Project Management Office (PMO): Jenis dan Perannya dalam Kesuksesan Proyek

Ketika sebuah perusahaan berkembang dan semakin banyak tim dengan kepentingan serta tujuan yang berbeda kolaborasi, mereka membutuhkan satu sistem atau best practice terbaik agar proyek bisa berjalan lancar. Project Management Office (PMO) adalah bagian dari perusahaan yang dapat menjadi penengah dan memastikan kolaborasi antar-tim berjalan lancar.

PMO bertugas untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proyek melalui sistem dan best practice yang mereka susun. Kedua hal tersebut nantinya akan menjadi panduan serta acuan seluruh tim di perusahaan untuk meminimalisir tantangan selama kolaborasi.

Dalam artikel ini, pelajari secara mendalam tentang Project Management Office mulai dari arti, jenis, tugas dan tanggung jawab, hingga siapa saja yang ada di dalamnya.

Pengertian Project Management Office

Project Management Office adalah tim yang mengatur kolaborasi antar tim dan mencegah adanya masalah atau halangan. PMO juga bertugas untuk menjaga kualitas proses manajemen proyek dalam sebuah perusahaan, termasuk perencanaan bisnis dan operasional perusahaan atau pada departemen/tim tertentu saja.

PMO, mengutip Asana, punya peran dalam menentukan bagaimana sebuah produk dan jasa dibuat hingga didistribusikan. Dengan kata lain, Project Management Office merupakan tim pendukung utama yang menjalankan dan mengelola proyek-proyek dari seluruh atau beberapa tim di perusahaan.

PMO bisa datang dari internal atau eksternal perusahaan. Apa bedanya?

PMO Internal adalah tim in-house yang mendukung kesuksesan proyek secara menyeluruh. Mereka biasanya punya peran penting dalam menentukan standar praktik sebuah proyek.

Sementara PMO eksternal adalah agensi atau konsultan yang bertugas untuk melakukan analisis dan memberikan masukan terhadap proses manajemen proyek yang sudah berjalan. Masukan tersebut akan menjadi pertimbangan dan cara manajemen baru untuk proyek berikutnya.

Namun, untuk saat ini banyak perusahaan sudah punya tim PMO internal. Lalu, bagaimana PMO dibedakan dari tim-tim lain di perusahaan?

• Perusahaan kecil: biasanya ada 1 tim PMO yang melakukan standarisasi praktik manajemen proyek untuk seluruh tim atau departemen di perusahaan
• Perusahaan besar: biasanya dalam perusahaan besar ada banyak sistem kerja yang berbeda dan kolaborasi antar departemen jarang terjadi, maka akan ada banyak tim PMO yang dibentuk berdasarkan kebutuhan departemen masing-masing.

Jenis-Jenis Project Management Office

Melansir ProjectManager, biasanya dari empat jenis PMO di bawah ini, sebuah perusahaan akan membentuk tim yang sesuai dengan kebutuhan atau kondisi manajemen proyeknya. Maka, dalam satu perusahaan, Anda mungkin menemukan 1 atau maksimal 2 tim PMO.

Berikut adalah pemaparan masing-masing jenis Project Management Office:

Supportive PMO

Hanya berfokus pada melakukan mentoring, pelatihan, memberikan informasi, dan dukungan. Namun, jenis PMO ini tidak terlalu berperan dalam pengambilan keputusan. Supportive PMO hanya akan memberikan masukan dan struktur sebuah proyek. Kemudian, project manager yang akan memutuskan apakah masukan tersebut sesuai dengan rencana dan target proyeknya.

Controlling PMO

Jenis PMO ini adalah keterbalikan dari Supportive PMO. Tim Controlling PMO akan membuat dan menentukan proses eksekusi proyek serta memastikan seluruh tim punya standar yang sama. Mereka akan membuat panduan khusus dan memastikan project manager untuk menjalankan proyeknya masing-masing sesuai panduan tersebut. Jenis PMO ini bahkan melakukan review atau pengawasan agar proyek berjalan sesuai panduan yang sudah dibuat.

Directive PMO

Project Management Office ini berperan sebagai tim yang mengelola inisiatif dan proyek bisnis secara menyeluruh. Jadi mereka akan mengambil alih proses perencanaan proyek, seperti alokasi sumber daya, manajemen risiko, dan cakupan proyek. Directive PMO juga secara langsung memimpin tim-tim yang ada di perusahaan. 

Enterprise PMO

Tujuan utama dari enterprise PMO adalah memastikan proyek berjalan sesuai dengan tujuan strategis perusahaan. Mereka juga akan menentukan skala prioritas proyek berdasarkan dampaknya pada tujuan bisnis dan membuat panduan yang bisa diadopsi oleh seluruh tim dalam manajemen proyek.

Enterprise PMO juga biasanya membantu perusahaan untuk membuat dan mengimplementasi berbagai tool serta metode/pendekatan dalam manajemen proyek. Tim ini juga berperan dalam menentukan target KPI serta metrik kesuksesan sebuah proyek.

Tugas dan Tanggung Jawab Project Management Office

1. Membuat rencana strategis dan mengelola proyek sesuai dengan target bisnis.
2. Menentukan pendekatan dalam manajemen proyek, termasuk framework yang digunakan.
3. Melakukan standardisasi prosedur dan teknik manajemen proyek untuk seluruh tim.
4. Memberikan pelatihan dan mentoring untuk memastikan seluruh tim punya pemahaman yang sama terkait standar prosedur perusahaan.
5. Mengelola sumber daya yang dibutuhkan dalam menjalankan proyek.
6. Menentukan dan mengelola administrasi, tools, dan template yang berguna untuk meningkatkan kualitas proyek.
7. Melakukan audit atau review terhadap proyek yang berlangsung untuk memastikan prosesnya sesuai dengan standar dan menguntungkan perusahaan (termasuk cost dan benefit).
8. Mendukung proses pengambilan keputusan.
9. Mengelola dokumentasi terkait proyek yang sudah berlalu dan informasi tentang perusahaan atau bisnis.

Siapa Saja yang Ada dalam Project Management Office?

Sebuah tim PMO biasanya berisi beberapa individu dengan peran yang berbeda. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Project Manager: membuat perencanaan proyek, termasuk lingkup proyek, objektif, timeline, target, dan sumber daya yang dibutuhkan.
• Program Manager: mengawasi seluruh proyek dan memastikannya mencapai target atau objektif bisnis perusahaan.
• Portfolio Manager: mengawasi seluruh proyek untuk memastikan kesesuaian dengan objektif bisnis dan memastikan sumber daya dimaksimalkan dalam setiap proyek.
• Business Analyst: terlibat dalam proses pengambilan keputusan untuk memastikan proyek berdampak positif pada bisnis perusahaan.
• Financial Analyst: mengelola dan mengawasi budget proyek.
• Risk and Compliance Officers: mengelola tantangan yang dihadapi proyek dan memastikan proyek berjalan sesuai aturan serta standar yang berlaku.

Dapat disimpulkan bahwa Project Management Office punya peran penting dalam memastikan kesuksesan proyek dari berbagai tim di perusahaan. Mereka akan membuat standardisasi dan panduan manajemen proyek berdasarkan kepentingan bisnis perusahaan. 

Jika perusahaan Anda belum punya PMO, Anda bisa mempelajari cara mengelola proyek dan mengatasi permasalahannya di short program dari prasmul-eli.
Pelajari best practices dan diskusi langsung dengan project manager berpengalaman dalam program The Real Project Management. Klik di sini untuk daftar programnya sekarang juga!