Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service, Skill, dan Prospek Karirnya

Meniti karier sebagai seorang Customer Service membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang peran dan tanggung jawab yang akan diemban nantinya. Alasannya karena Customer Service adalah wajah dari perusahaan. 

Sebagai orang yang akan berada di garis depan perusahaan, tugas Customer Service adalah memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Selain itu, harus bisa juga menyelesaikan masalah dengan cepat,dan memastikan bahwa semua pelanggan merasa senang.

Namun, menjadi Customer Service tidak hanya tentang kemampuan bicara yang baik. Anda juga harus ramah, sabar, dan mampu tetap tenang di situasi yang sulit. 

Mari kita jelajahi lebih lanjut mengenai apa itu Customer Service, apa saja tugas dan tanggung jawabnya, serta keterampilan apa yang diperlukan untuk sukses dalam karier ini!

Apa Itu Customer Service?

Customer Service adalah posisi di sebuah perusahaan yang bertanggung jawab untuk memberikan dukungan dan bantuan kepada pelanggan dalam menyelesaikan masalah. Kemudian juga harus bisa memberikan informasi tentang produk atau layanan serta menanggapi pertanyaan atau keluhan pelanggan. 

Posisi Customer Service biasanya berinteraksi dengan pelanggan melalui berbagai saluran komunikasi, seperti telepon, email, obrolan langsung, atau media sosial. 

Seorang Customer Service harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, empati terhadap kebutuhan pelanggan, serta kemampuan untuk menyelesaikan masalah dengan efisien dan efektif.

Pekerjaan ini membutuhkan kemampuan multitasking dan pemecahan masalah yang cepat, serta kesabaran dalam menangani situasi yang mungkin tidak selalu menyenangkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service

Customer service bisa dikatakan sebagai ujung tombak dalam menjaga hubungan antara perusahaan dengan pelanggan.

Dari menjawab pertanyaan hingga menyelesaikan masalah, Customer Service berperan penting dalam memastikan kepuasan pelanggan dan memertahankan reputasi perusahaan.

Mari kita telusuri lebih dalam mengenai tugas dan tanggung jawab Customer Service di bawah ini!

• Menjawab pertanyaan pelanggan dengan jelas dan ramah.
• Memproses pesanan dengan cermat dan efisien.
• Membantu pelanggan dalam menyelesaikan masalah atau kesulitan teknis.
• Mendekati pelanggan secara proaktif dan menawarkan bantuan.
• Mengelola keluhan pelanggan dengan empati dan solusi yang memuaskan.
• Menganalisis feedback pelanggan untuk meningkatkan layanan.
• Merespons ulasan pelanggan online untuk menyelesaikan masalah dengan cepat.

Skill yang Dibutuhkan bagi Customer Service

Banyak orang berpikir bahwa menjadi Customer Service hanya membutuhkan kemampuan berbicara yang baik. 

Namun, sebenarnya ada lebih dari itu, lho.

Berikut adalah keterampilan-keterampilan yang sangat penting jika Anda ingin menjadi Customer Service di antaranya adalah:

