Dokumen yang Diperlukan Saat Melamar Kerja Secara Online

Anda tidak perlu lagi mengirimkan lamaran pekerjaan lewat pos atau membawanya ke perusahaan-perusahaan. Semua sudah bisa dilakukan secara online tanpa bertemu tatap muka. Meski terkesan mudah, ada beberapa hal yang terkadang memakan waktu, seperti scanning.

Oleh karena itu, ada baiknya Anda menyiapkan dokumen-dokumen sebelum melamar pekerjaan. Sehingga saat menemukan lowongan yang sesuai, Anda sudah siap untuk mengirimkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan tersebut. Berikut adalah dokumen-dokumen yang Anda harus siapkan saat melamar kerja secara online.

1. Curriculum vitae (CV)

Curriculum vitae atau yang biasa disingkat CV adalah dokumen yang paling mendasar yang perlu dipersiapkan. Dibandingkan dengan dokumen lain, CV adalah dokumen utama yang dilihat perekrut.

Beberapa hal yang wajib dicantumkan dalam CV adalah data diri, alamat email, nomor telepon, riwayat pendidikan, pengalamanan kerja, dan skill yang dimiliki. Perekrut tidak memiliki waktu banyak untuk memperhatikan satu per satu CV pelamar. Oleh karena itu, buat CV seringkas dan semenarik mungkin.

Selain itu, ada baiknya Anda untuk membuat setidaknya dua CV yang berbeda. Jika Anda mengejar beberapa posisi berbeda, tapi masih terkait dengan satu ilmu yang serupa, Anda bisa menggunakan CV yang sama. 

Jika menargetkan satu posisi yang lebih spesifik, ada baiknya Anda membuat CV yang relevan dengan menggunakan terminologi yang biasanya digunakan dalam pekerjaan tersebut.

2. Cover letter

Di dalam CV Anda tidak bisa menjelaskan alasan mengapa Anda menginginkan pekerjaan dan mengapa Anda merasa cocok untuk posisi dan bekerja di perusahaan tersebut. Namun, cover letter bisa menjelaskan bahwa Anda adalah kandidat terbaik untuk pekerjaan itu.

Cover letter tidak perlu panjang – tiga paragraf seharusnya sudah cukup menjelaskan maksud Anda. Mulailah dengan perkenalan, beri tahu dari mana Anda mengetahui lowongan tersebut. Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan pekerjaan tersebut. Lalu jelaskan bukti bahwa pendidikan, keterampilan, dan pengalaman kerja Anda cocok dengan pekerjaan tersebut. Tutup surat dengan ucapan terima kasih dan berikan kontak Anda.

3. Formulir data pribadi dari perusahaan

Formulir akan diberikan dari perusahaan untuk Anda. Biasanya Anda hanya akan diminta untuk mengisi informasi-informasi dasar, seperti data diri, riwayat pendidikan, pekerjaan, kesehatan, dan ekspektasi gaji.

Tidak semua perusahaan memiliki prosedur ini, tapi ada kemungkinan ini sebagai salah satu syarat untuk melamar pekerjaan dari perusahaan yang dilamar. Periksa kembali lowongan dan periksa email Anda secara rutin dan teliti. Jangan sampai terlewat dan tidak terisi.

4. Sertifikat atau keterangan keterampilan yang dibutuhkan perusahaan

Jika Anda memiliki keterampilan yang memadai dan perusahaan membutuhkan itu, bukti sertifikat dapat membantu untuk membuktikanya. Namun, jangan sembarangan dalam memilih sertifikat, cukup lampirkan sertifikat yang relevan dengan bidang pekerjaan yang Anda lamar.

Sebagai contoh, Anda melamar di bidang bahasa atau perusahaan luar negeri. Anda bisa melampirkan sertifikat yang menunjukan kemampuan berbahasa asing Anda seperti TOEFL atau IELTS untuk bahasa Inggris atau JLPT untuk bahasa Jepang.

Sertifikat ini bisa dari bidang akademis maupun nonakademis. Kumpulkan semua sertifikat yang Anda miliki, buat salinannya dan sebagai bukti, lalu lampirkan bersama dokumen-dokumen lamaran kerja lainnya.

5. Portofolio

Portofolio sangat membantu untuk menunjukan keterampilan Anda dalam bekerja. Lampirkan contoh pekerjaan-pekerjaan yang pernah Anda lakukan seperti desain, tulisan, proyek, atau apa pun yang sesuai dengan pekerjaan yang Anda lamar. Optimalkan fungsi portofolio untuk membedakan diri Anda dengan kandidat yang lain.

Jika belum pernah bekerja, ini bukan berarti Anda tidak bisa membuat portofolio. Kumpulkan dokumentasi keterampilan Anda yang bisa menjadi nilai jual. Jika Anda punya blog atau YouTube, lampirkan hasil tulisan atau video yang pernah dibuat agar perekrut tahu kemampuan Anda.

Periksa kembali dokumen apa saja yang dibutuhkan. Biasanya, perusahaan akan memberi tahu apa saja yang dibutuhkan. Selain itu,  sebelum mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ada baiknya Anda mengingat bahwa seluruh informasi yang terlampir memang hasil kerja keras Anda. Jangan pernah memalsukan informasi apa pun tentang kualifikasi Anda. Baik itu tentang pendidikan, pengalaman kerja, atau kemampuan Anda.

Jika seseorang memberikan informasi palsu, mungkin kesempatan untuk bekerja di posisi tersebut akan hilang. Saat memulai dan mengelola sumber daya manusia di perusahaan, standarisasi kemampuan adalah kunci utama untuk mencapai tujuan organisasi.

Untuk mengoptimalkan kualitas sumber daya manusia di perusahaan, hal ini tidak hanya harus dikendalikan oleh human resources (HR).