Cara Menghitung dan Menghindari Stockout

Pasang surut dalam sebuah usaha akan selalu terjadi walaupun Anda telah memperkirakan dan merencanakan segala hal dengan baik. Bagi bisnis e-commerce atau online, lompatan tak terduga dalam pola pembelian dan adanya masalah sewaktu-waktu dengan supplier atau pemasok dapat membuat bisnis Anda kehabisan stok.

Menghindari situasi kehabisan stok sangat penting bagi bisnis yang langsung melakukan penjualan ke konsumen. Anda tidak hanya kehilangan penjualan saat kehabisan SKU (Stock Keeping Unit), tetapi Anda juga dapat kehilangan pelanggan untuk selamanya. Hanya sedikit konsumen yang memiliki kesabaran untuk kembali ke bisnis yang tidak memiliki barang yang mereka butuhkan dan mungkin mulai berbelanja di tempat lain.

Berikut adalah penjelasan mengenai penghitungan dan cara menghindari Stockout sehingga dapat membantu Anda untuk memesan produk yang cukup dalam upaya menghindari masalah kehabisan stok, pengisian ulang inventaris yang aman, dan distribusi normal.

Pengertian Safety Stock

Safety stock atau stok pengaman adalah kelebihan produk yang Anda simpan jika terjadi keadaan darurat atau terhambatnya supply chain sehingga menyebabkan persediaan yang ada kurang dari rata-rata. Biasanya, bisnis melakukan prediksi penjualan di masa mendatang dan kemudian mengelola persediaan serta biaya persediaan sesuai dengan prediksi tersebut.

Jika penjualan selalu konstan dan waktu tunggu pesanan tidak pernah menjadi masalah, ini akan menjadi proses yang sangat sederhana. Namun, tidak semua hal dalam bisnis dapat diprediksi, kemungkinan tertundanya supply chain retail juga dapat terjadi.

Stok pengaman adalah cara untuk menjaga batas aman di tingkat inventaris sehingga dapat memastikan tidak akan kehabisan barang jika perkiraan inventaris tidak sempurna. Jumlah safety stock yang Anda butuhkan didasarkan pada formula sederhana.

Cara Menghitung Safety Stock

Untuk menghitung stok pengaman secara akurat, diperlukan hal-hal berikut untuk setiap SKU:

• Penggunaan maksimal harian

• Waktu tunggu maksimal (pengiriman pemasok)

• Penggunaan rata-rata harian

• Waktu tunggu rata-rata (pengiriman pemasok)

Setelah memiliki data inventaris untuk setiap SKU, maka langkah yang dapat dilakukan selanjutnya adalah:

• Langkah 1:

Hitung maksimal = (penggunaan maksimal harian x waktu tunggu maksimal)

• Langkah 2:

Hitung rata-rata = (penggunaan rata-rata harian x waktu tunggu rata-rata)

• Langkah 3:

Kurangi jumlah rata-rata dari jumlah maksimal untuk perhitungan stok pengaman lengkap = (Langkah 1) - (Langkah 2)

Perbedaannya akan menunjukkan tingkat stok pengaman yang dibutuhkan untuk bersiap menghadapi skenario ekstrim. Walaupun ada kemungkinan buffer stock tidak akan cukup untuk menutupi lonjakan penjualan yang esktrim, tetapi paling tidak akan cukuo untuk mencegah kehabisan stok di sebagian besar waktu.

Pentingnya Safety Stock untuk E-Commerce

Safety stock atau stok pengaman penting bagi semua bisnis, terutama bisnis e-commerce atau online. Jika konsumen tidak bisa menemukan barang yang mereka butuhkan di tempat Anda, maka mereka akan langsung mencari ke toko lainnya. 

Hal tersebut terjadi karena konsumen online sudah terbiasa mendapatkan barang yang mereka inginkan dengan mudah dan cepat. Berikut adalah beberapa hal yang dapat menjelaskan pentingnya safety stock bagi bisnis Anda.

1. Meminimalisasi Stockout

Mencegah kehabisan stok adalah manfaat terbesar dari menghitung stok pengaman. Setiap kali Anda mencapai batas pada berapa banyak stok yang Anda miliki, itu menunjukkan penjualan tambahan yang tidak dapat Anda hasilkan. Stok pengaman membantu Anda memaksimalkan pendapatan.

2. Memanfaatkan Gudang

Jumlah stok pengaman yang tepat dapat memanfaatkan sistem penyimpanan inventaris dan modal dengan sebaik-baiknya. Anda dapat selalu menghindari kehabisan stok dengan memesan produk dalam jumlah besar. 

Namun, hal itu dapat memenuhi ruang penyimpanan, meningkatkan biaya penyimpanan inventori, dan membatasi uang yang dapat dibelanjakan untuk keperluan strategis lainnya. Jika Anda memiliki beberapa lokasi gudang untuk penyimpanan inventaris, optimalkan tingkat stok berdasarkan permintaan yang diharapkan per lokasi.

3. Perkiraan Permintaan

Metode yang sama yang digunakan untuk menghitung stok pengaman juga dapat membantu memprediksi aspek lain dari bisnis. Misalnya, perkiraan permintaan dapat membantu merencanakan pengiriman dan kebutuhan peningkatan layanan pelanggan sehingga Anda memiliki cukup bantuan untuk memastikan pelayanan tidak terganggu. Anda juga dapat mengantisipasi lonjakan penjualan untuk waktu berbeda dalam setahun dengan perencanaan yang tepat.

4. Mengikuti Musim

Penggunaan maksimal harian menunjukkan volume penjualan tertinggi dari produk yang Anda jual selama periode waktu tertentu. Itu bisa menjadi yang paling banyak Anda jual selama musim tertentu, atau bahkan pada hari tertentu seperti hari libur. Mengenali tren ini akan membantu Anda bersiap stok ekstra saat Anda membutuhkannya.

Perhitungan stok pengaman adalah rumus yang cukup sederhana. Selain dapat melakukan secara internal atau in-house, terdapat pula perusahaan yang menyediakan cara untuk menghitung dan mengelola stok pengaman secara otomatis dan dapat dijadikan mitra. 

Keberhasilan bisnis online bergantung pada cara membawa produk yang Anda tawarkan kepada konsumen. Memahami Supply Chain Management dapat membantu memberikan wujud kontekstual dan relevan dengan situasi yang terjadi di lapangan. 

Berbagai praktik terbaru dengan mengaplikasikan peranan teknologi dapat menciptakan rantai pasok yang lebih cepat. Dengan memiliki stok pengaman dalam jumlah yang tepat, Anda dapat menghindari masalah kehabisan stok dan memastikan semua fungsi dalam ekosistem bisnis berjalan secara optimal.