Strategi Efektif Menyusun Term of Reference (ToR): Definisi, Komponen, dan Langkah Praktis

Term of Reference (ToR) adalah elemen penting dalam perencanaan proyek. Selain itu, hal yang satu ini juga menjadi acuan bagi semua pihak yang terlibat untuk memahami tujuan, tanggung jawab, dan hasil yang diharapkan. 

Dengan dokumen yang jelas dan komprehensif, potensi kesalahpahaman dapat diminimalisir, sehingga proyek dapat berjalan dengan lancar dan sesuai target. 

Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan Term of Reference, apa saja komponen di dalamnya, dan bagaimana cara menyusunnya secara efektif? Semua dijelaskan pada artikel ini.

Definisi  Term of Reference (ToR)

Term of Reference (ToR) adalah dokumen yang menjelaskan secara rinci tujuan, ruang lingkup, dan metode pelaksanaan dari suatu proyek. ToR berfungsi sebagai pedoman yang membantu tim proyek atau pemangku kepentingan untuk memahami konteks dan lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Ini sangat penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, dan organisasi non-profit. ToR adalah upaya untuk memastikan bahwa semuanya memiliki pemahaman yang sama mengenai apa, mengapa, dan bagaimana cara melakukan sesuatu.

Komponen Utama dalam Term of Reference (ToR)

Dokumen ini umumnya memiliki beberapa komponen penting yang harus dijelaskan secara detail. Berikut ini adalah komponen utama dari Term of Reference:

1. Judul dan Latar Belakang

Bagian ini berisi judul dari proyek atau kegiatan, serta latar belakang mengapa kegiatan ini diperlukan.

Dalam bagian ini dijelaskan konteks dari proyek, termasuk masalah yang ingin diatasi, peluang yang diambil, atau kebutuhan yang hendak dipenuhi. Latar belakang membantu pembaca memahami relevansi dan urgensi proyek tersebut.

2. Tujuan

Tujuan dari proyek atau kegiatan dijabarkan dengan jelas di bagian ini.

Biasanya, tujuan dibagi menjadi dua: tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum menggambarkan hasil yang lebih luas dan ingin dicapai, sedangkan tujuan khusus adalah hasil konkret dan terukur yang diharapkan dari pelaksanaan kegiatan.

3. Ruang Lingkup (Scope of Work)

Bagian ini menjelaskan batasan dan area di mana proyek akan beroperasi. Termasuk di dalamnya adalah rincian tugas atau aktivitas yang harus dilakukan, serta cakupan geografis, waktu, dan sumber daya yang tersedia.

Ruang lingkup harus diuraikan secara jelas untuk menghindari adanya kebingungan atau perbedaan interpretasi selama proyek berlangsung.

4. Metodologi

Dalam bagian metodologi, dijelaskan bagaimana proyek atau kegiatan akan dilaksanakan. 

Metodologi ini dapat mencakup metode pengumpulan data, teknik analisis, serta pendekatan yang digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Metodologi juga harus mencerminkan kapasitas tim serta sumber daya yang tersedia.

5. Tim Pelaksana dan Tanggung Jawab

Bagian ini memberikan rincian tentang siapa saja yang terlibat dalam proyek serta peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau tim. Pembagian tanggung jawab yang jelas akan membantu mencegah kebingungan dan meningkatkan efisiensi pelaksanaan proyek.

6. Jadwal Pelaksanaan

Di sini, dicantumkan jadwal atau timeline pelaksanaan proyek secara rinci.

Jadwal ini biasanya mencakup tahapan-tahapan penting (milestones) dalam proyek, tenggat waktu, serta siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap. Jadwal ini penting untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana dan setiap pihak mengetahui kapan tugas mereka harus diselesaikan.

7. Sumber Daya dan Anggaran

Bagian ini merinci sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek, termasuk sumber daya manusia, peralatan, dan anggaran yang dibutuhkan.

Rencana anggaran harus realistis dan rinci, mencakup semua aspek operasional dan non-operasional yang relevan. Selain itu, penting juga untuk mencantumkan sumber dana dan siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran tersebut.

8. Hasil yang Diharapkan (Deliverables)

Deliverables adalah produk akhir atau hasil yang diharapkan dari proyek atau kegiatan.

Bagian ini harus menjelaskan dengan jelas apa saja output yang diharapkan, baik dalam bentuk laporan, dokumen, atau produk lain yang relevan. Deliverables ini akan menjadi tolok ukur untuk mengevaluasi keberhasilan proyek.

9. Risiko dan Mitigasi

Dalam Term of Reference  yang baik, perlu ada identifikasi risiko yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek, baik risiko teknis, finansial, maupun manajerial. Selain itu, diperlukan rencana mitigasi risiko, yaitu langkah-langkah yang akan diambil untuk mengurangi dampak risiko jika terjadi.

