Project Manager: Tugas dan Skill yang Dibutuhkan

Project manager adalah sosok yang memiliki peran krusial dalam kesuksesan sebuah proyek. 

Profesi ini memiliki peran penting dalam menentukan kesuksesan sebuah proyek, mengarahkan tim, dan memastikan segala sesuatunya berjalan sesuai rencana. 

Proyek yang sukses bukan hanya tentang memenuhi tenggat waktu, tetapi juga tentang memberikan hasil yang berkualitas tinggi dan memuaskan kebutuhan stakeholders.

Dengan tanggung jawab yang begitu besar, apa sebenarnya definisi project manager? Tugas apa yang mereka lakukan? Lalu, keterampilan apa yang harus mereka miliki? 

Apa Itu Project Manager?

Melansir Project Management Institute, project manager adalah orang-orang yang terorganisir, 

berorientasi pada tujuan, menggunakan inovasi, kreativitas, serta kolaborasi untuk memimpin proyek-proyek yang membuat perubahan besar. 

Dalam menjalankan tugasnya, seorang mereka perlu memastikan tim untuk memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 

Biasanya, project manager akan menggunakan berbagai project management skills seperti:

• Bisa memimpin tim dengan baik dan fleksibel saat proyek mengalami perubahan.
• Dapat mengatur proyek dengan baik dan mengelola waktu agar tujuan tercapai tepat waktu.
• Mampu menemukan solusi yang inovatif ketika menghadapi masalah dalam proyek.
• Dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif dengan anggota tim, klien, dan manajemen.
• Mampu memotivasi tim, mengelola dinamika kelompok, dan menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan mendukung.

Tugas Project Manager

Project manager adalah orang yang bertanggung jawab untuk memastikan proyek berjalan dengan lancar. Mereka mengoordinasikan tim, mengatur sumber daya, dan menjaga proyek tetap pada jalurnya. 

Untuk melakukan ini, mereka memerlukan keterampilan khusus yang mencakup kepemimpinan, organisasi, komunikasi, dan pemecahan masalah. 

Melansir ProofHub, ada beberapa tugas utama yang harus diemban oleh seorang project manager, seperti:

1. Menetapkan tujuan dan peran 

Sebagai project manager, Anda bertanggung jawab untuk menentukan apa yang ingin dicapai oleh proyek ini. 

Selain itu, Anda perlu memastikan bahwa setiap anggota tim mengetahui peran mereka masing-masing. 

Misalnya, siapa yang bertanggung jawab atas desain, siapa yang menangani pengembangan, dan siapa yang akan berkomunikasi dengan klien.

2. Menjaga kekompakan tim

Anda harus menjaga agar tim tetap kompak dan bekerja sama dengan baik. 

Hal ini bisa dilakukan dengan mengadakan pertemuan rutin, saling berkomunikasi, dan memastikan semua orang tahu apa yang harus dilakukan.

3. Mendelegasikan tugas

Sebagai project manager, Anda tidak bisa melakukan semuanya sendiri. Anda harus bisa mendelegasikan tugas-tugas kepada anggota tim yang sesuai dengan keahlian mereka.

4. Memberikan feedback kepada karyawan

Memberikan feedback adalah bagian penting dari pekerjaan seorang project manager. Feedback bisa membantu anggota tim mengetahui apa yang mereka lakukan dengan baik dan area mana yang perlu diperbaiki. 

5. Merencanakan dari awal hingga akhir

Sebagai project manager, Anda merencanakan proyek secara efisien untuk mencapai hasil terbaik dengan sumber daya yang tersedia.

Contohnya dengan membagi proyek menjadi tugas-tugas kecil hingga menetapkan jadwal yang jelas.

6. Mengarahkan tim

Profesi ini juga bertanggung jawab untuk menjaga agar tim tetap fokus dan termotivasi. Bagikan tugas dengan jelas sehingga semua orang tahu apa yang harus dilakukan. 

7. Mengelola waktu dengan baik

Time management adalah salah satu keterampilan utama yang Anda butuhkan sebagai project manager. Anda harus dapat mengelola tenggat waktu dan memprioritaskan tugas agar proyek selesai tepat waktu. 

Jika menemukan hambatan, Anda harus segera mencari solusinya agar proyek tidak tertunda.

