Purchase Order: Definisi, Manfaat, Tipe, dan Cara Membuatnya

Purchase order adalah dokumen yang dikirimkan oleh pembeli untuk konfirmasi pembelian produk/jasa kepada penyedia atau supplier. 

Selain harus memperhatikan usaha marketing yang efektif, membuat purchase order yang sesuai juga menjadi bagian penting dari bisnis agar bisa semakin berkembang dan kompleks.

Biasanya purchase order ini digunakan pada pemesanan dalam jumlah besar atau bulk order dengan transaksi yang lumayan besar.

Lantas, apa saja jenis purchase order dan bagaimana membuatnya yang sesuai untuk bisnis Anda? Simak penjelasan selengkapnya melalui artikel di bawah ini. 

Definisi Purchase Order

Dikutip HubSpot, Purchase Order (PO) adalah dokumen yang harus dikirim oleh pembeli kepada supplier atau vendor penyedia jasa untuk mengonfirmasi suatu pesanan produk/jasa. 

Purchase order juga bisa menjadi dokumen legal atau bukti persetujuan pembelian produk/jasa. Mengapa antara pembeli dan penyedia/supplier membutuhkan hal yang satu ini?

Purchase order sebenarnya akan bermanfaat untuk kedua belah pihak yang bertransaksi. Melalui dokumen tersebut, bisnis kecil/UKM dapat memberikan informasi lebih spesifik terkait apa yang mereka butuhkan dari supplier dan kapan mereka membutuhkannya. 

PO juga akan membuat penjual dan penyedia jasa yakin bahwa mereka bisa memenuhi permintaan pembeli serta memberi waktu bagi pembeli untuk menyesuaikan rencana sebelum melakukan pembayaran. 

Manfaat/Pentingnya Purchase Order

CFI menjelaskan bahwa PO adalah hal penting yang harus dipahami dalam bisnis. Beberapa alasan pentingnya purchase order dan manfaatnya bagi bisnis adalah sebagai berikut:

1. Menghindari Pemesanan Ganda

Salah satu manfaat utama dari penggunaan PO adalah menghindari pemesanan ganda/duplicate orders. Perusahaan yang sedang memperluas bisnisnya akan lebih mudah untuk meninjau pesanan yang masuk dan dari siapa itu berasal.

2. Lebih Mudah Melacak Pesanan

PO juga membantu bisnis untuk meninjau pesanan yang masuk. Sebuah sistem pemesanan yang baik dalam bisnis juga akan menyederhanakan proses inventarisasi dan pengiriman produk. PO membantu sistem ini lebih tertata/well-organized.

3. Bisa Menjadi Dokumen Legal

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, PO bisa menjadi dokumen legal, biasanya dokumen PO menjadi dokumen persetujuan. Ini akan membantu menghindari isu yang bisa saja muncul terkait transaksi jika terjadi di masa depan.

4. Monitoring Budget Spend

PO juga membantu bisnis Anda untuk melacak biaya pengeluaran. Penggunaan PO akan membantu Anda dalam proses ini melalui otomatisasi. 

Tipe Purchase Order

Ada setidaknya 5 tipe purchase order berdasarkan jenis informasi yang mereka sampaikan, berikut adalah penjelasan selengkapnya:

1. Standard Purchase Orders 

Standard purchase orders adalah jenis PO yang paling mudah dan paling sering digunakan. Penjual bisa membuat detail yang jelas tentang pembelian termasuk item apa saja, jumlahnya, jadwal pengiriman, dan syarat ketentuan dari pembayaran. 

Tipe PO ini baik digunakan untuk penjual yang tidak perlu memiliki kontrak jangka panjang dengan pembelinya. Contohnya sebuah tempat gym membuat PO untuk pembelian alat-alat gym kepada penyedia yang berisi daftar alat yang dibeli, jumlah, dan biaya.

2. Planned Purchase Orders

Planned PO adalah tipe PO di mana seorang pembeli akan membuat estimasi kebutuhan item apa saja yang harus dibeli dengan membuat PO lebih awal. 

