Memahami Procurement: Definisi, Prinsip, Proses, dan Komponennya

Procurement adalah proses penting dalam bisnis yang melibatkan pembelian barang dan jasa. Bukan hanya tentang membeli, tetapi juga mengelola bagaimana barang atau jasa tersebut didapatkan dan digunakan. 

Dalam artikel ini, akan dibahas mengenai procurement, prinsip-prinsip dasar yang harus diikuti, langkah-langkah dalam prosesnya, serta komponen-komponen penting yang terlibat. 

Tujuannya adalah untuk membantu Anda memahami bagaimana procurement berperan dalam mendukung kesuksesan dan efisiensi perusahaan.

Apa Itu Procurement?

Melansir dari Investopedia, procurement adalah proses memeroleh atau membeli barang atau jasa, biasanya untuk tujuan bisnis. 

Proses ini mencakup langkah-langkah seperti menentukan kebutuhan, merencanakan pembelian, mencari dan memilih pemasok, serta negosiasi harga dan syarat pembelian.

Selain itu, procurement juga melibatkan pengendalian inventaris untuk memastikan barang yang diperoleh digunakan secara efisien. 

Singkatnya, procurement bukan sekadar membeli barang atau jasa, melainkan untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan apa yang dibutuhkan dengan cara yang paling efisien dan efektif.

Prinsip-prinsip Procurement

Untuk memastikan bahwa proses procurement berjalan dengan baik, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan. 

Berikut adalah prinsip-prinsip utama dalam procurement:

1. Akuntabilitas (Accountability) 

Prinsip ini berarti bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses procurement harus bertanggung jawab atas tindakan mereka. Ini meliputi:

• Menetapkan aturan dan prosedur yang jelas tentang bagaimana pengadaan harus dilakukan.
• Menyediakan konsekuensi jika aturan tersebut dilanggar. 

Misalnya, jika seorang pegawai membuat kesalahan dalam memilih pemasok, mereka harus menjelaskan alasan dan menyelesaikan masalah sesuai aturan yang berlaku.

2. Konsistensi (Consistency) 

Konsistensi berarti bahwa proses pengadaan harus dilakukan dengan cara yang sama setiap waktu. Ini termasuk:

• Mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditetapkan.
• Menjamin bahwa kualitas barang atau jasa yang diperoleh tetap sama. 

Misalnya, jika sebuah perusahaan membeli komputer dari pemasok yang sama. Maka, mereka harus memastikan bahwa spesifikasi dan kualitas komputer yang diterima sesuai dengan yang dijanjikan sebelumnya.

3. Nilai untuk uang (Value for money) 

Prinsip ini mengharuskan bahwa setiap pengeluaran harus memberikan manfaat maksimal. Ini berarti:

• Memilih barang atau jasa yang menawarkan kombinasi terbaik antara harga, kualitas, dan manfaat jangka panjang.
• Tidak hanya memilih yang termurah, tetapi juga mempertimbangkan kualitas dan efektivitas produk. 

Contohnya, jika membeli mesin sebaiknya memilih mesin yang mungkin lebih mahal tetapi memiliki umur yang lebih panjang dan biaya perawatan yang lebih rendah.

4. Perlakuan adil (Fair dealing) 

Perlakuan adil berarti bahwa semua pemasok harus diperlakukan dengan sama, tanpa adanya diskriminasi atau favoritisme. Ini termasuk:

• Memberikan kesempatan yang sama kepada semua pemasok untuk mengikuti tender atau penawaran.
• Menjaga kerahasiaan informasi jika diperlukan. 

Misalnya, jika ada beberapa pemasok yang menawarkan harga untuk kontrak, semua harus dipertimbangkan dengan adil  dan tidak ada yang diberi keistimewaan tanpa alasan yang jelas.

5. Pengambilan keputusan berdasarkan informasi (Informed decision making) 

Keputusan dalam procurement harus didasarkan pada informasi yang akurat dan terkini. Ini meliputi:

• Mengumpulkan dan menganalisis semua informasi yang relevan sebelum membuat keputusan.
• Memantau dan memastikan bahwa semua kewajiban dalam kontrak terpenuhi. 