8. Memantau proses dan mengatasi hambatan

Anda harus selalu memantau perkembangan proyek dan mengidentifikasi hambatan. Jika ada hambatan, segera cari solusi agar proyek tidak terlambat.

9. Melakukan pertemuan reguler

Sebagai project manager, Anda perlu mengadakan pertemuan tim secara berkala untuk memastikan semua orang tetap selaras dengan tujuan proyek. Sebaiknya pertemuannya tidak perlu terlalu panjang, tapi tetap efektif.

10. Membangun visi bersama

Setiap proyek harus memiliki visi yang jelas. Sebagai project manager, Anda perlu memastikan bahwa tim memiliki pemahaman yang sama.

11. Mengelola dokumentasi dan laporan

Dokumentasi dan laporan adalah bagian penting dari manajemen proyek. Anda harus memastikan bahwa semua dokumen terkait proyek dijaga dengan baik. 

Dokumen ini penting untuk menganalisis kinerja proyek dan membuat laporan kepada klien atau pemangku kepentingan.

12. Menyusun plan b

Sebagai project manager, Anda juga harus selalu siap dengan rencana alternatif jika terjadi masalah yang tidak terduga. 

13. Berkoordinasi dengan Klien

Komunikasi dengan klien adalah bagian penting dari pekerjaan Anda. Jadi, Anda harus bisa menjelaskan perkembangan proyek, menerima feedback dari klien, dan mengatasi masalah apa pun yang muncul. 

Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Project Manager

Jika Anda ingin menjadi seorang project manager, Anda perlu memahami betapa pentingnya peran ini dalam memastikan kesuksesan sebuah proyek. 

Selain itu, Anda juga akan bertanggung jawab untuk mengoordinasikan dan mengawasi setiap aspek proyek, mulai dari awal hingga akhir. 

Untuk menjalankan tugas ini dengan baik, Anda harus memiliki perpaduan antara keterampilan soft skills dan hard skills. Nah, berikut beberapa skill yang dibutuhkan oleh project manager dikutip dari Atlassian:

1. Communication (komunikasi)

Kemampuan berkomunikasi adalah salah satu keterampilan paling penting bagi seorang project manager.

Anda harus bisa berkomunikasi secara verbal dan tertulis untuk menyampaikan tujuan proyek, memberikan updates, dan memberi feedback kepada semua pemangku kepentingan. 

2. Adaptability (adaptabilitas)

Sebuah proyek tentunya tidak selalu berjalan sesuai rencana. Sebagai project manager, Anda harus siap menghadapi perubahan dan tantangan yang tidak terduga. 

Adaptabilitas adalah kemampuan untuk merespons perubahan dengan cepat dan menyesuaikan strategi atau rencana jika diperlukan.

Dengan memiliki kemampuan ini, Anda dapat menjaga proyek tetap pada jalurnya meskipun menghadapi gangguan atau hambatan.

3. Problem solving (pemecahan masalah)

Profesi ini juga menuntut untuk menguasai keterampilan problem solving yang baik. Anda harus mampu berpikir secara kritis untuk memahami masalah yang muncul, menemukan solusi yang tepat, dan menerapkannya secara efektif. 

4. Leadership (kepemimpinan)

Sebagai pemimpin tim, Anda tentunya juga harus memiliki keterampilan kepemimpinan yang baik. 

Anda harus dapat menginspirasi dan memotivasi anggota tim, memberikan bimbingan, serta menciptakan lingkungan yang kolaboratif. 

5. Organizational skills (keterampilan berorganisasi)

Skill yang harus dikuasai oleh profesi ini yang selanjutnya adalah keterampilan organisasi yang baik. Artinya, Anda harus bisa mengatur jadwal, menetapkan sumber daya, dan memantau progres proyek secara teratur.

Project manager adalah sosok yang memimpin tim untuk memastikan proyek berjalan lancar dan selesai tepat waktu. 

Mereka bertanggung jawab untuk mengoordinasikan tim, menetapkan tujuan yang jelas, dan memastikan proyek selesai tepat waktu dengan kualitas yang diharapkan. 

Selain itu, project manager juga harus memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah, berkomunikasi secara efektif, dan beradaptasi dengan perubahan. 

Project manager menjadi penghubung antara berbagai pihak terkait proyek, termasuk tim internal, klien, dan pemangku kepentingan lainnya. 

Ingin mempelajari lebih dalam tentang profesi ini? Ikuti kelas The Real Project Management sekarang!