Tone of Voice: Cara Membentuk dan Manfaatnya

Dapat dikatakan tone of voice adalah karakter pada brand Anda yang bisa masuk ke dalam ingatan pelanggan. Jika sebagai individu, Anda memiliki cara masing-masing untuk berkomunikasi, begitu juga sebagai brand. 

Saat mendapat suatu pesan, mungkin Anda akan membacanya dengan nada seperti orang yang mengirimnya. Bisa bernada antusias, riang, kaget, tegas, dll. Ini juga terjadi ketika pelanggan membaca pesan Anda.

Menurut SEMRush, terdapat sampai 65% pelanggan yang merasakan hubungan emosional dengan brand yang terlihat peduli pada mereka. Tone of voice adalah kunci yang bisa membantu Anda mewujudkannya.

Pahami lebih lanjut tentang apa yang dimaksud dengan tone of voice, cara membentuknya dan manfaatnya untuk bisnis Anda pada ulasan berikut ini.

Apa Itu Tone of Voice?

Tone of voice adalah bagaimana karakter brand tercermin dalam kata-kata, baik secara tertulis maupun lisan. 

Namun, ini bukan hanya tentang apa yang dikatakan saja, melainkan lebih kepada bagaimana cara mengatakannya dan kesan yang dihasilkannya.

Pelanggan pasti mendapatkan tone of voice yang beragam dari brand-brand yang dilihatnya. Misalnya, di billboard ia melihat brand A menggunakan gaya bahasa yang santai dan nyeleneh. 

Sementara itu, di instagram ia melihat brand B menggunakan gaya bahasa yang formal dan berwibawa.

Namun, perbedaan tersebut tidak akan langsung masuk ke dalam benak pelanggan. Untuk itu, ketahui beberapa cara membentuk tone of voice berikut ini.

Cara Membentuk Tone of Voice

Perhatikan beberapa hal ini ketika akan membentuk tone of voice bagi brand:

1. Tetapkan Core Values

Langkah pertama dalam menemukan tone of voice bisnis Anda adalah dengan menentukan core values. 

Anda bisa memulainya dengan membuat mission statement dan brand message. Pastikan Anda bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini untuk mendapatkan mission statement brand:

• Apa tujuan brand ini dibuat?
• Bagaimana cara mewujudkan tujuan itu?
• Siapa target yang ingin Anda sasar?
• Anda ingin dikenal sebagai brand yang seperti apa?

Lalu, Anda dapat merancang brand message yang selaras untuk semua jenis pesan dan nilai yang ingin Anda sampaikan melalui konten. 

Rancangan brand message biasanya berisi sekumpulan istilah, frasa, dan pernyataan yang menjadi tujuan komunikasi. Contohnya, ramah, menyenangkan, berwibawa, terbuka pada masukan, siap membantu, dll.

2. Menentukan tone of voice

Setelah memahami jati diri brand sebenarnya, Anda dapat mulai membuat tone of voice yang unik.

Menurut Nielsen Norman Group ada empat dimensi tone of voice yang bisa Anda pilih, di antaranya:

• Formal vs Casual: Tone formal akan memberi kesan berwibawa tapi kurang personal. Sementara itu, tone casual akan memberi kesan personal tapi kurang profesional.
• Funny vs Serious: Pada tone funny Anda akan menambahkan humor. Namun, pada tone serious tidak ada humor sama sekali.
• Respectful vs Irreverent: Tone respectful akan memberi kesan bahwa pelanggan adalah raja. Sementara itu, tone irreverent menganggapnya sebagai teman yang bisa diajak bercanda.
• Enthusiastic vs Matter-of-Fact: Tone enthusiastic memberi kesan ramah dan menyenangkan. Adapun tone matter-of-fact mengedepankan soal kejujuran dan apa adanya. 

Tidak ada yang benar atau salah dari empat dimensi di atas. Namun, Anda harus benar-benar memilihnya dengan pertimbangan yang matang, agar tidak berdampak buruk pada citra brand.

3. Kenali target market Anda

Untuk meningkatkan keterikatan, Anda wajib mengetahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan pelanggan dari brand Anda. 