• Aktif mendengarkan: Sebagai Customer Service, Anda perlu fokus pada apa yang dikatakan oleh pelanggan. Perlihatkan jika Anda peduli dengan kebutuhan mereka.
• Adaptabilitas: Anda harus bisa beradaptasi dengan cepat terhadap situasi dan kebutuhan pelanggan yang berbeda-beda.
• Perhatian terhadap detail: Mampu melihat detail kecil dalam permintaan pelanggan atau informasi yang mereka berikan untuk memberikan layanan yang berkualitas.
• Kolaborasi: Perlu bekerja sama dengan tim dan departemen lain untuk menyelesaikan masalah pelanggan dengan efisien.
• Penyelesaian konflik: Anda harus mampu menyelesaikan masalah dan konflik dengan tenang dan profesional.
• Kreativitas: Kadang-kadang Anda harus berpikir out of the box untuk menemukan solusi yang tepat.
• Berpikir kritis: Anda harus mengevaluasi dengan cermat untuk menyelesaikan masalah yang kompleks dan menemukan solusi yang tepat.
• Pengambilan keputusan: Mampu membuat keputusan yang cepat dan tepat.
• Komunikasi efektif: Anda harus bisa menyampaikan informasi dengan jelas dan ramah untuk membuat pelanggan merasa didengar dan dihargai.
• Mengelola emosi: Mampu mengelola emosi Anda sendiri dan merespons dengan empati terhadap perasaan pelanggan.
• Empati: Harus memahami dan merasakan perasaan pelanggan untuk memberikan dukungan yang lebih baik.
• Kesopanan: Anda harus memperlakukan pelanggan dengan ramah dan sopan untuk membangun hubungan yang baik.
• Keterampilan negosiasi: Kadang-kadang Anda harus bernegosiasi dengan pelanggan untuk mencapai solusi yang memuaskan bagi semua pihak.
• Open minded: Harus bisa mendengarkan dengan terbuka terhadap pendapat dan masukan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka dengan lebih baik.
• Kesabaran: Anda harus tetap sabar dan tenang dalam menghadapi segala situasi.
• Persuasi: Kadang-kadang Anda harus meyakinkan pelanggan tentang keputusan atau solusi tertentu.
• Pemecahan masalah: Mampu mengidentifikasi masalah dan menemukan solusi yang efektif untuk membuat pelanggan merasa dihargai.
• Memahami produk: Memahami produk atau layanan secara detail untuk memberikan informasi yang akurat dan membantu pelanggan.
• Manajemen waktu: Harus bisa mengatur waktu dengan baik untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan dalam waktu yang efisien.
• Memahami bahasa tubuh: Anda harus memahami ekspresi dan bahasa tubuh pelanggan untuk mengerti tentang perasaan dan kebutuhan mereka.
• Keterampilan menulis: Harus bisa menulis dengan jelas dan efektif untuk berkomunikasi dengan pelanggan melalui email atau pesan teks.

Prospek Karier Customer Service

Dulu pekerjaan di bidang Customer Service sering dipandang sebelah mata, dianggap hanya sebagai tugas rutin tanpa prospek karier yang menjanjikan.

Namun, kenyataannya telah berubah. 

Saat ini, dengan meningkatnya kesadaran akan pentingnya pengalaman pelanggan, peran Customer Service menjadi semakin penting dalam keseluruhan operasi bisnis, lho.

Profesi ini tidak lagi hanya tentang menyelesaikan masalah pelanggan, tetapi juga tentang membangun hubungan yang kuat, memahami kebutuhan pelanggan, dan memberikan solusi yang kreatif.

Berikut adalah prospek karier Customer Service:

Karyawan atau Asisten (Entry-Level)

Pada tahap ini, Anda akan berperan sebagai karyawan atau asisten di garis depan (front line) layanan pelanggan. Tugas utamanya adalah menjawab pertanyaan pelanggan dan menanggapi keluhan mereka. 

Spesialis (Mid-Level)

Seiring berjalannya waktu, Anda mungkin naik ke posisi spesialis. 

Pada posisi ini masih akan bekerja langsung dengan pelanggan. Namun, kemungkinan akan menangani masalah yang lebih kompleks. 

Team Lead (Mid-Level or Managerial)

Sebagai pimpinan tim, pasti akan memiliki tanggung jawab tambahan untuk mengawasi anggota tim.

Anda akan bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan, mengembangkan strategi, dan memastikan kelancaran operasional tim. 

Mungkin nantinya juga harus menangani tugas manajemen sumber daya manusia, seperti penilaian kinerja dan pelatihan.

Manager (Managerial)

Ketika mencapai posisi manajer, Anda akan memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam mengelola seluruh tim atau departemen Customer Service.

Anda akan menjadi pemimpin yang bertanggung jawab untuk memastikan tim bekerja efisien, mencapai tujuan yang ditetapkan, dan memberikan Customer Service yang berkualitas tinggi. 

Anda akan terlibat dalam perencanaan strategis dan pengambilan keputusan yang memengaruhi kinerja keseluruhan departemen.

Direktur (Executive-Level)

Sebagai seorang direktur atau anggota manajemen senior/eksekutif lainnya bertanggung jawab atas misi, visi, dan strategi dari Customer Service, komunikasi, dan experience. 

Artinya, Anda akan menentukan arah dan tujuan bagaimana perusahaan berinteraksi dengan pelanggannya. 

Dengan demikian, customer service bukan hanya tentang menjawab pertanyaan atau menyelesaikan masalah pelanggan. 

Namun juga tentang menjaga hubungan yang baik dan memperkuat reputasi perusahaan. 
Ingin memulai karier sebagai Customer Service? Bergabunglah dalam program Customer Satisfaction & Relationship Program sekarang! Klik di sini untuk mendaftar!