.
-
Transparansi yang Lebih Baik
Kelebihan kanban yang selanjutnya adalah dapat memvisualisasikan pekerjaan pada papan Kanban memberikan visibilitas yang jelas tentang status proyek. Sehingga memungkinkan pemantauan perkembangan secara real-time.
-
Fleksibilitas
Kanban dapat diadaptasi dengan mudah pada berbagai jenis proyek dan tim, tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua.
-
Peningkatan Kualitas
Pendekatan ini mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi akibat multitasking yang berlebihan dan gangguan yang tidak perlu. Ketika tim fokus pada satu tugas, mereka cenderung lebih teliti dan hati-hati, sehingga menghasilkan output yang lebih baik.
-
Kolaborasi yang Lebih Baik
Memvisualisasikan pekerjaan dan batasan WIP mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antar anggota tim.
Kekurangan Kanban
Meski tampak sempurna, tapi seperti setiap metodologi lain, Kanban juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan untuk memastikan implementasi yang sukses.
-
Resistensi Terhadap Perubahan
Implementasi metodologi baru sering menghadapi penolakan dari tim.
-
Menjaga Batasan WIP
Menetapkan dan mematuhi batasan WIP bisa menjadi tantangan dalam lingkungan yang dinamis dan cepat berubah.
-
Pemantauan Berkelanjutan
Kanban memerlukan pemantauan dan penyesuaian berkelanjutan, memerlukan komitmen dan disiplin dari seluruh tim.
-
Ketergantungan pada Visualisasi
Kanban sangat bergantung pada visualisasi pekerjaan yang bisa menjadi masalah jika tidak dipelihara dengan baik.
-
Kesulitan dalam Penanganan Proyek Besar
Meskipun fleksibel, Kanban bisa kurang efektif untuk proyek yang sangat besar atau kompleks tanpa tambahan metodologi manajemen.
Kanban adalah metodologi manajemen proyek yang efektif dan fleksibel dan dapat membantu tim meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kualitas kerja mereka. Kanban memungkinkan tim untuk mengelola alur kerja mereka dengan lebih baik dan mencapai hasil yang lebih optimal.
Selain memahami tentang Kanban, para manajer dan supervisor harus siap menghadapi berbagai kondisi bisnis dan industri yang tidak menentu. Ikuti program The Real Project Management dari prasmul-eli.
Dengan durasi belajar 2 hari, program ini memiliki empat metode pembelajaran berikut ini:
- Mini interactive lectures
- Latihan dan simulasi
- Diskusi kelompok
- Gamifikasi
Hubungi prasmul-eli untuk informasi lebih lengkapnya melalui link ini!
Chatbot adalah sebuah inovasi teknologi yang telah mengubah cara kita berinteraksi dengan layanan digital. Program komputer cerdas ini dirancang untuk melakukan percakapan dengan manusia melalui teks atau suara, hingga menyediakan respons otomatis yang meniru interaksi manusia.
Dengan memanfaatkan kecerdasan buatan, chatbot mampu memahami input pengguna dan memberikan jawaban yang sesuai. Alhasil, chatbot bisa dikatakan alat yang sangat berguna dalam berbagai bidang, mulai dari layanan pelanggan hingga e-commerce.
Jika Anda ingin tahu lebih lanjut mengenai chatbot, berikut adalah penjelasan lengkap mengenai chatbot!
Definisi Chatbot
Chatbot adalah program komputer yang dirancang untuk melakukan percakapan dengan manusia, baik melalui teks atau suara. Tujuan utamanya adalah untuk menyediakan respons otomatis yang meniru interaksi manusia.
Chatbot sering kali digunakan untuk memberikan informasi atau menangani permintaan pengguna. Menggunakan teknologi kecerdasan buatan untuk memahami apa yang Anda katakan atau ketikkan, kemudian memberikan jawaban yang sesuai.
Chatbot bisa digunakan di berbagai tempat, seperti dalam aplikasi perbankan, toko online, atau situs web perusahaan.
Dengan adanya chatbot, perusahaan dapat mempercepat layanan pelanggan dan memberikan informasi kepada pengguna tanpa harus menunggu respons dari manusia.
Manfaat Menggunakan Chatbot untuk Bisnis
Chatbot memberikan banyak manfaat bagi bisnis, seperti meningkatkan layanan pelanggan, penjualan, hingga loyalitas merek.
Selain itu, chatbot juga membantu dalam menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.
Berikut adalah beberapa manfaat chatbot untuk bisnis:
1. Menyediakan layanan 24/7
Salah satu kelebihan utama chatbot adalah kemampuannya untuk memberikan customer service tanpa henti.
Artinya, pelanggan dapat mengajukan pertanyaan atau mendapatkan bantuan kapan pun, tanpa harus menunggu jam kantor.
