Mengenal Kanban dan Prinsip Kerjanya untuk Manajemen Proyek

Kanban adalah salah satu metodologi manajemen proyek yang berasal dari Jepang. Metode ini sangat populer dalam berbagai industri, terutama dalam pengembangan perangkat lunak. 

Metodologi ini awalnya dikembangkan oleh Toyota pada tahun 1940-an sebagai sistem untuk meningkatkan efisiensi dalam produksi mobil. Namun, seiring berjalannya waktu, prinsip-prinsip Kanban telah diadaptasi untuk berbagai konteks kerja lainnya.

Pahami lebih lanjut tentang apa itu kanban, prinsip, cara kerja serta kelebihan dan kekurangannya dengan membaca artikel ini sampai habis.

Definisi Kanban

Kanban adalah metodologi manajemen proyek yang mengutamakan visualisasi alur kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tim. Kata "Kanban" berarti "papan visual" atau "kartu sinyal" dalam bahasa Jepang, merujuk pada papan yang digunakan untuk menampilkan status pekerjaan.

Prinsip Dasar Kanban

Prinsip-prinsip Kanban membantu tim dalam mengelola pekerjaan mereka secara lebih terstruktur dan transparan, sehingga mampu memberikan hasil yang lebih optimal. Metodologi ini fokus pada penyelesaian cepat dan optimalisasi langkah kerja untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas.

Berikut beberapa prinsip-prinsip Kanban yang membantu tim bekerja lebih efisien dan transparan:

1. Visualisasi Pekerjaan

Kanban mengharuskan tim untuk menggunakan papan visual untuk menunjukkan alur kerja mereka. Papan ini biasanya terdiri dari beberapa kolom yang merepresentasikan berbagai tahap dalam proses, seperti "To Do," "In Progress," dan "Done."

Dengan adanya visualisasi ini, tim bisa memantau perkembangan proyek secara keseluruhan dan mendeteksi hambatan atau kemacetan yang mungkin terjadi.

2. Membatasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung (WIP Limits)

Salah satu prinsip utama Kanban adalah membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung pada setiap tahap. Hal ini membantu mencegah multitasking berlebihan dan memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan lebih cepat.

Batasan WIP mendorong tim untuk fokus menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru, sehingga meningkatkan aliran kerja.

3. Mengelola Aliran Kerja

Kanban mendorong pengelolaan aliran kerja yang berkesinambungan dan efisien. Dengan terus memantau alur kerja dan melakukan penyesuaian jika diperlukan, tim dapat memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar dan efisien.

Pemantauan ini juga membantu dalam mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan yang mungkin muncul.

4. Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi

Dengan memvisualisasikan pekerjaan dan menerapkan batasan WIP, Kanban mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antar anggota tim. Semua orang dapat melihat apa yang sedang dikerjakan dan apa yang menjadi prioritas, sehingga meminimalisir kebingungan dan meningkatkan transparansi.

5. Menerapkan Perbaikan Berkelanjutan

Kanban mendorong budaya perbaikan berkelanjutan. Tim secara rutin mengevaluasi proses kerja mereka dan mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Retrospektif atau review berkala sering dilakukan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Cara Kerja Kanban

Cara kerja Kanban dimulai dengan membuat papan Kanban yang memvisualisasikan alur kerja tim. Papan ini dapat berupa papan fisik dengan kartu-kartu atau menggunakan alat digital seperti Trello, Jira, atau Azure DevOps. Kolom-kolom pada papan Kanban disesuaikan dengan tahapan-tahapan spesifik dari proses kerja tim.

Setelah papan Kanban dibuat, tim menentukan batasan WIP untuk setiap kolom. Batasan ini biasanya didasarkan pada kapasitas tim dan kompleksitas pekerjaan.

Tim kemudian mulai menggunakan papan Kanban untuk melacak dan mengelola pekerjaan mereka. Pengelolaan ini meliputi kegiatan memindahkan kartu dari satu kolom ke kolom berikutnya sesuai dengan kemajuan pekerjaan.

Kelebihan Kanban

Menggunakan Kanban dalam manajemen proyek menawarkan berbagai kelebihan yang dapat meningkatkan efisiensi dan kolaborasi tim, di antaranya:

1. Peningkatan Efisiensi

Tim fokus menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru, mengurangi multitasking berlebihan.

2. Transparansi yang Lebih Baik

Kelebihan kanban yang selanjutnya adalah dapat memvisualisasikan pekerjaan pada papan Kanban memberikan visibilitas yang jelas tentang status proyek. Sehingga memungkinkan pemantauan perkembangan secara real-time.

3. Fleksibilitas

Kanban dapat diadaptasi dengan mudah pada berbagai jenis proyek dan tim, tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua.

4. Peningkatan Kualitas

Pendekatan ini mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi akibat multitasking yang berlebihan dan gangguan yang tidak perlu. Ketika tim fokus pada satu tugas, mereka cenderung lebih teliti dan hati-hati, sehingga menghasilkan output yang lebih baik.

5. Kolaborasi yang Lebih Baik

Memvisualisasikan pekerjaan dan batasan WIP mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antar anggota tim.

Kekurangan Kanban

Meski tampak sempurna, tapi seperti setiap metodologi lain, Kanban juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan untuk memastikan implementasi yang sukses.

1. Resistensi Terhadap Perubahan

Implementasi metodologi baru sering menghadapi penolakan dari tim.

2. Menjaga Batasan WIP

Menetapkan dan mematuhi batasan WIP bisa menjadi tantangan dalam lingkungan yang dinamis dan cepat berubah.

3. Pemantauan Berkelanjutan

Kanban memerlukan pemantauan dan penyesuaian berkelanjutan, memerlukan komitmen dan disiplin dari seluruh tim.

4. Ketergantungan pada Visualisasi

Kanban sangat bergantung pada visualisasi pekerjaan yang bisa menjadi masalah jika tidak dipelihara dengan baik.

5. Kesulitan dalam Penanganan Proyek Besar

Meskipun fleksibel, Kanban bisa kurang efektif untuk proyek yang sangat besar atau kompleks tanpa tambahan metodologi manajemen.

Kanban adalah metodologi manajemen proyek yang efektif dan fleksibel dan dapat membantu tim meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kualitas kerja mereka. Kanban memungkinkan tim untuk mengelola alur kerja mereka dengan lebih baik dan mencapai hasil yang lebih optimal.

Selain memahami tentang Kanban, para manajer dan supervisor harus siap menghadapi berbagai kondisi bisnis dan industri yang tidak menentu. Ikuti program The Real Project Management dari prasmul-eli.

Dengan durasi belajar 2 hari, program ini memiliki empat metode pembelajaran berikut ini:

• Mini interactive lectures
• Latihan dan simulasi
• Diskusi kelompok
• Gamifikasi

Hubungi prasmul-eli untuk informasi lebih lengkapnya melalui link ini!