HRIS: Definisi, Fitur, dan Manfaatnya untuk Karyawan

Salah satu inovasi yang mengubah cara perusahaan mengelola sumber daya manusia adalah dengan menggunakan HRIS atau Human Resource Information System. 

Sistem ini bukan hanya bermanfaat bagi perusahaan, tetapi juga memberikan berbagai keuntungan bagi karyawan. 

Lantas, apa itu HRIS dan mengapa sistem ini disebut sebagai salah satu inovasi terpenting dalam dunia HR?

Dalam artikel ini, mari kita pelajari bersama apa itu HRIS dan bagaimana sistem ini dapat memudahkan kehidupan kerja Anda sehari-hari di bidang HR!

Definisi HRIS

HRIS atau Human Resource Information System adalah sebuah platform yang dirancang khusus untuk mengelola semua data yang berhubungan dengan pekerjaan HR (Human Resources). 

Sistem informasi ini membantu perusahaan dalam mengelola data sumber daya manusia secara lebih efisien dan terpusat.

HRIS sendiri mencakup berbagai fungsi yang penting dalam manajemen karyawan, mulai dari penyimpanan data hingga pelacakan dan analisis informasi karyawan. 

Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat menyimpan informasi pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, gaji, dan absensi dalam satu sistem yang mudah diakses.

Selain itu, HRIS dilengkapi dengan alat untuk melacak kinerja dan perkembangan karyawan sehingga HR bisa membuat laporan dan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat. 

Data yang disimpan juga dijaga keamanannya di cloud, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang risiko pencurian atau kerusakan data.

Dengan kata lain, menggunakan HRIS tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga membantu mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efektivitas karyawan. 

Fitur-Fitur HRIS

HRIS menyediakan berbagai fitur penting untuk mendukung manajemen sumber daya manusia secara efisien, meliputi:

• Core HR: Mencakup manajemen data karyawan seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan status kepegawaian secara terpusat.

• Master data management: Pengelolaan data utama yang mencakup informasi karyawan untuk memastikan konsistensi dan akurasi data.

• Organizational management: Mengatur struktur organisasi perusahaan, termasuk posisi dan departemen, untuk memfasilitasi manajemen hierarki dan perubahan organisasional.

• Employee and manager self-services: Memungkinkan karyawan dan manajer untuk mengelola informasi pribadi, mengajukan cuti, dan melakukan tugas administratif lainnya secara mandiri melalui sistem HRIS.

• Absence and leave management: Automatisasi dan pengelolaan proses absensi dan cuti karyawan, termasuk persetujuan dan pelacakan kehadiran.

• Benefits administration: Mengelola tunjangan karyawan seperti asuransi kesehatan, pensiun, dan manfaat lainnya.

• Workflows: Membantu dalam mengatur alur kerja untuk proses-proses seperti persetujuan cuti, permintaan perubahan data karyawan, dan prosedur administratif lainnya.

• Performance management: Menilai dan mengelola kinerja karyawan, memberikan umpan balik, serta merencanakan pengembangan karyawan.

• Recruiting and applicant tracking: Mengelola proses perekrutan dari awal hingga kandidat mulai bekerja.

• Compensation management: Mengelola sistem penggajian dan kompensasi karyawan.

• Training tracking: Melacak dan mengelola program pelatihan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.

• Reporting and basic analytics: Pembuatan laporan dan analisis dasar berdasarkan data karyawan.

• Payroll: Pengelolaan proses penggajian karyawan.

• Onboarding: Mengelola proses penerimaan dan orientasi karyawan baru.

Manfaat HRIS untuk Karyawan 

Pernahkah Anda membayangkan betapa mudahnya jika semua urusan kepegawaian bisa diakses hanya melalui satu sistem? Nah, itulah yang ditawarkan oleh HRIS. 

Berikut adalah beberapa alasan mengapa HRIS bisa sangat bermanfaat bagi Anda sebagai karyawan.

1. Membantu di Hari Pertama Kerja

Di hari pertama bekerja, biasanya kita merasa gugup dan tidak tahu harus berbuat apa, bukan? 

Akan tetapi, dengan HRIS Anda bisa mendapatkan informasi lengkap tentang perusahaan, tim, dan bahkan menyelesaikan dokumen-dokumen penting sebelum hari pertama dimulai. 

Jadi, Anda bisa datang ke kantor dengan lebih percaya diri dan siap bekerja.

2. Kendali Penuh atas Informasi Pribadi

HRIS memberi kendali penuh atas informasi pribadi Anda. Pindah rumah? Punya anak? Ingin mengubah data rekening? 

Semua bisa Anda lakukan sendiri melalui sistem ini, tanpa perlu repot-repot mengisi formulir atau menghubungi bagian HR berkali-kali.

3. Membuka Jalur Komunikasi 

Selanjutnya, manfaat HRIS untuk karyawan yakni membuka jalur komunikasi yang lebih baik antara Anda dan perusahaan. 

Anda bisa memberikan masukan, mengisi survei, atau bahkan menyampaikan keluhan dengan lebih mudah. Dengan demikian, membuat Anda merasa didengar dan dihargai oleh perusahaan.

4. Membantu Task Karyawan

Selanjutnya, HRIS menyediakan satu tempat untuk semua task terkait kepegawaian. 

Jadi, karyawan tidak perlu bingung lagi harus kemana untuk mengisi laporan kerja, mengajukan cuti, atau melakukan penilaian kinerja. 

5. Melihat Jenjang Karir

HRIS juga membantu Anda melihat jenjang karir dengan lebih jelas.

Anda bisa melihat struktur organisasi, memahami keterampilan yang dibutuhkan untuk naik jabatan, dan bahkan mengakses materi pembelajaran untuk mengembangkan diri.

6. Menjaga Relasi

Di era WFA (work from anywhere) seperti sekarang ini, HRIS bisa menjadi penghubung antara Anda dan rekan-rekan kerja. 

Dengan begitu, Anda bisa tetap terhubung, berbagi informasi, dan merasakan budaya perusahaan meskipun tidak berada di kantor.

7. Analisis Data Real-Time

Meskipun ini lebih bermanfaat untuk tim HR, sebagai karyawan Anda juga bisa merasakan dampaknya. 

Dengan data yang akurat dan real-time, perusahaan bisa membuat keputusan yang lebih baik untuk kesejahteraan karyawan. 

8. Menjamin Keamanan Data

Terakhir, HRIS menjamin keamanan data pribadi Anda. Dengan enkripsi data yang canggih, Anda tidak perlu khawatir informasi sensitif Anda jatuh ke tangan yang salah.

Demikianlah berbagai manfaat HRIS yang dapat Anda rasakan sebagai karyawan. Dari memudahkan proses onboarding hingga menjaga keamanan data pribadi Anda

Untuk memperdalam pengetahuan mengenai topik ini, kami mengajak Anda untuk bergabung dalam program HR Today: Building Employee Experience dari prasmul-eli.

Dalam program ini, Anda akan belajar berbagai perkembangan terkini dalam manajemen sumber daya manusia, mengembangkan pola pikir strategis dalam mengelola SDM, dan lain-lainnya.