Hal ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan tetapi juga memperluas jangkauan bisnis di pasar global dengan zona waktu yang berbeda.
2. Menjawab Pertanyaan Pelanggan Secara Otomatis
Karena bisa menjawab pertanyaan umum secara otomatis, chatbot dapat mengurangi beban kerja customer service.
Misalnya, chatbot dapat memberikan informasi tentang produk, proses pemesanan, atau kebijakan pengiriman.
3. Menghemat Waktu Tim
Dengan menjawab pertanyaan rutin seperti FAQ, chatbot adalah pilihan yang tepat untuk menghemat waktu dan biaya operasional.
Dengan demikian, customer service dapat dialokasikan untuk menangani interaksi yang lebih kompleks dan strategis.
4. Meningkatkan Penjualan Melalui DM (Direct Messages)
Chatbot dapat membantu menjual produk langsung melalui platform media sosial, seperti Instagram dan Facebook Messenger.
Hal ini tidak hanya memperluas jangkauan penjuala,n tetapi juga memberikan pengalaman berbelanja yang terintegrasi di berbagai kanal.
5. Memperlancar Customer Journey
Chatbot dapat membantu mengurangi hambatan dalam proses pembelian dengan menyediakan layanan 24/7, rekomendasi produk, promosi yang relevan, dan panduan untuk menyelesaikan transaksi.
Dengan demikian, dapat meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan.
6. Mengurangi Shopping Carts yang Ditinggalkan
Masalah umum dalam e-commerce adalah shopping carts yang ditinggalkan.
Akan tetapi, penggunaan chatbot dapat membantu mengurangi hal ini dengan memberikan informasi penting kepada pengguna sebelum mereka mencapai tahap checkout.
7. Mengurangi Stres bagi Karyawan dan Pelanggan
Penggunaan chatbot membantu mengurangi stres baik bagi karyawan maupun pelanggan.
Bagi karyawan, beban kerja yang tinggi dalam menangani banyak percakapan dan pertanyaan yang sama setiap hari dapat menyebabkan kelelahan, ketidakpuasan, dan ketidakseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi.
Adanya chatbot dapat membantu mengotomatisasi sebagian besar tugas ini, sehingga karyawan dapat fokus pada percakapan yang lebih penting dan bermakna.
Sementara itu, bagi pelanggan, chatbot menyediakan pengalaman service yang lebih cepat dan responsif.
Dengan demikian, pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan jawaban atau bantuan, sehingga mengurangi frustasi mereka saat berinteraksi dengan layanan pelanggan.
8. Membantu Pelanggan dalam Membuat Appointment
Manfaat selanjutnya dari chatbot adalah bisa membantu menangani permintaan appointment dengan mudah.
Dengan fitur ini, pengguna bisa berbelanja online, lalu melakukan appointment secara online lewat komputer atau ponsel.
9. Menyediakan Customer Service dalam Berbagai Bahasa
Chatbot dapat memberikan dukungan dalam berbagai bahasa sehingga dapat membantu bisnis berkembang secara global.
Contohnya adalah chatbot Merci Handy yang bisa memberikan layanan dalam Bahasa Inggris dan Prancis.
10. Mengurangi Biaya Tim Customer Service
Implementasi chatbot dapat mengurangi biaya operasional tim customer service. Pasalnya, dengan menggunakan chatbot, perusahaan tidak perlu mempekerjakan banyak staf untuk memberikan service 24/7.
Karena chatbot dapat bekerja sepanjang waktu dengan biaya berlangganan bulanan yang jauh lebih terjangkau dibandingkan mempekerjakan staf.
Cara Kerja Chatbot
Chatbot bekerja berdasarkan tiga komponen utama yaitu Natural Language Processing (NLP), algoritma Machine Learning (ML), dan Rule-based systems.
1. Rule-based systems
Dalam rule-based systems, chatbot mengikuti aturan "jika-maka" yang telah diprogram sebelumnya oleh developers.
Chatbot ini memberikan respons yang telah ditentukan berdasarkan input pengguna. Namun, responsnya terbatas dan mungkin tidak efektif untuk pertanyaan yang kompleks.
2. Natural Language Processing (NLP)
Teknologi ini memungkinkan chatbot untuk memahami dan menganalisis bahasa manusia, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan.
Algoritma NLP memecah pesan pengguna menjadi pola yang bermakna, mengenali niat, dan mengekstrak informasi relevan.
Dengan memahami konteks dan niat dari pertanyaan pengguna, chatbot dapat memberikan respons yang lebih akurat dan alami.
3. Machine Learning (ML)
Teknologi ini memungkinkan chatbot untuk belajar dari berbagai dataset dan interaksi pengguna, meningkatkan respons mereka dari waktu ke waktu.