10. Evaluasi dan Monitoring

ToR juga harus mencantumkan bagaimana evaluasi dan monitoring proyek akan dilakukan. 

Evaluasi bertujuan untuk menilai keberhasilan proyek dalam mencapai tujuannya, sementara monitoring dilakukan secara berkelanjutan untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana. 

Indikator-indikator kunci keberhasilan (Key Performance Indicators, KPIs) perlu ditentukan agar evaluasi bisa dilakukan secara objektif.

11. Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Bagian ini menjelaskan siapa saja pihak-pihak yang terlibat atau terdampak oleh proyek, serta bagaimana mereka akan berpartisipasi dalam pelaksanaan kegiatan. 

Keterlibatan pemangku kepentingan penting untuk memastikan bahwa proyek mendapat dukungan yang diperlukan serta respons terhadap kebutuhan yang relevan.

Cara Membuat Term of Reference (ToR)

Menyusun dokumen ini memerlukan beberapa langkah penting untuk memastikan bahwa ToR dapat menjadi panduan yang komprehensif dan mudah dipahami. Berikut langkah-langkah untuk membuat Term of Reference yang baik adalah:

1. Identifikasi Kebutuhan dan Tujuan Proyek

Langkah pertama adalah memahami dengan jelas mengapa proyek atau kegiatan tersebut dibutuhkan. Ini bisa melibatkan diskusi dengan para pemangku kepentingan, pengumpulan data, atau analisis situasi untuk menentukan masalah atau peluang yang dihadapi.

2. Rumuskan Latar Belakang dan Tujuan 

Setelah memahami kebutuhan proyek, rumuskan latar belakang dan tujuan proyek.

Jelaskan secara singkat situasi atau masalah yang ingin diatasi, serta apa yang diharapkan dari proyek ini. Buatlah tujuan yang spesifik, terukur, relevan, dan berbatas waktu (SMART).

3. Tentukan Ruang Lingkup dan Metodologi

Ruang lingkup dan metodologi harus dijabarkan dengan detail dan jelas.

Tentukan batasan proyek serta bagaimana proyek akan dijalankan, termasuk pendekatan teknis yang akan digunakan. Pastikan metodologi yang dipilih sesuai dengan kemampuan tim serta sumber daya yang tersedia.

4. Susun Tim dan Tanggung Jawab

Identifikasi siapa yang akan bertanggung jawab dalam setiap tahap proyek. Pembagian peran dan tanggung jawab harus dilakukan dengan jelas untuk memastikan tidak ada tumpang tindih atau kebingungan selama pelaksanaan proyek.

5. Buat Jadwal Pelaksanaan dan Rencana Anggaran

Buatlah jadwal pelaksanaan proyek dengan mencantumkan milestone dan tenggat waktu yang harus dicapai. Selain itu, susun juga rencana anggaran yang rinci, mencakup semua kebutuhan sumber daya yang diperlukan.

6. Identifikasi Risiko dan Rencana Mitigasi

Dalam menyusun ToR, penting untuk mempertimbangkan risiko-risiko yang mungkin muncul selama proyek berlangsung. Buat daftar risiko dan rencana mitigasinya sehingga tim bisa lebih siap menghadapi kemungkinan masalah.

7. Tentukan Deliverables dan Indikator Keberhasilan 

Pastikan deliverables proyek dijabarkan dengan jelas, dan buatlah indikator-indikator kunci untuk mengukur keberhasilan proyek. Indikator ini akan membantu tim untuk melakukan evaluasi secara objektif terhadap capaian proyek.

8. Dapatkan Masukan dari Pemangku Kepentingan

Sebelum ToR disahkan, pastikan untuk mendapatkan masukan dari pemangku kepentingan terkait. Ini penting untuk memastikan bahwa dokumen mencakup semua aspek penting dan mendapat dukungan penuh dari semua pihak yang terlibat.

Dengan ToR yang jelas dan rinci, pelaksanaan proyek akan menjadi lebih terarah, efisien, dan terukur. Term of Reference bukan hanya panduan teknis, tetapi juga alat komunikasi yang menghubungkan semua pemangku kepentingan dalam mencapai tujuan bersama.

Penyusunan ToR hanyalah salah satu dari sekian banyak aspek dalam sebuah manajemen proyek. Ikuti Project Management 101: Waterfall and Agile program dari prasmul-eli, untuk mempelajari berbagai aspek lainnya.

Berlangsung dalam dua hari. Program yang sudah bersertifikasi ISO 9001:2015 ini memiliki 10 pembahasan yang meliputi:

• Project Management Fundamental
• Define Project Objective
• Develop Scope of Work
• Develop Project Schedule
• Manage Risk
• Introduction to Agile
• Agile Mindset
• Various Agile Practices
• Deep Dive Scrum Framework
• Simulate Sprint

Anda berminat? Segera daftarkan diri Anda!