How to Improve Your Virtual Presence in a Meeting

Beberapa hal yang menjadi tantangan utama dari virtual meetings atau rapat virtual adalah para peserta tidak bisa bertemu satu sama lain secara langsung dan banyak distraksi. Saat mengikuti rapat virtual, banyak orang tidak terlalu fokus mengikuti isi atau percakapan dari rapat.

Tidak jarang mereka mengikuti rapat virtual sambil mengerjakan hal lain, mulai dari yang sama pentingnya seperti membalas email rekan kerja, mengurus keperluan keluarga, sampai hal-hal sepele yang sangat mengganggu seperti bermain game atau membuka media sosial.

Tantangan dalam melakukan rapat virtual juga menjadi beban bagi para pembicara di sebuah forum. Mereka merasa seolah-olah berbicara ke dalam kehampaan dan hal itu dapat membuat gugup. Dalam situasi yang gugup, kebanyakan orang menjadi tidak maksimal dalam menyampaikan paparan atau pendapatnya di tengah rapat. 

Untuk menghindari hal-hal yang dapat mengganggu keberlangsungan forum atau pertemuan virtual, penting untuk dapat menjaga profesionalisme, terutama dalam lingkungan bisnis. Agar dapat menjaga profesionalisme tersebut, berikut cara yang dapat meningkatkan keterlibatan dan interaksi para peserta.

1. Kenali Audiens Anda

Penting untuk memahami sudut pandang para peserta sebelum memulai rapat. Apa yang mereka harapkan dari rapat virtual kali ini? Apa yang mereka harus tinggalkan untuk mengikuti rapat ini? Bagaimana lingkungan bekerja mereka? 

Berangkat dari hal-hal tersebut, akan muncul pertanyaan yang perlu dijawab oleh pembicara rapat yaitu cara meningkatkan energi atau kehadiran untuk menarik audiens dari gangguan dan menjadi lebih fokus selama forum berlangsung.

Berfokus pada audiens juga dapat membantu menenangkan diri. Atur sudut pandang yang membuat gugup dengan fokus pada tujuan untuk membuat audiens memahami pesan atau materi yang disampaikan. Hal ini dapat meredakan ketegangan sebelum rapat atau presentasi dan berfokus pada topik atau materi yang ingin disampaikan.

2. Lakukan Check-in Virtual

Minta setiap peserta menyebutkan update singkat, topiknya dapat berupa hobi, makanan kesukaan, atau bahkan tantangan yang sedang mereka hadapi. Hal ini dapat menjadi ice breaking di awal rapat supaya suasana menjadi lebih santai.

Pada kelompok kecil, ajukan pertanyaan atau mengirim email ke semua peserta sebelum rapat. Dalam kelompok besar, penting untuk memiliki moderator yang dapat menanggapi ice breaking sehingga presenter dapat fokus untuk menyiapkan dan menyajikan materi.

Check-in virtual memungkinkan individu untuk berbagi update atau tantangan positif sehingga dapat mendorong keterlibatan dan dukungan yang sesungguhnya. Selain itu, akan muncul nuansa pertemuan yang lebih cair dan bersifat diskusi dua arah ke lingkungan virtual.

3. Membuat Hot Seat Virtual

Hal ini merupakan salah satu cara yang mudah untuk dilakukan dalam rapat dengan skala kecil. Selain itu sistem hot seat merupakan salah satu cara terbaik untuk mendapatkan feedback atau masukan secara langsung dan melibatkan semua peserta.

Hot seat berarti menempatkan seseorang untuk berbagi atau menceritakan tantangan yang dialami dan juga mengajukan pertanyaan. Presenter kemudian dapat memberikan masukan secara langsung atau melemparkan diskusi ke grup rapat. Dengan cara ini, para peserta bisa mencari solusinya. Hot seat merupakan cara yang bagus untuk melibatkan peserta dalam diskusi interaktif.

4. Pechakucha

Pechakucha adalah gaya presentasi yang menggunakan 20 slide dan membatasi presenter untuk menghabiskan 20 detik per slide. Cara ini akan membatasi seluruh pembicaraan dan memaksa presenter untuk menjadi lebih jelas, ringkas, cepat, dan berenergi. 

Pechakucha merupakan gaya presentasi yang bagus untuk digunakan ketika meminta sebuah kelompok untuk mempelajari sesuatu dan mempresentasikannya ke peserta lain, memberikan ulasan proyek, dan masih banyak konteks lainnya.

5. Jeda atau Istirahat

Penelitian menunjukkan bahwa istirahat singkat sambil fokus pada satu tugas membantu meningkatkan fokus, kreativitas, dan produktivitas. Mengistirahatkan otak dan tubuh yang dipandu seperti yoga yang dipimpin oleh presenter, mengatur pernapasan, atau menari mengikuti musik. Anda dapat memasukkan jeda 18 - 20 menit dari rapat untuk beristirahat dan menyegarkan audiens virtual.

6. Game atau Permainan

Membuat sesuatu dalam format permainan dan ada sedikit persaingan, orang-orang cenderung lebih memperhatikan. Saat berada di lingkungan perusahaan yang membutuhkan banyak pelatihan virtual, pertimbangkan untuk menambahkan sistem poin.

Cara seperti ini dapat diaplikasikan dalam konteks pelatihan perusahaan. Buat kondisi untuk mempertahankan posisi dan peringkat yang menunjukkan pemegang poin terbanyak. Reward atau hadiah yang ditawarkan bisa berupa voucher atau kompensasi lainnya.

Secara ilmiah, game melepaskan dopamin di otak. Jika Anda dapat menemukan cara untuk berhasil memasukkan game atau permainan ke dalam rapat virtual, dapat dipastikan bahwa akan ada keterlibatan ekstra dari para peserta rapat.

7. Flipped Model Meeting

Flipped model meeting mengharuskan peserta untuk mempelajari konten atau bahan ajaran tertentu sebelum pertemuan. Setelah itu, peserta diharapkan dapat melakukan presentasi dalam rapat. Dalam model ini, forum menjadi tempat untuk berbagi pengalaman atau observasi.

Pada saat itu, peserta dapat menerapkan konsep yang dipelajari ke dalam tindakan atau praktik sesungguhnya. Pembelajaran dan interaksi peer-to-peer seperti ini tidak hanya menciptakan rasa kebersamaan yang lebih kuat, tetapi juga meningkatkan keterlibatan dan motivasi.

Model ini juga mengalihkan sebagian tanggung jawab keterlibatan dan interaksi kepada audiens atau peserta. Presenter dapat membuat kesepakatan dengan peserta, misalnya mempersingkat forum 60 menit menjadi 45 menit jika peserta yang datang dengan persiapan penuh. Saat melaksanakan flipped model meeting, spesifikasikan harapan terhadap peserta dan juga tujuan dari adanya rapat serta pembelajaran yang telah dibagikan.

Forum virtual semakin banyak dilakukan untuk mempermudah aktivitas bisnis masa kini. Tidak hanya terbatas untuk diadaptasi di dalam perusahaan yang menerapkan sistem work from home, tapi juga dalam konteks forum bisnis atau pertemuan lain yang lebih luas.

Dalam hal itulah, penting untuk tetap membuat situasi diskusi yang aktif dan kondusif selama melaksanakan pertemuan virtual. Setiap peserta yang mengikuti pertemuan tidak ada yang merasa membuang waktunya dan tentu saja mendapatkan solusi atau keputusan tindakan lanjutan yang bermanfaat bagi semua pihak.