Chatbot berbasis ML menjadi lebih cerdas dan adaptif dengan penggunaan terus-menerus, memperbaiki kemampuan mereka untuk berinteraksi dengan pengguna secara efektif.
Contoh Penggunaan Chatbot
Berikut beberapa contoh penggunaan chatbot yang mungkin sudah akrab dan sering Anda gunakan:
- Siri by Apple: Siri adalah asisten virtual yang dikembangkan oleh Apple. Siri dapat digunakan pada perangkat Apple seperti iPhone dan iPad untuk membantu pengguna dengan berbagai tugas, seperti mengirim pesan, mengatur pengingat, dan menjawab pertanyaan.
- Duolingo: Duolingo adalah aplikasi pembelajaran bahasa yang menggunakan chatbot untuk membantu pengguna belajar bahasa dengan cara yang interaktif dan menyenangkan. Chatbot dalam Duolingo berperan sebagai tutor yang memberikan latihan dan feedback kepada pengguna.
- World Health Organization (WHO): Di awal masa pandemi Covid-19, WHO meluncurkan layanan chatbot melalui WhatsApp. Chatbot ini menyediakan informasi penting tentang Covid-19 kepada masyarakat dunia, membantu menyebarkan informasi yang akurat dan terkini tentang pandemi.
Dengan melihat penjelasan di atas, sekarang tentunya Anda sudah memahami bahwa chatbot memiliki potensi besar untuk terus meningkatkan efisiensi bisnis dan pengalaman pengguna di masa depan.
Dengan kemampuannya untuk menyediakan layanan 24/7, menjawab pertanyaan secara otomatis, dan bahkan membantu dalam proses penjualan, chatbot bisa dikatakan sebagai aset berharga bagi banyak perusahaan.
Jika saat ini Anda sedang menjalankan sebuah bisnis, sebaiknya segera integrasikan chatbot ke dalam operasional perusahaan.
Dengan mengintegrasikan chatbot ke dalam operasional perusahaan tidak hanya memberikan keunggulan kompetitif tetapi juga membantu menghadapi tuntutan pasar yang semakin kompleks.
Ingin memahami lebih dalam strategi digital marketing untuk mengembangkan bisnis Anda secara online?
Bergabunglah dalam program Digital Marketing Fundamentals dari prasmul-eli dan pelajari konsep-konsep penting seperti customer journey, strategi media sosial, dan teknik advertising digital.
Sebuah rencana implementasi akan membantu proyek Anda berjalan lancar dan sesuai dengan rencana. Baik untuk proyek marketing atau jenis apa pun, rencana implementasi akan membantu Anda mendokumentasikan proses dan kemajuan sebuah proyek.
Rencana ini juga harus menjadi hal pertama yang Anda buat sebelum proyek berjalan. Nah, untuk membantu Anda menyiapkannya yang tepat, artikel berikut ini akan menjelaskannya secara mendalam.
Pengertian Rencana Implementasi
Rencana implementasi adalah sebuah catatan dan dokumen yang berisi strategi, rencana, lingkup kerja tim, target dan tujuan proyek, detail aktivitas, hingga ragam kebutuhan tim untuk menjalankan proyek.
Dikutip dari TeamWork, dokumen tersebut juga sering disebut sebagai rencana strategis yang memastikan proyek berjalan dengan semestinya. Rencana implementasi akan menjadi acuan dan sumber informasi utama bagi Anda dan tim selama proyek berlangsung.
Setiap ada pertanyaan terkait apa yang harus dilakukan hingga siapa yang melakukannya, semua akan tercantum dalam rencana implementasi tersebut.
Jika proyek yang Anda jalani masih dalam skala kecil, pastikan ada empat komponen ini:
- target proyek
- timeline proyek
- penanggung jawab dan tugas tim
- aset yang digunakan
Manfaat Rencana Implementasi
Rencana implementasi dapat membuat tim Anda memiliki visi dan pemahaman yang sama terkait tujuan sebuah proyek.
Pahami empat manfaat pentingnya berikut ini.
-
Proyek punya arahan dan tujuan yang jelas
Tanpa rencana implementasi yang detail dan rapi, Anda akan kesulitan untuk mengetahui progres serta masalah yang dihadapi. Terlebih jika proyek dalam skala sedang atau besar.
Rencana tersebut akan menjadi tolok ukur dan acuan utama oleh tim Anda. Setiap keputusan dari sebuah proyek akan mengacu pada dokumen yang telah dibuat.
-
Memperlancar komunikasi dan kolaborasi
Tentunya rencana implementasi tidak akan hanya dipegang oleh tim Anda. Tim lain, terutama yang berkolaborasi dengan Anda, harus mengetahui dan berandil dalam membuat rencana ini.
Hal ini juga dapat membantu setiap anggota tim mengatur ekspektasi atau harapannya terhadap progres proyek.