Anda bisa memulainya dengan menggunakan media sosial. Cari tahu media sosial apa yang biasa digunakan target market brand Anda. Lalu, amati apa saja topik yang mereka bahas dan reaksi yang mereka berikan terhadap topik tersebut. 

Informasi ini bisa dijadikan landasan dalam pembentukan tone of voice brand Anda.

4. Buat pedoman tone of voice

Agar tone of voice dapat diaplikasikan dengan selaras ke seluruh pesan yang akan dikeluarkan oleh brand, Anda harus membuat pedomannya.

Pedoman tone of voice harus terdiri dari beberapa hal yang sudah kita bahas di atas, yaitu:

• Deskripsi target market
• Sikap terhadap audiens (formal atau kasual, lucu atau serius, dll)
• Core values
• Mission statement
• Brand message
• Kosakata yang harus digunakan
• Kosakata yang harus dihindari
• Peraturan penggunaan tata bahasa

Manfaat Tone of Voice untuk Bisnis

Menurut Albert Mehrabian, seorang pakar komunikasi non-verbal, komunikasi yang berjalan baik terdiri dari tiga unsur, yaitu: 

• Kata-kata
• tone of voice
• bahasa tubuh yang digunakan

Oleh karena itu, demi mewujudkan komunikasi yang baik dengan pelanggan, brand wajib membangun tone of voice. Berikut beberapa manfaat tone of voice untuk bisnis Anda.

1. Meningkatkan kepercayaan pelanggan

Melalui tone of voice, brand dapat menimbulkan kesan akrab dengan pelanggan.

Pelanggan akan sangat familiar dengan brand, ketika secara konsisten mendengar kata-kata yang digunakan dalam proses branding.

Melalui kesan akrab tersebut, kepercayaan pelanggan jadi muncul karena sentuhan tone of voice yang membuat mereka nyaman dan related (terhubung).

2. Memberikan perbedaan

Semua bisnis yang terjun di industri yang sama, akan terlihat membosankan jika hanya menyampaikan pesan begitu saja.

Tone of voice adalah hal terpenting yang dapat membuat Anda terlihat berbeda dari pesaing dan akhirnya menimbulkan daya tarik bagi pelanggan.

3.  Meningkatkan pendapatan

Ketika kepercayaan pelanggan meningkat, pendapatan juga akan ikut bertambah. 

Menurut data dari SEMRush, 23% rata-rata pendapatan akan naik saat suatu brand membangun tone of voice-nya secara konsisten.

4. Menggantikan komunikasi tatap muka

Demi keberlangsungannya, brand harus memastikan pelanggan menggunakan produk atau layanannya secara terus menerus. Salah satu cara mewujudkannya adalah dengan menjaga komunikasi yang baik dengan mereka. 

Karena tidak mungkin untuk menghampiri pelanggan satu per satu, tone of voice bisa menjadi sarananya. Dengan bantuan media sosial, pesan-pesan dengan tone of voice yang konsisten akan menciptakan interaksi dengan pelanggan.

Itu dia informasi yang perlu Anda ketahui tentang apa itu tone of voice, cara membentuknya, dan manfaatnya untuk bisnis Anda. Kesimpulannya, keakraban yang timbul dari rancangan tone of voice yang baik akan meningkatkan kepercayaan pelanggan serta memberikan keuntungan bagi brand.

Merancang tone of voice adalah salah satu cara menghadapi situasi yang dinamis dalam mengelola bisnis. Jika Anda ingin memiliki kemampuan analisis bisnis yang baik, ikuti short program Strategic Business Analysis dari prasmul-eli.

Dalam program tiga hari, cakupan pembelajarannya meliputi:

• Pengantar Strategic Business Analysis
• General Environment and Scenario Analysis
• Analisis Industri
• Analisis Kompetitif
• Analisis Internal
• Core competence Analysis
• Analisis SWOT
• Analisis Business Model
• Customer Pain & Gain Analysis

 

Daftarkan diri Anda melalui link berikut ini untuk mengikuti kelas yang akan dilaksanakan secara online dan offline ini.