Contoh, sebelum membeli peralatan baru, organisasi harus menilai berbagai pilihan, membandingkan harga, dan meninjau ulasan produk untuk membuat keputusan yang tepat.

Proses Procurement

Procurement adalah sebuah proses yang terdiri dari beberapa tahap. Berikut adalah tahapan dalam proses procurement:

1. Identifikasi kebutuhan perusahaan
2. Otorisasi pembelian
3. Persetujuan pembelian
4. Pembukaan tender pada supplier
5. Identifikasi dan analisis supplier
6. Penawaran barang dan jasa
7. Proses negosiasi
8. Penetapan pihak supplier
9. Purchase order
10. Pemeriksaan kualitas barang dan jasa

Setiap tahap dalam proses ini memiliki peran penting untuk memastikan perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan. 

Tentunya dengan harga terbaik dan dari pemasok yang tepat.

Komponen Procurement

Procurement adalah proses yang kompleks yang terdiri dari beberapa komponen penting. Ada tiga komponen utama dalam procurement:

1. Orang (People) 

Komponen ini merujuk pada jumlah orang yang terlibat dalam proses procurement perusahaan. Jumlahnya dapat bervariasi tergantung pada skala manufaktur dan pemesanan.

2. Proses (Process) 

Proses merupakan komponen kunci dalam procurement. Tanpa proses yang direncanakan dengan baik dari awal hingga akhir, procurement tidak bisa dilaksanakan secara efisien.

3. Dokumentasi (Paperwork/records) 

Komponen ini mencakup semua pencatatan dan dokumentasi yang diperlukan dalam proses procurement. 

Pentingnya Procurement dalam Bisnis

Procurement adalah bagian yang sangat penting dalam bisnis. Berikut adalah beberapa alasan mengapa procurement sangat berperan:

1. Penghematan Biaya

Procurement membantu bisnis mengurangi biaya. 

Dengan memilih pemasok yang tepat dan melakukan negosiasi harga yang baik, perusahaan bisa menghemat uang dan menjaga arus kas tetap stabil. 

2. Kualitas Produk

Untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, perusahaan perlu memastikan bahwa bahan baku yang digunakan adalah yang terbaik dan tersedia tepat waktu. 

Procurement berperan dalam memilih dan mengatur pengadaan bahan baku ini agar proses produksi berjalan lancar dan hasilnya memuaskan.

3. Penyelarasan Tujuan

Proses procurement yang baik memastikan bahwa pembelian barang dan jasa sesuai dengan tujuan dan strategi perusahaan. 

4. Mitigasi Risiko

Procurement juga membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengurangi risiko yang mungkin muncul dalam rantai pasokan. 

Termasuk risiko dari pemasok, kualitas bahan, atau gangguan dalam pengiriman. 

Dengan mengelola risiko ini, perusahaan dapat menghindari masalah yang bisa mengganggu operasional mereka.

5. Keberlanjutan dan Etika

Tim procurement harus memastikan bahwa pembelian barang dan jasa dilakukan dengan mempertimbangkan dampak lingkungan dan etika. 

Hal ini termasuk dalam memilih pemasok yang mengikuti praktik ramah lingkungan dan etis, serta mendukung komitmen perusahaan terhadap tanggung jawab sosial dan tata kelola.

Procurement adalah proses yang kompleks dan sangat penting dalam operasional bisnis. 

Dengan memahami prinsip-prinsip dasar procurement, Anda bisa lebih mengapresiasi betapa strategisnya peran proses ini dalam mencapai kesuksesan bisnis. 

Selain itu, meningkatkan praktik procurement dapat memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan Anda.

Untuk memperdalam pengetahuan dan mengasah keterampilan dalam manajemen rantai pasokan, daftarkan diri Anda di kelas Supply Chain Management dari prasmul-eli.

Dalam dua hari pembelajaran intensif, Anda akan mempelajari konsep-konsep terkini dan strategi praktis yang dapat diterapkan langsung untuk bisnis!