-
Meningkatkan rasa percaya dan tanggung jawab tim
Seperti yang disinggung di atas, dalam sebuah rencana implementasi, harus jelas siapa penanggung jawab dan apa saja tugas masing-masing anggota tim.
Informasi ini akan membantu Anda dalam mengetahui siapa saja yang harus dihubungi untuk bagian tertentu dalam proyek. Pembagian tugas ini akan membuat anggota tim lebih mandiri dan memahami perannya dalam kesuksesan proyek.
-
Semua anggota tim punya tujuan yang sama
Berkaitan dengan poin sebelumnya, tim Anda harus tahu perannya dalam kesuksesan proyek. Dengan begitu, setiap individu yang terlibat dalam sebuah proyek akan punya tujuan dan mindset yang sama.
Sepakati Hal Ini Sebelum Membuat Rencana Implementasi
Menurut Nifty, ada beberapa hal yang harus seluruh tim Anda sepakati sebelum membuat rencana implementasi.
- hasil yang diharapkan dalam proyek harus terukur
- sepakati tolok ukur kesuksesan
- apa saja small wins dan progres yang diharapkan
- timeline proyek yang jelas dan sesuai kemampuan
- kemungkinan adanya masalah tak terduga
- fleksibilitas untuk mengubah target dan timeline proyek
8 Cara Membuat Rencana Implementasi
Berikut langkah serta cara-cara membuat rencana implementasi:
-
Buat daftar tim dan individu yang terlibat
Tidak hanya siapa saja anggota tim yang akan membantu Anda selama proyek berlangsung, tapi juga stakeholder atau tim lain dalam perusahaan. Pastikan juga Anda membangun komunikasi yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman.
Jangan lupa untuk memberikan pemahaman kepada anggota tim Anda siapa saja dalam daftar tim dan individu yang terlibat.
-
Bagi peran berdasarkan kemampuan individu dan kebutuhan tim
Setelah semua orang dan tim yang terlibat sudah mendapatkan informasi terkait proyek, tugas Anda berikutnya adalah membagi peran mereka.
Tentunya peran dan tugas tersebut harus sesuai kemampuan individu serta kebutuhan tim Anda. Jelaskan secara detail juga apa harapan Anda untuk tiap tugas dan peran.
-
Buat daftar peralatan dan aset yang diperlukan
Daftar ini sering terlewatkan atau hanya jadi informasi tambahan. Namun, jika proyek Anda berskala besar, tentu sejak awal Anda dan tim sudah harus tahu peralatan dan aset yang diperlukan.
Hal ini untuk menghindari timeline dan progres yang terganggu selama proyek berlangsung.
-
Siapkan timeline, tujuan, dan target proyek
Anda dapat membahas ini dengan tim lain. Anda juga dapat melibatkan anggota tim untuk membuat estimasi yang lebih detail.
-
Siapkan daftar KPI yang harus dicapai masing-masing tim
Setelah timeline, tujuan, target, penanggung jawab, dan aset terbentuk, saatnya siapkan tolok ukur kesuksesan atau KPI.
KPI dapat membantu Anda dan perusahaan untuk mengukur kelancaran proyek hingga perbaikan apa yang dibutuhkan nantinya.
-
Jabarkan persiapan, seluruh aktivitas, dan hasil yang diharapkan
Pastikan Anda membuat daftar yang jelas dan mendetail terkait keseluruhan proyek. Anda dapat membagi masing-masing poin berdasarkan tahapannya (persiapan, proyek berlangsung, atau akhir proyek) dan menambahkan detail atau subpoin untuk masing-masing tahapan.
-
Buat perkiraan durasi dan biaya untuk masing-masing aktivitas
Bagian ini merupakan turunan dari timeline dan KPI. Anda harus membuat estimasi durasi untuk masing-masing aktivitas dan tahapan proyek.
Jika proyek ini punya budget, Anda harus memanfaatkannya dengan tepat dan mencantumkannya dalam dokumen rencana implementasi tersebut.
-
Buat rencana cadangan untuk kejadian tak terduga
Meski Anda dan tim telah sepakat bahwa akan ada kejadian tak terduga, tetap buat rencana cadangan.
Hal ini untuk membantu Anda lebih siap dan tidak sampai menunda keberlangsungan proyek.
Sebuah rencana implementasi adalah dokumen krusial baik untuk proyek kecil, sedang, ataupun besar.
Rencana implementasi akan memastikan Anda tahu progres, masalah, hingga hasil proyek.
Jika Anda ingin mempelajari lebih jauh soal membuat dan menerapkan rencana implementasi proyek yang tepat, bergabunglah di short training program prasmul-eli!
Anda dapat belajar langsung dari para ahlinya! Tunggu apa lagi, daftar dan ikuti kelasnya dengan klik di sini sekarang!