Biasanya tipe ini digunakan oleh penjual dan pembeli yang memiliki kontrak kerja jangka panjang dan reguler. PPOs biasanya digunakan saat pembeli ingin melakukan pengiriman barang tidak secara langsung. 

Contohnya sebuah perusahaan konstruksi membutuhkan material untuk bangunan. Maka perusahaan tersebut bisa mengirim PPOs kepada supplier dengan daftar barang serta waktu pengiriman yang tentative, jadi masih ada waktu jika ada perubahan.

3. Blanket Purchase Orders

Blanket Purchase Orders atau BPO disebut juga dengan standing order, di mana penjual dan pembeli memiliki kesepakatan panjang dan saling percaya. Tidak seperti jenis PO lainnya, BPO ini tidak terlalu detail/spesifik mengatur item yang dipesan dan jadwal pengiriman yang juga belum pasti. 

BPOs biasanya digunakan untuk pemesanan yang reguler dilakukan dan pasti terjadi transaksi. Contohnya restoran akan membuat BPO kepada supplier dalam periode waktu satu tahun dengan item yang bervariasi dan dapat berubah. 

4. Contract Purchase Orders

Contract Purchase Orders atau CPO merupakan salah satu jenis PO yang bisa menjadi dokumen legal berupa kontrak antara penjual dan pembeli untuk pembelian-pembelian selanjutnya. 

Dalam CPO, penjual dan pembeli sama-sama menandatangani kontrak dengan persyaratan tertentu dan terlindungi secara hukum. CPO berisi persetujuan dan detail-detail syarat pemesanan. CPO baik digunakan saat Anda ingin hubungan jangka panjang dengan penjual/vendor.

5. Digital Purchase Orders

Digital PO adalah sebuah proses/sistem pemesanan yang membantu proses ini lebih efisien dan menguntungkan baik bagi penjual maupun pembeli. 

Anda bisa membuat digital PO ini di Microsoft Excel maupun Open Office. Biasanya akan ada banyak template yang bisa digunakan untuk membuat PO.

Cara Membuat Purchase Order

Dikutip dari Indeed, dalam membuat purchase order penting untuk memerhatikan detail informasi di dalamnya. Hal ini karena form PO akan menjadi alat untuk meninjau proses pemesanan yang masuk. 

Pembuatan PO juga tidak lepas dari penggunaan template yang bisa Anda temukan di internet. Anda juga bisa mengubahnya sesuai dengan kebutuhan dan detail yang diinginkan. 

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat PO yang harus Anda perhatikan:

• Saat pembeli sudah memutuskan item apa saja yang akan dibeli dari supplier, pembeli akan membuat PO dan dikirimkan ke supplier. 
• Selanjutnya, proses review dilakukan oleh penjual dengan melihat kelengkapan informasi dan detail dari PO yang dikirimkan oleh pembeli. Setelahnya akan ada persetujuan atau penolakan dari supplier, jika detail informasi tersebut disetujui maka pesanan akan diproses oleh supplier. 
• Saat supplier sudah menentukan akan memproses pesanan, maka PO tersebut telah disetujui. 
• Setelah mendapatkan persetujuan dari supplier, maka penjual akan mendapatkan informasi pesanan mereka sudah dipenuhi. 
• Terakhir, pembeli kemudian membayar pesanan sesuai dengan ketentuan dalam PO dan waktu/periode pembayaran yang telah disepakati. 

Purchase order akan membantu supply chain management dan menguntungkan baik bagi penjual maupun supplier. 

Dengan memahami bagaimana PO bekerja untuk bisnis Anda, maka rantai pasok yang tercipta akan lebih cepat, hemat, dan efisien untuk bisnis/perusahaan. 

Untuk mendalami pemahaman tentang supply chain management dan aspek-aspek di dalamnya seperti PO, Anda bisa mendaftar program Supply Chain Management dari prasmul-eli. 

Mulai dari pengetahuan dasar hingga tren terkini dalam manajemen rantai pasok, ikuti kelasnya dan cari informasi selengkapnya di sini.